Forslag om implementering af BDO Indsigt på unge- og voksenområdet (Beslutning)

Indstilling

Forvaltningen foreslår, at det godkendes at indkøbe og implementere systemet BDO Indsigt.

Problemstilling

På det specialiserede område vurderes der at være et behov for at understøtte en mere ensartet og systematisk sagsbehandling. Opgaverne er komplekse og stiller høje krav til korrekt lovanvendelse, metodisk kvalitet og rettidig indsats. Samtidig er der risiko for variation i praksis, fejl i sagsbehandlingen samt manglende sammenhæng i borgerforløb, hvilket kan påvirke både kvalitet, retssikkerhed og ressource anvendelsen. Derudover er der behov for at styrke ledelsestilsyn med bedre overblik over kvalitet, praksis og risikoområder samt understøtte læring og kompetenceudvikling i organisationen.
Forvaltningen vurderer, at et system, bestående af AI-baserede moduler, kan styrke sagsbehandlerne i helhedsvurdering og kvalitet i sagsbehandlingen for borgerne.
Løsninger
BDO Indsigt er et system bestående af AI-baserede moduler, der kan understøtte konkrete myndigheds- og ledelsesopgaver. Systemet er designet til at:
Sikre ensartet og korrekt metode og lovanvendelse (VUM 2.0 fx) Styrke borgers retssikkerhed og progression v.b.a. SMART-baseret indsatsmål Forebygge fejl, klager og genbehandlinger Bedre match mellem behov og tilbud Styring af høje takstudgifter Skabe et styrket ledelsesgrundlag og bedre læring i organisationen
Systemet indeholder flere moduler, som hver især understøtter centrale udfordringer i opgaveløsningen:
Faglig Indsigt: Understøtter medarbejdere med juridiske, metodiske og faglige spørgsmål på baggrund af konkrete sager Visitation: Bidrager til systematisk gennemgang af sager og beslutningsstøtte før, under

og efter visitation, herunder identifikation af mangler og forslag til indsats
Kontraktforhandling: Understøtter økonomisk og juridisk korrekt placering af borgere gennem analyse af kontrakter, prisniveau og tilbudskvalitet
Borgerovergange: Sikrer bedre sammenhæng og rettidige afgørelser i overgange, fx ved det 30. år
Tabt arbejdsfortjeneste (kun Ungeområdet): Understøtter korrekt og ensartet administration samt beregning af en væsentlig udgiftspost, hvor selv mindre fejl kan have store økonomiske konsekvenser
Ledelsestilsyn: Giver mulighed for systematisk kvalitetssikring, mønstergenkendelse i praksis samt målrettet ledelsesinformation og læring.
Systemet vil fungere som et fagligt støtteværktøj, der kan bidrage med forslag og relevante oplysninger i sagsbehandlingen. Forvaltningen vil løbende have fokus på at kvalitetssikre og validere systemets bidrag, og det er altid rådgiveren, der foretager den faglige vurdering og træffer beslutninger i den enkelte sag. Anvendelsen af systemet ændrer således ikke på, at ansvaret for sagsbehandlingen fortsat ligger hos forvaltningen.
Realiseringen af de kvalitetsmæssige potentialer forudsætter:
Ledelsesmæssig opbakning og tydelig prioritering, herunder aktiv anvendelse i ledelsestilsyn
Anvendelse i daglig drift, særligt i visitation, opfølgning og afgørelsesprocesser
Datakvalitet og dokumentationspraksis, da effekten afhænger af kvaliteten af sagsgrundlaget
Medarbejderaccept og kompetencer, herunder tryghed i brug af AI-værktøjer
Der er desuden et opmærksomhedspunkt omkring, at tekniske og juridiske forhold (fx GDPR, systemintegrationer) skal være afklaret før fuld udrulning.
Forvaltningens samlede vurdering er, at BDO Indsigt vil kunne bidrage med forbedre kvalitet, retssikkerhed, effektivitet og ledelsesinformation.
Hvad angår økonomien i casen, så er der i 2027 behov for finansiering på i alt 0,7 mio. kr. i 2027. Årsagen er 1-årige etableringsudgifter på samlet 0,8 mio. kr., som afholdes alene i 2027. Finansieringen kommer fra investeringspuljen, som forventes afsat i forbindelse med budget 2027-2030.
Fra 2028 og frem vil der være en forventet gevinst på i alt 0,2 mio. kr. årligt, som effekt af en forbedret sagsbehandling på myndighedsområdet. Der vil løbende blive fulgt op på anvendelse, kvalitet og effekter med henblik på at understøtte forankring og sikre den forventede økonomiske gevinst.
Strategisk ramme
Barnets Lov og Serviceloven.

