Godkendelse af borgerrådgiverens årsrapport for 2025

Sagsfremstilling

På baggrund af borgerrådgiverens arbejde og møder med borgere indeholder årsrapporten en
række anbefalinger til fokusområder for kommunens administration. I årsrapporten for 2025 er
fokusområderne:
1. Fortsat fokus på at styrke notatpligten
I 2025 har Borgerrådgivningen modtaget en række henvendelser fra borgere, der har savnet
oplysninger i deres sag. Det gør det væsentlig at sætte fokus på notatpligt.
Notatpligten indebærer kort sagt, at væsentlige oplysninger der modtages mundtligt eller på
anden måde, skal nedskrives, hvis de har betydning for en sag, hvor der skal træffes
afgørelse. Desuden skal der gøres notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke
allerede fremgår af sagen. Ud over afgørelsessager gælder denne pligt også for andre
administrative sager, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren, fx hvis
en myndighed videregiver oplysninger til en anden myndighed.
Endelig følger det af god forvaltningsskik, at en myndighed i visse tilfælde bør gøre notat i
arbejdet med at sikre et fortsat tillidsfuldt forhold mellem borgeren og forvaltningen. Det kan fx
være for, at kommunen ønsker at undgå tvivl om, hvad der er foregået og sagt i en sag.
Kort sagt: Overholdelse af notatpligten:
er med til at dokumentere en sags udvikling
skaber struktur og overblik i sagen
understøtter borgerens ret til aktindsigt, som forudsætter, at relevante oplysninger er
blevet registreret
er med til at sikre oplevelsen hos borgeren af, at deres henvendelser og oplysninger
bliver taget alvorligt og registreret – og notatpligten styrker dermed oplevelsen af at blive
hørt
bidrager til en større tillid til kommunen.
2. Fokus på pligten til at vejlede

Borgerrådgivningen har i 2025 modtager en række henvendelser på forskellige fagområder,
der giver anledning til at styrke fokus på vejledningspligten. Dette har vist sig ved, at det ikke
altid er klart for en del borgere, hvornår der er vejledt, og hvornår der er truffet en afgørelse.
Desuden har det vist sig, at det inden for visse fagområder er en udfordring at sondre mellem
pligten til på den ene side at vejlede og på den anden side yder decideret rådgivning i en sag,
fx inden for det tekniske område.
I begge ovenstående tilfælde kan den enkelte borgers tvivl afhjælpes ved tydelig kommunal
kommunikation og et notat i borgerens sag om, at der er givet generel vejledning, og hvad der
er vejledt om, eller der kan gives et skriftligt generelt svar, som kan journaliseres på sagen.
Og så er det – baseret på borgernes henvendelser til Borgerrådgivningen – vigtigt at holde sig
følgende for øje i forbindelse med pligten til at vejlede:
God vejledning er med til at sikre borgerens medvirken i egen sag
God vejledning er med til at sikre, at borgeren ikke lider retstab
God vejledning er med til at sikre gennemsigtighed i sagsbehandlingen
God vejledning er med til at sikre tillid til kommunens arbejde.

Lovgrundlag
Arbejdet omfatter opgaver omfattet af kommunestyrelseslovens § 65.

Økonomiske konsekvenser

Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser

Udtalelser og høring
Direktionen og Chefgruppen har haft Borgerrådgiverens årsrapport til drøftelse og har bidraget
til opfølgningen på anbefalingerne fra 2024.

Indstilling

Direktionen indstiller til Byrådet via Økonomiudvalget at:
1. godkende Borgerrådgiverens årsrapport for 2025.
Beslutning fra Økonomiudvalget 2026, den 22. juni 2026, punkt 135:
Indstillet.
Fraværende:

Thomas Nicolaisen (B)
Jonas Nørgaard (Æ)

Beslutning

Godkendt.
Fraværende:
Mikkel Henriksen (N). I stedet deltog Søren With.