3. Beslutning - Forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget
1. at godkende forslag til ny forretningsorden for udvalget.

Behandling i Kultur- og fritidsudvalget 2026 5. januar 2026

Ad 1. Godkendt med den ændring, at fristen for udsendelse af udvalgsdagsordener er 7 hverdage inden mødets afholdelse.

Sagsfremstilling

Staben for Politik, Ledelse og Jura har udarbejdet dette dagsordenspunkt.
Udvalgene fastsætter selv deres forretningsordener efter styrelsesloven.
Udvalgene fastsætter selv deres forretningsordener efter styrelsesloven, og i Hvidovre Kommune er der praksis for enslydende forretningsordener for Økonomiudvalget og de stående udvalg, med undtagelse af, at borgmesteren er født formand for Økonomiudvalget.
For denne valgperiode er der vedtaget en ny styrelsesvedtægt, som træder i kraft den 1. januar 2026. Den medfører ændringer i antallet af medlemmer, navngivning af udvalg og opgavefordeling.
Administrationen har derfor udarbejdet en revideret forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget.
Vedlagt er ”Forslag til revideret forretningsorden – Kultur- og Fritidsudvalget” og ”Nugældende forretningsorden - Kultur- og Fritidsudvalget”. Politiske beslutninger og aftaler

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte senest forslag til ny forretningsorden på mødet den 10. januar 2022 under punkt 4. Økonomiske konsekvenser Der er ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune. Retsgrundlag Efter kommunestyrelsesloven, § 20, stk. 3 (lovbekendtgørelse nr. 69 af den 23. januar 2024 er det udvalgene, der selv fastsætter deres forretningsorden.
Udvalgene kan fastsætte regler for mødernes varighed.
Forud for møderne udsendes en dagsorden og det nødvendige materiale til medlemmerne, så de kan vurdere de sager, der er optaget på dagsordenen.
For hvert udvalg føres en protokol, hvor udvalgets beslutninger indføres. Protokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget.
Ethvert medlem kan kræve, at en afvigende mening kort tilføres protokollen.
Ved sager, der fremsendes til et andet udvalg, Kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed, kan ethvert medlem kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med protokollens indhold. Medlemmet kan ved fremsendelsen ledsage sagen med en begrundelse for sit standpunkt. Høring Der er ikke høringspligt i denne sag.

Punkt 4: 4. Beslutning - Fastsættelse af Kultur- og Fritidsudvalgets møder i 2027 26/8485 Afbud: Mikkel Dencker

Beslutning

Ad 1. Ændringsforslag 1 – § 6 om meddelelsespunkter. Gruppe A foreslår, at § 6 ændres, så følgende tilføjes: Meddelelsespunkter kan alene anvendes til orientering om mindre og ikke-principielle forhold. Sager af politisk, principiel eller væsentlig betydning skal optages som selvstændige orienterings- eller beslutningspunkter med sagsfremstilling og relevant materiale. Et udvalgsmedlem kan kræve, at et meddelelsespunkt optages som selvstændigt punkt på dagsordenen til et efterfølgende møde.
Ændringsforslag 2 – § 11 om stedfortrædere og ny valgperiode. Gruppe A foreslår, at § 11, stk. 1, ændres til: Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde (forfald), er selv ansvarlig for snarest muligt at indkalde sin stedfortræder, såfremt valggruppen har mulighed for at indkalde en stedfortræder til udvalget. Samtidig tilføjes følgende til § 15: Forretningsordenen gælder alene for den igangværende kommunale valgperiode og skal behandles på ny af det nyvalgte udvalg i forbindelse med dets konstituering.
Punktet udsættes med henblik på at administrationen kan lave en kommenteret vurdering af ændringsforslagene fra Gruppe A herunder ressourceforbrug.

Supplerende sagsfremstilling
Dette dagsordenspunkt er udarbejdet af Staben for Politik, Ledelse og Jura.
På baggrund af udvalgenes drøftelser om indførelse af en bestemmelse om meddelelsespunkter i forretningsordenerne har administrationen udarbejdet et forslag til en revideret forretningsorden.
Forslaget er vedlagt som bilag: “Forslag til ny forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget – gældende fra 10. august 2026”. Tilføjelser er markeret med rødt (vis ændringer).
Formålet med ændringen er at tydeliggøre rammerne for udvalgets arbejde og sikre en mere ensartet og smidig praksis for behandling af sager.
Den foreslåede forretningsorden indeholder bl.a. en ny bestemmelse om meddelelsespunkter. Meddelelsespunkter har til formål at give udvalget relevante orienteringer uden, at der skal træffes beslutning herom.
Meddelelsespunkter kan have forskellig karakter og omfang. Et meddelelsespunkt kan således bestå af mere end en kort linje og kan suppleres med enkelte forklarende bemærkninger, men det forudsættes ikke, at der i alle tilfælde udarbejdes et egentligt notat. I tilfælde, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at udarbejde skriftligt materiale forud for mødet, kan relevant materiale eventuelt vedhæftes punktet efterfølgende, såfremt det giver mening i forhold til sagens karakter.
Der kan endvidere forekomme mundtlige orienteringer om mindre eller ikke principielle forhold, som ikke nødvendigvis skriftliggøres, herunder eksempelvis orienteringer om forhold ”siden sidst” eller konkrete personsager.
Endelig indføres et fast meddelelsespunkt, “nyt fra bestyrelser, råd og nævn”, med henblik på at sikre en løbende og systematisk orientering af udvalget om forhold fra de bestyrelser, råd, nævn og lignende fora, hvor udvalgets medlemmer er repræsenteret.
Herudover indeholder forslaget en ny bestemmelse om håndtering af forfald. Bestemmelsen tydeliggør, at et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, selv er ansvarlig for at indkalde sin stedfortræder samt orientere sekretariatet herom. Formålet er at understøtte en smidig mødeafvikling og sikre, at udvalget til enhver tid er beslutningsdygtigt.
Forretningsordenen er et internt styringsredskab for udvalgets arbejde og fastlægger rammerne for mødernes tilrettelæggelse og gennemførelse. Den foreslåede ændring vurderes ikke at have økonomiske eller personalemæssige konsekvenser.
Det er på den baggrund administrationens vurdering, at forslaget til ny forretningsorden kan godkendes.
Beslutningstema
Møderne i Økonomiudvalget og de stående udvalg afvikles efter en forretningsorden, som udvalgene selv fastsætter.

I Hvidovre Kommune er der dog praksis for enslydende forretningsordener i udvalgene.
Administrationen har gennemgået udvalgenes forretningsordener som følge af den nye styrelsesvedtægt.
Forslaget til ny forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget indeholder kun mindre redaktionelle ændringer.
Udvalget skal godkende forslaget, da det er udvalgets kompetence efter styrelsesloven.