Videre proces

Såfremt anskaffelse og implementering af BDO Indsigt godkendes, planlægges implementeringen gennemført i 2027 med gradvis indfasning. Implementeringen vil ske i tæt sammenhæng med eksisterende organisering, arbejdsgange og styringsgrundlag og gennemføres via en struktureret proces i tre trin:
1) Tilpasning til organisationen: Der gennemføres arbejdsmøder med relevante fagområder, ledelse og leverandør med henblik på at tilpasse løsningen til kommunens administrationsgrundlag, kvalitetsstandarder og politisk fastsatte serviceniveauer. Der kan samtidig udvikles målrettede funktioner til lokale fokusområder, fx kvalitet i sagsbehandling og styrket visitation.
2) Onboarding og kompetenceudvikling: Medarbejdere og ledere deltager i praksisnære workshops med fokus på anvendelse i daglig drift. Der gennemføres samtidig relevant undervisning i ansvarlig anvendelse af kunstig intelligens med henblik på at sikre ensartet og korrekt brug af systemet.
3) Implementering gennem prøvehandlinger: Løsningen indføres trinvist gennem afprøvning i udvalgte enheder eller sagstyper. Dette skal understøtte lokal tilpasning, løbende læring og dokumentation af effekter. Der vil i den forbindelse blive etableret nødvendigt teknisk setup samt foretaget relevante afklaringer vedrørende databeskyttelse.
Der vil løbende blive fulgt op på anvendelse, kvalitet og effekter med henblik på at understøtte forankring og videre udrulning.

Økonomi

Ungeområdet:
Med forslaget vil der blive afsat budget til systemlicens, tovholder og implementering på ca. 0,8 mio. kr. i 2027 og ca. 0,3 mio. kr. i 2028 og frem. På ungeområdet forventer forvaltningen, at BDO Indsigt kan opnå en økonomisk gevinst som følge af driftsbesparelser fx færre fejlvisitationer/afgørelser og /eller forkortede forløb, med ca. 0,4 mio. kr. på myndighedsbudgettet.
Finansiering på 0,3 mio. kr. i 2027 vil blive finansieret af puljen til investeringer, som forventes afsat i forbindelse med Budget 2027-2030. Økonomiudvalget besluttede d. 22. januar 2026, at der ud af de opnåede besparelser i perioden 2027 til 2029 reserveres 5 mio. kr. i 2027 og 5 mio. kr. 2028 på driften til en sådan pulje.
Tabel til bevillingsmæssige ændringer (Ungeområdet):

t. kr. i 2027 p/l Udvalg / Aktivitetsområde

Varig? ja/nej

Besparelse

- drift

Social- og

(myndighed) beskæftigelsesudvalget/Ungeindsats

Udgift licens (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Ungeindsats (konto 6)

Udgift etablering, BDO (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Ungeindsats (konto 6)

Udgift tovholder (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Ungeindsats (konto 6)

Udgift -

Social- og

etablering, beskæftigelsesudvalget/Ungeindsats

IT (konto 6) (konto 6)

Udgift etablering (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Ungeindsats (konto 6)

