Godkendelse af integration til booking - HallMonitor

Indstilling

Forvaltningen indstiller til Idræt- og Fritidsudvalget at godkende
at Hallmonitor overgår fra forsøgsordning til ordinær drift
at der afsættes 40.000 kr. til en integration mellem bookingsystemet og HallMonitor, hvor
finansieringen sker fra de overskydende midler fra lokaletilskudspuljen.

Sagsfremstilling

Hallerne i Sønderborg Kommune bruges af mange forskellige aktører, herunder særligt kommunens
idrætsforeninger samt skoler og daginstitutioner i dagtimerne. Via kommunens bookingsystem har forvaltningen et
overblik over, hvornår hallerne er booket, men forvaltningen er samtidig opmærksom på, at en booket tid ikke altid
stemmer overens med den reelle brug af en given hal.

I juni 2025 godkendte udvalget for Kultur, Idræt og Medborgskab en étårig forsøgsperiode i bookingsæson
2025/2026 med opsætning af sensorer, Hallmonitor, til registrering af aktivitet i følgende kommunale haller:
Sundeved Hallen (x2)
Humlehøj Hallen
Kløvermarkshallen

Sønderskov Hallen
Hørup Hallerne (x2)

Udvælgelsen af haller havde fokus på områder med størst pres på halkapaciteten samt med henblik på at
undersøge muligheder for bedre udnyttelse på tværs af geografi. Forsøgsperioden er gennemført, og forvaltningen
har foretaget en evaluering for bookingsæson 2025/2026.

Erfaringerne fra forsøgsperioden viser blandt andet, at HallMonitor:
Giver indsigt i den reelle aktivitet i hallerne
Synliggør ledig kapacitet og ubenyttede tider
Understøtter dialog med foreningerne om udnyttelse af faciliteterne
Bidrager med et mere faktabaseret grundlag for kapacitetsstyring
Kan understøtte fremtidige beslutninger om facilitetsudvikling og haltidsfordeling.

En kort analyse for forsøgsperioden fra 19. oktober 2025 til 30. april 2026 forefindes i bilag.

Forvaltningen vurderer på den baggrund, at HallMonitor har skabt et stærkere datagrundlag for understøttelse af en
mere effektiv udnyttelse af kommunens faciliteter. Forvaltningen anbefaler derfor, at løsningen overgår fra
forsøgsordning til ordinær drift.

For at realisere systemets fulde potentiale anbefales det samtidig at etablere en integration mellem HallMonitor og
bookingsystemet. Integrationen vil gøre det muligt at sammenholde bookede tider med faktisk aktivitet og dermed
skabe et stærkere datagrundlag for kapacitetsstyring og fremtidige prioriteringer på facilitetsområdet. Forvaltningen
foreslår, at der afsættes 40.000 kr. til etablering af integrationen.

Arbejdet skal ses i sammenhæng med den kommende strategiske ramme for facilitetsudvikling, som igangsættes
medio august 2026. Den strategiske ramme skal blandt andet bidrage til at skabe et bedre beslutningsgrundlag i
forhold til det stigende pres på faciliteterne i Sønderborg midtby. HallMonitor-data og integrationen til
bookingsystemet vil være et væsentligt redskab i dette arbejde.

Idræt- og Fritidsudvalget kan på sigt drøfte om det vil være relevant at udvide løsningen til flere kommunale og
selvejende haller med henblik på at styrke den databaserede viden om kapacitetsudnyttelse på tværs at
kommunen. Til orientering er der en samlet udgift på abonnement til enhederne på 24.500 kr. årligt.

Forvaltningen skal understrege, at opsætning og integration til bookingsystem ikke skal ses som overvågning af
brugerne, men derimod som et kommunikationsværktøj til at skabe mere aktivitet, bedre udnyttelse af faciliteterne
og en mere transparent fordeling af tider.

Bevillingsmæssige konsekvenser
Økonomiforvaltningen oplyser, at sagen ikke har bevillingsmæssige konsekvenser. Udgifterne til systemet, både
opstart og løbende drift, finansieres inden for den eksisterende budgetramme for Idræt- og Fritidsudvalget.

Beslutning

Godkendt.