Orientering om dokumentation i Ældreplejen

Indstilling

Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Dokumentation er en del af arbejdsdagen for alle medarbejdere i ældreområdet, og der er faglige krav, der skal
overholdes - dette kan man ikke gå på kompromis med. Men det er muligt at arbejde med hvordan og hvor meget
dokumentationen skal fylde.
Dokumentation er lovpligtig for autoriserede sundhedspersoner for at:
• sikre kontinuitet i pleje og behandling
• understøtte patientsikkerheden
• gøre det muligt at føre tilsyn og kvalitetssikre
I forhold til dokumentation omkring pleje og praktisk hjælp, skal dokumentationen sikre:
• sammenhæng og kontinuitet i hjælp og pleje
• at borgers behov bliver belyst
• faglig begrundelse for indsatser
Dokumentation handler således både om sikkerheden for borger og medarbejder, om at kunne trække data og læring ud
af den daglige praksis samt om at kunne tilrettelægge og tilpasse borgerforløbene i forhold til ændringer i borgers
behov. Et konkret område er medicin, hvor dokumentationen er væsentlig i forhold til at borger får rette medicin på rette
tidspunkt.
Indsatser omkring forenkling og understøttelse af dokumentation
Nedenfor er oplistet en række indsatser, der alle påvirker dokumentationen i ældreområdet. Desuden har der over de
seneste år været løbende fokus på, at ældreområdets eget behov for dokumentation (fx i forbindelse med indsatser for
at styrke kvaliteten) ikke må blive permanente behov for yderligere dokumentation, medmindre der er gode faglige
begrundelser for det. Dette fokus løftes kontinuerligt i både ledergruppen og i en arbejdsgruppe omkring instrukser og
omsorgssystem.
Den lokale forenkling (afsluttet)

Byrådet besluttede i februar 2022 at sætte fokus på forenkling og arbejdsgange. I forbindelse med dette arbejde, blev
der fundet en række indsatser, hvor arbejdsgange og dokumentation i ældreområdet, på hjælpemiddelområde samt i
myndighed kunne forenkles. Listen over forenkling blev forelagt det daværende Socialudvalg i marts 2023 sagsfremstilling og liste kan findes her: Socialudvalget 2022-2025 - Mødelokale 2, Rådmandshaven 20. Hensigterne fra
forenklingen om at forholde sig til om (yderligere) dokumentation er nødvendig bruges stadig i centeret.
Forenkling af den fælles kommunale standard for dokumentation og data (afsluttes efterår 2026)
Den fælles kommunale standard for dokumentation og data (kaldet FSIII), som er en fælleskommunal standard for
dokumentation og -data af den kommunale opgaveløsning på Sundheds- og ældreområdet, blev forenklet i 2025. Det
betyder blandt andet, at kompleksiteten i dokumentationen er faldet særligt for sygeplejersker, fx omkring borgernes
tilstand. Forenklingen er blevet implementeret i samme proces som omlægning fra Servicelov til Ældrelov og forventes
færdig i tredje kvartal 2026. Implementeringen af forenklingen har krævet ekstra tid til denne opgave for
sygeplejerskerne både i hjemmeplejen og på plejehjem samt for visitatorerne i myndigheden.
Projekt Direkte Sundhedsdata (afsluttet i 2025)
Investeringspuljeprojektet Direkte Sundhedsdata overgik til drift i 2025. Med Direkte Sundhedsdata overføres målinger
direkte fra måleudstyr til omsorgssystem, og medarbejderne slipper således for at taste værdierne ind. Direkte
Sundhedsdata bruges primært af sygeplejersker og Social- og Sundhedsassistenter.
I afrapporteringen på investeringspuljeprojektet fra 2. marts 2026 beskrives en forventet besparelse i dokumentationstid
på ca 1,3 årsværk. Der vil være udgifter til udstyr forbundet med Direkte Sundhedsdata hvorfor den økonomiske
besparelse ikke er lig besparelsen i årsværk.
Tale-til-tekst (i proces)
I 2026 afdækkes mulighederne for at implementere et tale-til-tekst system, der kan anvendes i ældreområdet. Lige nu
udvikler markedet sig hurtigt med mange udbydere og udviklingsprojekter, så der er fokus på at vælge et system, der
understøtter plejen bedst muligt, og som kan integreres med omsorgssystemet. Der forventes opstart af implementering
i plejen i løbet af 2027, men hvis det rette system lader vente på sig, vil dette blive udskudt. Det forventes, at
implementeringen i første omgang vil fokusere på de medarbejdergrupper, der dokumenterer mest - herunder
sygeplejerskerne.
I myndigheden afprøves et eksisterende tale-til-tekst system i 2. halvår 2026. Dette system er ikke egnet til plejen, men
bruges i myndighedsfunktioner og i borgersamtaler i andre områder i kommunen.
Fælles for tale-til-tekst systemerne er, at medarbejdere fortsat skal kvalitetssikre dokumentationen.
Piktogram-til-tekst samt oversættelse mellem dansk og andet modersmål (i proces)
I efteråret 2026 samt 2027 afprøves et system, hvor dokumentationen understøttes af piktogrammer. Samtidig har
systemet oversættelsesfunktion mellem danske og 22 andre sprog. Systemet forventes at kunne understøtte og styrke
dokumentationen for både to-sprogede medarbejdere og medarbejdere med læse- og skrivevanskeligheder.
Endelig beslutning om systemet tages først efter afprøvning, da der er store snitflader med tale-til-tekst systemer og den
hastige udvikling inden for dette.
Dataunderstøttet dokumentationspraksis (i proces)
Investeringspuljeprojektet "Dataunderstøttet Dokumentationspraksis" blev igangsat i 2025 på baggrund af en
besparelse, der blev godkendt 6. maj 2024. Projektet skal være med til at optimere dokumentation og sagsgange i både
myndighed og drift, blandt andet i forhold til at sikre, at der dokumenteres tilstrækkeligt men ikke for meget.
Dataunderstøttet dokumentationspraksis rulles pt ud i myndighed og derefter vil der være fokus på dokumentation i
ældreplejen. Den isolerede effekt af Dataunderstøttet Dokumentationspraksis vil blive påvirket af nogle af de andre

indsatser, der også påvirker tiden brugt på dokumentation. Den fulde effekt af Dataunderstøttet Dokumentationspraksis
forventes først opnået i 2030.
Digitalt tilsyn (i proces)
Der arbejdes i løbet af sommeren og efteråret 2026 med at muliggøre overførsel af dokumentation af fald i plejeboliger
fra digitalt tilsyn til omsorgssystemet. I forbindelse med fald, skal der udfyldes faldskemaer, og afprøves om data
registreret i det digitale tilsyn kan overføres til faldskemaet, hvorefter medarbejdere skal kvalitetssikre det og evt. berige
med yderligere data. Alt i alt forventes det at:
• Nedbringe dokumentationstiden i forbindelse med fald
• Højere kvalitet, fordi alle fald registreres gennem systemet.
Når dokumentationen automatiseres kan det betyde, at der dokumenteres og registreres mere end tidligere. Derfor er
automatisk dokumentation ikke lig med mindre dokumentation.

Økonomi

Administrationen har ingen bemærkninger.

Ældre- og Omsorgsudvalget 03.08.2026

Beslutning

Ældre- og Omsorgsudvalget, 03.08.2026
Til efterretning.