Fornyet udbud af forpagtningsaftalen vedr. Roskilde Camping

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender processen for det fornyede udbud.
Beslutningskompetence
Byrådet

Sagsfremstilling

Det blev på Økonomiudvalgsmødet den 11. december 2024 (pkt. 452) besluttet at udbyde
forpagtningen af Roskilde Camping på ny. På Byrådsmødet den 18. juni 2025 (pkt. 152) blev
udbudsvilkårene godkendt og forpagtningen blev sendt i udbud. Udbuddet blev påklaget den
18. november 2025, og der blev på Økonomiudvalgsmødet den 10. december 2025 orienteret
om, at udbuddet blev annulleret, de nuværende forpagtere fortsatte driften, og at forvaltningen
ville fortsætte processen med at finde en ny forpagter.
I løbet af 2026 har forvaltningen indtil videre haft fokus på at få forhandlet en ny midlertidig
aftale på plads med de nuværende forpagtere, hvilket sikrer driften af pladsen i 2027 indtil en
ny forpagter kan være på plads den 1. januar 2028. Derudover har forvaltningen været i dialog
med HortenDahl for at sikre den mest hensigtsmæssige juridiske ramme for det nye udbud.
På den baggrund anbefales det, at udbuddet gennemføres som et såkaldt begrænset udbud.
Dette sker for at gøre udbuddet mere gennemsigtigt og samtidig sikre egnede bydere. Enhver
interesseret økonomisk aktør kan anmode om prækvalifikation hvorefter ordregiver (Roskilde
Kommune) - på baggrund af en vurdering af ansøgernes faglige erfaringer samt økonomiske
og finansielle kapacitet - vil udvælge prækvalificerede tilbudsgivere. Tildelingskriteriet bliver
højeste pris, hvilket indebærer at kontrakten om forpagtning tildeles den tilbudsgiver, som
afgiver tilbuddet med den højeste årlige forpagtningsafgift. Alle andre forhold reguleres i selve
forpagtningskontrakten.
Det er ambitionen, at udbudsmaterialet udsendes primo af 2027. Herefter er det planen at den
endelige vinder af udbuddet er fundet og kontrakten underskrevet medio 2027. Dermed sikres
en kommende forpagter en grundig forberedelsesperiode og dermed mulighed for at få
overdraget værdifulde erfaringer fra de nuværende forpagtere frem mod overtagelsen 1. januar

Økonomiudvalget vil blive orienteret om sagen igen, når der er indgået en aftale med en ny
forpagter. Udbudsprocessen håndteres af Advokatfirmaet HortenDahl, da sagen vurderes at
være både juridisk specialiseret, ressourcekrævende og tidskritisk. HortenDahl har de
nødvendige juridiske og udbudsfaglige kompetencer og ressourcer til at processen
forventes gennemført effektivt og rettidigt. Advokatudgifterne vil blive afholdt administrativt.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser i 2026.