Proces for kommende forpagtning af Slagelse Teater 2028 (O)

Sagsfremstilling

Kompetence
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget.

Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget orienteres om den planlagte proces for den kommende
tilbudsindhentning på forpagtning af Slagelse Teater.
Orienteringen redegør for den forventede proces, rollefordelingen mellem udvalget og
administrationen samt den overordnede tidsplan.
Formålet er at sikre en juridisk korrekt tilbudsindhentningsproces i overensstemmelse med
gældende regler og principper.

Indstilling

Chefen for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller,
1. at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget orienteres om den planlagte proces for den kommende
tilbudsindhentning på forpagtning af Slagelse Teater.

Sagens indhold
Udløb af gældende forpagtningsaftale
Den nuværende forpagtningsaftale for Slagelse Teater udløber den 31. december 2027. Slagelse Kommune
skal dermed gennemføre en ny tilbudsindhentning med henblik på indgåelse af en ny forpagtningsaftale.
Rollefordeling samt procesbeskrivelse følger nedenfor.
Rollefordeling og kort procesbeskrivelse
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget drøfter og fastlægger temaer, der skal indgå i grundlaget for den kommende

forpagtningsaftale.
Administrationen tilrettelægger og gennemfører herefter tilbudsindhentningsprocessen i overensstemmelse med
gældende lovgivning samt de af udvalget fastlagte temaer. Det er således administrationen, der udarbejder
tilbudsindhentningsmaterialet, samt evaluerer indkomne tilbud m.v.
Når administrationen har gennemført evalueringen af alle indkomne tilbud og på den baggrund har identificeret det
vindende tilbud, træffer Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget herefter beslutning om indgåelse af kontrakt med den
tilbudsgiver, der har afgivet det af administrationen identificerede vindende tilbud, eller at annullere tilbudsindhentningen.
Ovenstående proces er uddybet i nedenstående.
Uddybende procesbeskrivelse: En gennemsigtig proces med faste rammer
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget forventes i januar 2027 at skulle drøfte og fastlægge politiske temaer, der skal indgå i
grundlaget for den kommende forpagtningsaftale.
Administrationen tilrettelægger herefter tilbudsindhentningen i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder
principperne om bl.a. gennemsigtighed, saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, proportionalitet og ligebehandling, jf.
retligt grundlag nedenfor, Slagelse Kommunes indkøbspolitik samt de af udvalget fastlagte temaer.
Administrationen udarbejder i den forbindelse tilbudsindhentningsmaterialet, der bl.a. består af en evalueringsmodel
indeholdende en række konkurrenceparametre, som tilbudsgiverne kan konkurrere på opfyldelsen
af. Evalueringsmodellen og de konkrete konkurrenceparametre fastlægges, som tidligere nævnt, administrativt, dog med
inddragelse af de af udvalget fastlagte temaer. Når tilbudsindhentningsmaterialet foreligger i endelig form, vil
administrationen igangsætte selve tilbudsindhentningen.
Administrationen evaluerer alle indkomne tilbud. Denne evaluering foretages af en tværfaglig evalueringsgruppe med
deltagelse af relevante fagområder i administrationen. Evalueringsgruppen anvender den i tilbudsindhentningsmaterialet
fastlagte evalueringsmodel til at identificere det vindende tilbud.
Når administrationen har gennemført evalueringen af alle indkomne tilbud og på den baggrund har identificeret det
vindende tilbud, træffer Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget herefter beslutning om indgåelse af kontrakt med den
tilbudsgiver, der har afgivet det af administrationen identificerede vindende tilbud, eller at annullere tilbudsindhentningen.

Forventet proces
Den forventede proces er:
• Efterår 2026: Afklaring samt planlægning af proces for tilbudsindhentning.
• Januar 2027: Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget drøfter og fastlægger et eller flere politiske
temaer.
• Forår 2027: Administrationen udarbejder tilbudsindhentningsmaterialet.
• Forsommer 2027: Selve tilbudsindhentningen igangsættes.
• Sensommer/efterår 2027: Forventet afslutning af evaluering, og udvalget træffer beslutning om indgåelse af
kontrakt.
Se bilag 1 med detaljeret procesplan.

Administrationens vurdering
Administrationen vurderer, at den beskrevne proces giver Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget mulighed for at
sætte den politiske retning for den kommende forpagtningsaftale gennem fastlæggelse af temaer, samtidig
med, at den efterfølgende proces drives samt gennemføres af administrationen i overensstemmelse med
gældende lovgivning.
Den beskrevne rollefordeling bidrager til gennemsigtighed, saglighed og ligebehandling og skaber samtidig et
klart og dokumenterbart grundlag for evalueringen af de indkomne tilbud. Dette understøtter tilliden til
processen og reducerer risikoen for tvivl om grundlaget for den endelige tildeling.

Retligt grundlag
Processen for indgåelse af en ny forpagtningsaftale gennemføres som en tilbudsindhentning
efter udbudslovens afsnit V.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.

Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.

Sagens videre forløb
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget forventes i januar 2027 at fastlægge de politiske temaer, som skal indgå i
grundlaget for den kommende forpagtningsaftale.
Efter udvalgets beslutning gennemfører administrationen processen. Evaluering og tildeling sker
administrativt i overensstemmelse med gældende regler og dermed på baggrund af den fastlagte
evalueringsmodel.
Når administrationen har gennemført evalueringen af alle indkomne tilbud og har identificeret det vindende tilbud, træffer
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget herefter beslutning om at indgå kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet det af
administrationen identificerede vindende tilbud eller at annullere tilbudsindhentningen.

Beslutning

At 1: Orientering givet.