Renovering af Køge Kommunes ejendomme - nye kriterier og processer ved tilbudsgivning

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Ejendomsudvalget
1. godkender, at kriterier for udvælgelse af håndværkerfirmaer til at give tilbud på
opgaver ændres, så det ikke længere er en prioritering af de firmaer, der tidligere har
vist, at de kan løse opgaverne som aftalt, men i stedet at det er tilfældigt udvalgte
håndværkerfirmaer fra håndværkerkartoteket, der inviteres til at afgive tilbud
2. godkender, at der inviteres et tilfældigt udvalgt håndværkerfirma til at afgive tilbud på
opgaver til en estimeret værdi på mellem 20.000 og 100.000 kr.
3. godkender at der inviteres to tilfældigt udvalgte håndværkerfirmaer til at afgive tilbud
på opgaver til en estimeret værdi på mellem 100.000 og 300.000 kr.
4. godkender, at der inviteres tre tilfældigt udvalgte håndværkerfirmaer til at afgive tilbud
på opgaver til en estimeret værdi på mellem 300.000 og 3.000.000 kr.
5. godkender, at et håndværkerfirma slettes fra håndværkerkartoteket, hvis firmaet ikke
leverer til aftalt tid og kvalitet eller undlader at afgive tilbud, selvom firmaet har
tilkendegivet, at det vil afgive tilbud, og at firmaet ved en eventuel fornyet ansøgning
om optagelse i håndværkerkartoteket skal redegøre for, hvordan det har forbedret sig
6. drøfter, om forvaltningen skal arbejde videre med yderligere forslag til ændrede
kriterier for at komme i betragtning til en håndværkeropgave for Køge Kommune,
bortset fra de ovennævnte punkter 1-5.

Baggrund og vurdering
Erhvervspolitikken fra 2024 indeholder et indsatsområde med fokus på at sikre transparente og
veltilrettelagte udbuds- og tilbudsprocesser. Det fremgår bl.a., at:
"Køge Kommune vil arbejde for, at der bliver vedtaget nye udbuds- og tilbudsprocesser med
nye tilbudsgrænser i forhold til service- og anlægsopgaver. Det skal både sikre større grad af
transparens omkring indhold og afgørelser for udbud og tilbud, samt sikre, at processerne er
veltilrettelagte".
Blandt andet på den baggrund blev der ved udgangen af 2024 implementeret en række
ændringer på området. Ændringerne blev godt modtaget og har bidraget til øget transparens.
Det gælder bl.a. antallet af tilbud, der indhentes afhængigt af den enkelte opgaves størrelse,
samt krav til bæredygtighed og socialt ansvar.
Der har dog været et ønske fra både politisk side og håndværksvirksomhederne om at
gennemgå og drøfte de gældende kriterier og processer. Der blev derfor den 15. september
2026 afholdt en workshop med deltagelse af ca. 20 håndværksvirksomheder og
repræsentanter fra Kommunalbestyrelsen. Deltagerne havde mulighed for at komme med
konkrete input til mulige forbedringer af kriterier og processer. På workshoppen blev de

gældende kriterier og processer gennemgået, jævnfør bilag 1. Workshoppen resulterede i en
række input, forslag og spørgsmål, som fremgår af bilag 2.
Efterfølgende har Teknik- og Ejendomsudvalget bedt forvaltningen om at udarbejde forslag til
ændrede kriterier for udvælgelsen af håndværkerfirmaer til løsning af byggeopgaver på
kommunens ejendomme.
Ændrede kriterier for udvælgelse af håndværkerfirmaer
Hidtil har forvaltningen arbejdet ud fra et princip om at spørge håndværkerfirmaer, som tidligere
har vist, at de kunne løse opgaverne tilfredsstillende. Det har givet en høj grad af sikkerhed for,
at opgaverne bliver løst som aftalt, men har samtidig gjort det vanskeligere for andre
håndværkerfirmaer at få mulighed for at afgive tilbud.
Der er et politisk ønske om, at kriterierne i stedet ændres, så håndværksfirmaer udvælges
tilfældigt fra håndværkerkartoteket inden for de relevante fagområder. Forvaltningen
bemærker, at det vil medføre, at alle firmaer i håndværkerkartoteket får lige mulighed for at
blive inviteret til at afgive tilbud. Samtidig vurderer forvaltningen, at det kan indebære en større
risiko for, at opgaverne ikke løses til den aftalte tid og kvalitet.
Derudover er der risiko for, at forvaltningen skal bruge flere ressourcer på fx at introducere nye
firmaer til de enkelte ejendomme. Der kan ligeledes være en øget risiko for fejl, hvis en opgave
udføres af et firma, der ikke i forvejen har kendskab til den pågældende ejendom.
Hvis der er et politisk ønske herom, kan forvaltningen desuden arbejde videre med forslag til,
hvordan kriterier og processer for udvælgelse af håndværkerfirmaer i øvrigt kan tilpasses. Det
kan eksempelvis være en analyse af, om ESG kan indgå som kriterium for opgaver over en vis
økonomisk størrelse.
Lokale virksomheder og antal tilbudsgivere
På workshoppen den 15. september 2026 blev der udtrykt ønske om at prioritere firmaer fra
Køge Kommune, når håndværkerfirmaer inviteres til at afgive tilbud.
Forvaltningen bemærker i den forbindelse, at hvis flere end tre virksomheder inviteres til at
afgive tilbud, skal mindst én af de inviterede firmaer have firmaadresse uden for Køge
Kommune. Det indebærer en risiko/mulighed for, at en opgave kan blive tildelt en virksomhed,
der ikke er hjemmehørende i kommunen.
På den baggrund anbefaler forvaltningen, at der ved opgaver med en estimeret værdi af
mellem 300.000 og 3.000.000 kr. inviteres maksimalt tre håndværkerfirmaer til at afgive tilbud.

Økonomi

En beslutning om nye udbudskriterier og -processer har isoleret set ingen økonomiske
konsekvenser for Køge Kommune.