Ændret praksis for håndtering af ufuldstændige byggesager

Sagsfremstilling

En effektiv byggesagsbehandling er en væsentlig del af at være en attraktiv kommune for
borgere og virksomheder. Derfor er der hele tiden behov for, at der ses på måder, hvorpå
byggesagsbehandlingen kan ske mere effektivt. Byggesagsområdet har aktuelt et betydeligt
antal åbne sager, hvor administrationen afventer supplerende materiale fra ansøger eller
bygherre. Der er på nuværende tidspunkt ca. 420 afventende sager i NOVA, hvor den ældste
sag er fra 2019.
Der er tale om sager, hvor ansøger endnu ikke har indsendt det nødvendige materiale, og hvor

sagen derfor ikke kan behandles færdig. Når sådanne sager står åbne i længere tid uden
fremdrift, bindes der administrative ressourcer til opfølgning og overblik, som i stedet kan
anvendes på aktive sager. Det gør det samtidig vanskeligere at prioritere de ansøgninger, der
er fuldt oplyste og klar til behandling.
Administrationen ændrer derfor praksis, så der fremover arbejdes mere systematisk med frister
og afslutning af ufuldstændige byggesager. Formålet er både at skabe tydelige rammer for den
enkelte ansøger og at frigøre administrativ kapacitet, så nuværende og nye ansøgere får bedre
fremdrift og en mere effektiv byggesagsbehandling. Praksisændringen er dermed ikke alene en
intern oprydning, men en konkret serviceforbedring for borgere og virksomheder.
Ændringen omfatter tre spor:
1. Oprydning i eksisterende sager
For de byggesager, der allerede afventer materiale fra ansøger eller bygherre, vil
administrationen sende et brev til ansøger. I brevet vil det tydeligt fremgå:
hvilket materiale der mangler,
hvilken frist der gælder for indsendelse,
og at sagen vil blive administrativt afsluttet, hvis materialet ikke modtages inden fristens
udløb.
Hvis ansøger ikke reagerer inden fristen, afsluttes sagen administrativt. Ansøger får dermed en
reel mulighed for at reagere, samtidig med at administrationen får ryddet op i passive sager,
der ikke kan behandles videre på det foreliggende grundlag.
2. Fremadrettet praksis
Fremadrettet justeres administrationens mangelbreve i byggesager, så det tydeligt fremgår, at
sagen kan blive administrativt afsluttet, hvis det nødvendige materiale ikke indsendes inden for
den fastsatte frist.
Administrationen vurderer, at en frist på 3 uger som udgangspunkt er passende. Fristen giver
ansøger en rimelig mulighed for at fremskaffe og indsende det nødvendige materiale, samtidig
med at der fastsættes en tydelig ramme for sagens videre forløb.
En tilsvarende praksis anvendes i flere andre kommuner, hvor ufuldstændige byggesager
afsluttes administrativt, hvis ansøgeren ikke indsender det efterspurgte materiale inden den
fastsatte frist. Praksisændringen er dermed i tråd med en allerede anvendt kommunal praksis
på området. Der ses eksempler fra andre kommuner på en frist på helt ned til 2 uger, hvilket
også er en mulighed.
3. Kommunikation
Administrationen vil desuden orientere generelt på kommunens hjemmeside om praksis for
ufuldstændige byggesager. Formålet er at skabe gennemsigtighed og gøre det lettere for
borgere, virksomheder og rådgivere at forstå, hvad der forventes af dem, og hvordan de kan

bidrage til, at deres sag kommer videre.
Kommunikationen skal være tydelig, imødekommende og handlingsanvisende. Ansøgeren skal
have klar besked om, hvad der mangler, hvilken frist der gælder, og hvad konsekvensen er,
hvis materialet ikke indsendes. Det vil fremgå både af mangelbrevet og af den generelle
information på kommunens hjemmeside.
Formålet med ændringen er ikke at gøre processen vanskeligere for borgere og virksomheder,
men tværtimod at skabe større tydelighed om ansvar, frister og konsekvenser. Når passive
sager afsluttes, kan medarbejdernes tid og faglige kapacitet i højere grad anvendes på
vejledning og behandling af aktive sager. Det giver en konkret og positiv gevinst for både
nuværende og nye ansøgere i form af bedre fremdrift, større forudsigelighed og kortere oplevet
sagsbehandlingstid.
Den ændrede praksis forventes at bidrage til:
en direkte positiv gevinst for nuværende og nye ansøgere gennem en mere overskuelig
og forudsigelig proces,
bedre mulighed for at prioritere ressourcerne til de sager, der er fuldt oplyste og klar til
behandling,
hurtigere fremdrift og kortere oplevet sagsbehandlingstid for nuværende og nye
ansøgere,
færre gentagne opfølgninger i passive sager og dermed en mere effektiv administration
og anvendelse af få medarbejderressourcer,
et mere retvisende billede af den reelle sagsportefølje og bedre datakvalitet,
et bedre grundlag for ledelsesinformation, ressourceplanlægning og løbende forbedring
af byggesagsbehandlingen,
samt et mere positivt billede af kommunens byggesagsbehandling gennem en ensartet,
tydelig og serviceorienteret praksis over for ansøgere.
Sammenhæng med erhvervspolitik og styrket myndighedsbehandling
Praksisændringen på byggesagsområdet er en konkret del af denne bevægelse mod en mere
sammenhængende, effektiv og serviceorienteret myndighedsbetjening af borgere og
virksomheder. Dermed bidrager praksisændringen både til en mere effektiv administration, til at
styrke kommunens samlede erhvervsservice og til at forbedre billedet af kommunens
myndighedsbehandling.
Når der bruges mindre tid på gentagne opfølgninger og løbende håndtering af passive
sager, frigøres der administrativ og faglig kapacitet til vejledning, dialog og behandling af
de sager, der er aktive og klar til behandling. Effektiviseringen er således ikke alene en
intern gevinst, men omsættes direkte til bedre service og hurtigere fremdrift for borgere
og virksomheder.
Ændringen understøtter samtidig også kommunens igangværende arbejde med en ny
erhvervspolitik og de øvrige initiativer, der skal forbedre den samlede

myndighedsbehandling.

Økonomiske konsekvenser/finansiering
Kommunen afholder udgifter til åbne sager i det elektroniske dokumenthåndteringssystem. En
systematisk gennemgang og lukning af sager, der ikke længere er relevante, medfører en lille
økonomisk besparelse.

Lovgrundlag
Bygningsreglementet og almindelige forvaltningsretlige principper.

Høring
Der er ikke gennemført høring, da punktet er en orientering om administrativ praksis.

Politikker og strategier
Praksisændringens sammenhæng med kommunens nye erhvervspolitik og initiativer til at
styrke den samlede myndighedsbehandling er beskrevet i et særskilt afsnit i
sagsfremstillingen.

Punktet afgøres i
Plan- Teknik og Bosætningsudvalget orienteres
Erhvervs-, Vækst- og Arbejdsudvalget orienteres

Indstilling: Direktionen indstiller at
orienteringen om ændret praksis for håndtering af ufuldstændige byggesager tages til
efterretning.

Aktuel beslutning på Erhvervs,- Vækst- og Arbejdsmarkedsudvalget 2026-2029 1208-2026
Orientering taget til efterretning.