12. Beslutning - Brandforhold i daginstitutioner - ekstraordinære omkostninger

Indstilling

Direktørerne indstiller til Klima-, Miljø- og Teknikudvalget samt Børne- og Uddannelsesudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
1. at tage orientering om, at gennemgangen af daginstitutionerne i forbindelse med ”Udviklingsplan for den fysiske kapacitet i dagtilbud” har identificeret behov for lovpligtige udbedringer for at sikre daginstitutionernes funktioner og drift, til efterretning.
Direktøren indstiller til Klima-, Teknik og Miljøudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
2. at godkende, at de ekstraordinære udgifter på 3 mio. kr. i 2026 til lovliggørelse og udbedring af de konstaterede utilsigtede forhold finansieres af tilsvarende mindreindtægter på dagtilbudsområdet som følge af lavere børnetal.
3. at godkende, at de ekstraordinære udgifter på 2 mio. kr. i 2027 til lovliggørelse og udbedring af de konstaterede utilsigtede forhold finansieres inden for det afsatte budget til bygningsvedligeholdelse, Konsekvensen heraf er, at der foretages færre vedligeholdelsesopgaver inden for tag- og gulvarbejder.
4. at eventuelle projekter over 1 mio. kr. udbydes i underhåndsbud med tildelingskriterie laveste pris, da sådanne opgaver vil være velprojekterede og velbeskrevne.

Behandling i Klima-, Miljø- og Teknikudvalget 5. oktober 2026

Ad 1. Anbefales taget til efterretning. Ad 2. Anbefales godkendt. Ad 3. Anbefales godkendt. Ad 4. Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Dette dagsordenspunkt er udarbejdet af Center for Trafik og Ejendomme og Center for Børn og Familie. Center for Børn og Familie har med bistand fra Center for Trafik og Ejendomme igangsat opdatering af Udviklingsplan for den fysiske kapacitet i dagtilbud fra 2014. Analysens overordnede formål er at skabe et beslutningsgrundlag for den fremtidige udvikling af den fysiske kapacitet på dagtilbudsområdet, herunder planlægning af renoveringer, nedlukninger eller tilbygninger samt at skabe overblik over behovet for eventuelt nye dagtilbud. Samtidig skal analysen bidrage til at sikre, at Hvidovre Kommune også fremover kan tilbyde dagtilbud af høj kvalitet, som matcher udviklingen i børnetallet, kommunens økonomi og behovet for tidssvarende fysiske rammer. Ulovlige forhold I forbindelse med gennemgangen af 11 dagtilbud er der desværre konstateret ulovlige forhold i 9 af institutionerne. De ulovlige forhold vedrører primært ændringer og indretninger, som ikke er blevet lovliggjort i henhold til gældende bygningsreglement og manglende byggetilladelser. Det drejer sig blandt andet om:
rum, der anvendes til børn, men som ikke er godkendt til formålet eller ikke lever op til gældende brandkrav.
opførte eller nedtagne vægge uden myndighedsgodkendelse. liggehaller, hvor konstruktioner eller materialer ikke er forenelige med den aktuelle anvendelse. liggehaller og tilbygninger til liggehaller, som ikke er godkendt af myndighederne.
De konstaterede forhold vurderes at have udgjort en væsentlig brandsikkerhedsmæssig risiko. I tilfælde af brand kunne forholdene have vanskeliggjort evakuering af børn og personale samt udsat beredskabets medarbejdere for øget risiko under indsatsen. Mangelfulde brandadskillelser og øvrige ulovlige forhold kunne samtidig have betydet hurtigere brandspredning, vanskeliggjort slukningsarbejdet og medført større skader på bygningerne. Nødvendige arbejder er igangsat Administrationen har derfor igangsat en nødvendige udbedringsarbejder for at lovliggøre de konstaterede forhold. Hvis administrationen i stedet havde valgt at lukke de berørte funktioner,

