Retningslinjer for administrationens besvarelse af spørgsmål fra byrådsmedlemmer

Sagsfremstilling

Nuværende praksis
Administrationen besvarer på nuværende tidspunkt - så vidt muligt - spørgsmål fra Byrådets
medlemmer inden for 7 hverdage. Svarene på spørgsmålene sendes direkte til spørgeren og
lægges herudover i First Agenda, enten til hele Byrådet, hvis det vurderes relevant, eller til det
konkrete udvalg.
Fordelene ved denne procedure er hurtig svartid, hvilket i nogle sager kan være nødvendigt.
Denne procedure medfører dog også en række uhensigtsmæssigheder:
Administrationen kan, for at overholde fristen, være nødsaget til at tilsidesætte
væsentligere eller mere hastende sager end den sag, som spørgsmålet vedrører, selvom
spørgsmålets karakter reelt set ikke fordrer hurtigt svar.
Der er risiko for at svar, som hastes igennem, har en større fejlmargen end svar, som der
er brugt den fornødne tid til at besvare.
Spørgsmål, som kræver mange administrative ressourcer eller ekstern bistand at
besvare, besvares som udgangspunkt uden, at der er taget fælles politisk stilling til, om
man ønsker at bruge de fornødne ressourcer herpå.
Spørgsmål, der relaterer sig til et fagudvalg eller en specifik sag i et fagudvalg, stilles og
besvares ikke altid i regi af fagudvalget men som enkeltstående spørgsmål og svar.
Herved kan udvalgets medlemmer have vanskeligt ved at overskue, hvad der er stillet
spørgsmål til og givet svar på, herunder relevansen i forhold til en given sag.

Forslag til ny praksis
Af hensyn til at imødegå en række af de nuværende uhensigtsmæssigheder foreslås følgende
praksis ved spørgsmål fra medlemmer af Byrådet:
Spørgsmål skal sendes til borgmesteren og kommunaldirektøren.
Spørgsmål skal så vidt muligt tilknyttes et relevant fagudvalg eller Økonomiudvalget.
Hvis spørgsmål og svar vedrører en sag på den konkrete dagsorden, tilknyttes spørgsmål
og svar så vidt muligt til den konkrete sag.
Spørgsmål, der kan relateres til et udvalg, besvares i regi af udvalget på det kommende
eller næstkommende ordinære fagudvalgsmøde. Hvorvidt det er det kommende eller
næstkommende møde afhænger af spørgsmålets kompleksitet samt af, hvor tidsmæssigt
tæt på det ordinære møde spørgsmålet stilles.
Spørgsmål, der ikke kan relateres til et udvalg, besvares som enkeltstående
spørgsmål/svar.
Spørgsmål, som kræver mange administrative ressourcer eller ekstern bistand af
væsentlig økonomisk karakter at besvare, sættes på dagsordenen på det kommende
udvalgsmøde med henblik på at drøfte, hvorvidt der er et politisk ønske om at anvende
de fornødne administrative eller økonomiske ressourcer. Spørgsmål, der ikke relaterer
sig til et specifikt udvalg, drøftes på Økonomiudvalget.
Spørgsmål, hvis formål forspildes ved at afvente et kommende udvalgsmøde, besvares
hurtigst muligt som enkeltstående spørgsmål/svar.
Spørgsmål og svar offentliggøres så vidt muligt.

Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 6.

Økonomiske konsekvenser

Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser

Udtalelser og høring

Indstilling

Direktionen indstiller til Byrådet via Økonomiudvalget at:
1. godkende forslaget til ny praksis for besvarelse af spørgsmål fra Byrådets

medlemmer
2. godkende forslaget til ny praksis for offentliggørelse af spørgsmål og svar

Beslutning

Udsat.