Finansiering

Økonomiudvalget/Puljer Investeringspuljen

I alt

Helårsværk Personalemæssige konsekvenser

0 Ja

0 Ja

0 Ja

0 ja

Forudsætninger (ungeområdet):
Forvaltningen har forudsat, at investeringen fra 2028 og frem dækkes ved en gevinst på myndighedsbudgettet. Gevinsten forventes at kunne opnås som følge af driftsbesparelser fx færre fejlvisitationer/afgørelser og /eller forkortede forløb. Den forventede gevinst samt eventuelle yderligere økonomiske gevinster vil blive evalueret og vurderet efter implementering.
Forvaltningen har beregnet udgiftsomkostningerne ved forholdsmæssigt at fordele dem ud fra afdelingernes sagstal pr. 6. maj 2026.
Forvaltningen forventer en økonomisk gevinst på ca. 0,4 mio. kr. i driftsbesparelser på myndighedsbudgettet som følge af øget kvalitet og effektivitet, herunder færre fejlvisitationer og fejlagtige afgørelser samt forkortede sags- og borgerforløb.
Der afsættes budget til en deltidsansat tovholder (0,105 mio. kr. ud af 0,350 mio. kr. = 0,30 helårsperson). Andelen af budget til deltidsansat tovholder skal ses i sammenhæng med investeringen på voksen- og socialområdet nedenfor samt sag om BDO Indsigt på Børne- og Skoleudvalget.

Voksen og socialområdet:
Med forslaget vil der blive afsat budget til systemlicens, tovholder og implementering på ca. 0,9 mio. kr. i 2027 og 0,4 mio. kr. i 2028 og frem. På voksenområdet forventer forvaltningen, at BDO Indsigt kan mindske forbruget på myndighed med ca. 0,5 mio. kr. årligt fra 2027 og frem.
Finansiering på 0,4 mio. kr. i 2027 vil blive finansieret af puljen til investeringer, som forventes afsat i forbindelse med budget 2027-2030. Økonomiudvalget besluttede d. 22. januar 2026, at der ud af de opnåede besparelser i perioden 2027 til 2029 reserveres 5 mio. kr. i 2027 og 5 mio. kr. 2028 på driften til en sådan pulje.
Tabel til bevillingsmæssige ændringer (voksenområdet):

t. kr. i 2026 p/l Udvalg / Aktivitetsområde

Varig? ja/nej

Besparelse Social- og

- drift

beskæftigelsesudvalget/Voksen-

(myndighed) og socialindsats

Udgift licens (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Voksenog socialindsats

Udgift etablering, BDO (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Voksenog socialindsats

Udgift tovholder (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Voksenog socialindsats

Udgift -

Social- og

etablering, beskæftigelsesudvalget/Voksen-

IT (konto 6) og socialindsats

Udgift etablering (konto 6)

Social- og beskæftigelsesudvalget/Voksenog socialindsats

Finansiering

Økonomiudvalget/Puljer Investeringspuljen

I alt Helårsværk

Personalemæssige konsekvenser

0 Ja

0 Ja

0 Ja

0 Ja

Forudsætninger (voksenområdet):

Forudsætningerne og beregningsgrundlaget tager udgangspunkt i en businesscase udarbejdet af BDO. Forvaltningen har forudsat at investeringen fra 2028 og frem dækkes ved en forventet gevinst på myndighedsbudgettet. Den forventede gevinst opnås som følge af driftsbesparelser fx færre fejlvisitationer/afgørelser og /eller forkortede forløb. Den forventede gevinst samt eventuelle yderligere økonomiske gevinster vil blive evalueret og vurderet efter implementering.
Forvaltningen har beregnet udgiftsomkostningerne ved forholdsmæssigt at fordele dem ud fra afdelingernes sagstal pr. 6. maj 2026.
Forvaltningen forventer, at BDO Indsigt kan understøtte rådgiverne i kontraktforhandling og styring, og derved opnå en gevinst på ca. 0,5 mio. kr. Systemet kan samtidig understøtte de tværgående indsatser, som igangsættes med projektet om styrket kontraktstyring på socialområdet.
Der afsætte budget til en deltidsansat tovholder (0,122 mio. kr. ud af 0,350 mio. kr. = 0,35 helårsperson). Andelen af budget til deltidsansat tovholder skal ses i sammenhæng med investeringen på ungeområdet ovenfor samt sag om BDO Indsigt på Børne- og Skoleudvalget.
Beslutningskompetence
Social- og Beskæftigelsesudvalget anbefaler.
Økonomiudvalget anbefaler.
Kommunalbestyrelsen beslutter.

Beslutning

Anbefalet.
Lasse Lilja Vilhelmsen (C) var fraværende under behandling af punktet.