ville det have reduceret institutionernes faktiske anvendelige areal betydeligt. Dette ville i flere tilfælde have medført, at institutionerne ikke kunne opretholde deres nuværende kapacitet, hvilket kunne have gjort det nødvendigt at etablere nye bygninger eller tage yderligere arealer i brug.
Til at understøtte arbejdet har administrationen engageret både en teknisk rådgiver og en brandrådgiver. Udbedringen af de ulovlige forhold prioriteres ud fra en vurdering af forholdenes alvorlighed samt de kapacitetsmæssige konsekvenser for de enkelte daginstitutioner.
Udbedringen er således under udførelse, og administrationen forventer, at arbejdet vil strække sig ind i 2027. I de fleste tilfælde kræver forholdene byggetilladelse, og flere af sagerne forudsætter projektering, statiske beregninger, brandteknisk dokumentation samt omfattende byggearbejder. Det er ligeledes vigtigt, at evt. ændringer og tilpasninger udføres, så daginstitutionernes drift efterfølgende har optimale forhold. Arbejderne tilrettelægges og gennemføres i tæt dialog med dagtilbuddene.
I flere institutioner har administrationen været nødt til at etablere midlertidige løsninger, mens lovliggørelsesarbejdet pågår. Det skyldes blandt andet, at visse rum ikke har kunnet anvendes i perioden. I enkelte tilfælde er personalerum midlertidigt omdannet til børnerum, mens medarbejderne har benyttet andre lokaler som pause- og personalefaciliteter.
Samarbejdet med boligselskaber
I enkelte sager er lovliggørelsen betinget af, at de relevante boligselskaber udsteder de nødvendige fuldmagter. I langt de fleste tilfælde giver dette ikke anledning til udfordringer, men i enkelte sager har boligselskabet ikke ønsket at medvirke ved at udstede de nødvendige fuldmagter.
Såfremt administrationen ikke modtager de nødvendige fuldmagter, kan det medføre, at de pågældende forhold ikke kan lovliggøres. For Børneinstitutionen Rosenhøj vil dette eksempelvis betyde, at vuggestuens liggehal ikke længere kan anvendes, og at der derfor skal findes en alternativ løsning for institutionen.
Manglende mulighed for lovliggørelse kan i flere tilfælde medføre reduceret kapacitet, ændrede driftsforhold eller behov for nye investeringer i midlertidige eller permanente faciliteter.
Finansiering af lovliggørelse
Hvis det politisk besluttes at finansiere udgifterne til lovliggørelse over det afsatte budget for bygningsvedligehold, vil det betyde en genprioritering af indsatserne, at den samlede indsats og aktiviteter for 2026 og 2027 forskydes, fordi andre planlagte initiativer sættes i bero og udskydes til efterfølgende år.
Afrapportering, når lovliggørelse er afsluttet
Når lovliggørelsesarbejdet er afsluttet, vil administrationen fremlægge en samlet status til orientering for Klima-, Miljø-, og Teknikudvalget. Status vil indeholde en opgørelse over de gennemførte lovliggørelser samt de afholdte omkostninger. Dette vil ske i en særskilt mødesag.
Udbud

Langt de fleste arbejder i forbindelse med udbedringen af brandforhold er enkeltstående mindre opgaver under 1 mio. kr., hvor tilbud indhentes i underhåndstilbud med laveste pris (jævnfør de eksisterende retningslinjer).
Der kan vise sig, at en enkeltstående opgave er over 1 mio. kr. i forbindelse med nye overdækninger på liggehaller i daginstitution Vildmarken. Dette projekt vil være en skræddersyet løsning, der er velprojekteret og velbeskrevet, så entreprenørerne byder på det samme, kendte grundlag. Derfor anbefaler administrationen, at denne opgave ligeledes udbydes i underhåndsbud med tildelingskriterie ”laveste pris”.
Politiske beslutninger og aftaler I 2014 blev der udarbejdet og politisk godkendt ”10 års plan for udviklingen af kommunens dagtilbud.”
Det er i forbindelse med opdatering af denne plan, at de beskrevne utilsigtede forhold er kommet frem. Færdiggørelse og politisk fremlæggelse af den opdaterede Udviklingsplan afventer udbedringen af de utilsigtede forhold.
Økonomiske konsekvenser De samlede omkostninger til rådgivning, myndighedsbehandling og udbedring estimeres til cirka 5,0 mio. kr. fordelt med ca. 3 mio. kr. i 2026 og 2 mio. kr. i 2027. Der er ikke afsat finansiering til dette i det nuværende driftsbudget til vedligeholdelse af bygninger.
Administrationen foreslår, at udgifterne i 2026 finansieres af tilsvarende mindreudgifter til dagtilbud som følge af lavere børnetal. I 2027 foreslås merudgifter finansieret ved omprioritering af bygningsvedligeholdelse, så der foretages færre vedligeholdelsesopgaver inden for tag- og gulvarbejder i 2027.
Retsgrundlag Efter kommunestyrelseslovens § 40, stk. 2, jf. lovbekendtgørelse nr. 69 af 23. januar 2024, er bevillingsmyndigheden hos kommunalbestyrelsen. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling.
Høring Der er ikke høringspligt i denne sag.
Klima-, miljø- og bæredygtighedsmæssige konsekvenser Der er ikke umiddelbart klima-, miljø- eller bæredygtighedsmæssige konsekvenser i denne sag.

Beslutning

Ad 1. Anbefales taget til efterretning.