Proces for udbud af madservice

Sagsfremstilling

YBJ/RtP - SOU
Det blev med budgetforliget besluttet at opgaven med madservice til hjemmeboende borgere og beboere på
plejecentre i Holstebro Kommune sendes i udbud.
Ændringer i madservice og den øvrige drift skal gennemføres med afsæt i borgernes behov og med fokus på at sikre
kvalitet, forsyningssikkerhed og kontinuitet. Det er samtidig væsentligt, at borgerne oplever en tryg overgang til de
nye rammer. Derfor skal der kommunikeres tydeligt og rettidigt om ændringer, der har betydning for den enkelte,
ligesom der skal være særlig opmærksomhed på borgere, som har behov for ekstra støtte i forbindelse med
omlægningen.
Holstebro Kommune har udsendt et informationsbrev til de borgere, som modtager madservice, som svarer på de
fleste af de spørgsmål DGK har modtaget siden beslutningen om udlicitering af madservise blev offentliggjort.
Medarbejdere og medarbejderrepræsentanter informeres løbende om processen, når der foreligger tilstrækkelig
klarhed til, at informationen er relevant og meningsfuld. TR, AMR og FTR inddrages efter behov og i
overensstemmelse med gældende regler og lokale aftaler.
Der er afholdt informationsmøde for medarbejderne i DGK, hvor de er blevet præsenteret for processen for
udliciteringen.
DGK opretholder i udgangspunkt en forsvarlig drift, indtil den nye leverancemodel er implementeret og kan fungere
stabilt i praksis. Omlægningen skal derfor ske planlagt og i en rækkefølge, der sikrer, at borgere og plejecentre fortsat
modtager den nødvendige madservice.
Såfremt der opstår udfordringer med at opretholde en forsvarlig drift i overgangsperioden på grund af udfordringer
med at fastholde medarbejdere, er der udarbejdet en nedjusteringsplan i DGK hvilket vil betyde ændringer i udvalget
fra DGK. Ligeledes har der været dialog med anden leverandør om at overtage, såfremt DGK ikke kan levere den
nødvendige madservice.

Faser

Periode

Udbudsspor

Medarbejderspor

FASE 1
Opstart og
afklaring

FASE 2
Udbudsforberedelse

FASE 2

Borger- og
driftsspor

Kortlægning af
leverancer,
borgere og
plejecentre. Plan
for gradvis
nedlukning

Afklaring af
Oktoberudbudsmodel,
november
omfang og
juridiske forhold

Information til medarbejdere. Afklaring af
proces og spørgsmål. Inddragelse af
TR/AMR/FTR

Ultimo

Udarbejdelse af
udbuds-materiale

Afklaring af
Løbende information og afklaring. Plan for evt. borgermålgrupper
virksomheds-overdragelse
og fremtidige
leverancer

Ultimo

Politikkerne
godkender
kravspecifikationer.

FASE 3
Udbud og
personaleproces

Primo
efterår

Udbud
gennemføres

Medarbejderproces tilpasses udbud og
forventet fremtidig organisering

FASE 4

Forberedelse af
omlægning af
madservice og
øvrige leverancer

Information til
borgere og
plejecentre om
konkret fremtidig
model

Implementering
og gradvis
nedlukning
Efterår

Evaluering, valg af Afklaring af medarbejdernes fremtidige
leverandør og
situation, herunder evt.
Gradvis
kontrakt
virksomhedsoverdragelse/omplacering/varsling omlægning og

nedlukning af Det
Gode Køkken og
overgang til
fremtidig model

FASE 5
Endelig lukning Ultimo
og afslutning

Implementering af
valgt løsning

Gennemførelse af relevante
personalemæssige processer

Kontrakt i drift

Afslutning af medarbejderforløb

Politikkerne vil løbende blive orienteret.

Indstilling

1. Det indstilles, at:
udvalget orienteres

Overgang til den
nye
leverancemodel