Godkendelse af byrådets mødeplan for 2027

Indstilling

Administrationen indstiller, at byrådets mødeplan for 2027 godkendes.

Sagsfremstilling

Administrationen har udarbejdet et forslag til byrådets mødeplan for 2027 på baggrund af følgende
principper:
Byrådsmøder afholdes som udgangspunkt den sidste mandag i måneden, medmindre det falder
sammen med en helligdag eller lignende.
Økonomi- og personaleudvalgets møder afholdes som udgangspunkt mandag i ugen inden
byrådsmødet.
Fagudvalgsmøder afholdes som udgangspunkt mandag, tirsdag og onsdag i ugen inden Økonomiog personaleudvalgsmøderne.
Der er politisk mødefri i byrådet og i fagudvalgene på helligdage, i vinterferien (uge 8), dagene i
påskeugen, skolernes sommerferie (uge 26-32), efterårsferien (uge 42), dagene op til jul (uge 51)
og dagene mellem jul og nytår.
I den vedlagte mødeplan (bilag 1) fremgår også administrationens anbefalinger til fagudvalgenes
kommende mødedatoer. Byrådet skal udelukkende tage stilling til byrådets mødeplan. Fagudvalgene
skal tage stilling til egne mødeplaner på udvalgsmøderne i november.
Byrådsmøderne afholdes i lokale 25 over Solrød Bibliotek og Kulturhus, da møderne bliver livestreamet.
Politikaftener
På politikaftenerne er der plads til diverse arrangementer for byrådet, såsom workshops eller
temamøder.
Administrationen har indlagt tre politikaftener i 2027, som kan bruges til emner, hvor der er behov for
involvering af et samlet byråd. I visse tilfælde kan der være eksterne oplægsholdere eller lignende, som
ikke har mulighed for at deltage på de planlagte politikaftener, der alle ligger om mandagen. I de tilfælde
kan mødet finde sted på en anden ugedag. Administrationen kan også indkalde til politikaftener i løbet af
året, hvis der bliver behov for det.
Topmøder
KL's topmøder fremgår også af mødeplanen, men dem er der ikke mødepligt til.

Administrationens forslag til budgetproces i 2027
Til budgetlægningen for budget 2028-2031 anbefaler administrationen samme proces som for budget
2027-2030, hvor der afholdes et budgetseminar i april, og at fagudvalgene behandler sager på deres
møder i maj, som skal kvalificere udarbejdelsen af budgetforslaget. Derudover anbefaler
administrationen, at budgetkonferencen afholdes i august som sædvanligt.
Administrationen anbefaler, at forhandlingsseminaret mellem byrådets 1. og 2. behandling af budgettet i
2027 ligger torsdag og fredag frem for i weekenden, som tidligere har været tilfældet.
Administrationen anbefaler desuden, at der ikke planlægges et særskilt byrådsmøde til
budgetbehandlingen. Derfor er der i 2027 lagt ét mindre byrådsmøde, hvilket til gengæld gør mødeflowet
ift. fagudvalgene mere smidigt, fordi der er lige mange møder i hvert fagudvalg som i byrådet.
Særligt for Økonomi- og personaleudvalget
I Solrød Kommune er det praksis, at dagsordener til alle politiske møder udsendes fire hverdage før
mødet. De fire hverdage er dog kun et lovkrav ift. dagsordener til ordinære byrådsmøder. I
administrationens forslag til mødeplan for 2027 afholdes Økonomi- og personaleudvalgets møder på
mandage, mens fagudvalgsmøder afholdes mandag-onsdag. Derfor vil referatet fra fagudvalgsmødet om
onsdagen først være klar om torsdagen.
Når Økonomi- og personaleudvalget skal tage stilling til sin mødeplan, vil administrationen anbefale, at
dagsordenen til udvalgets møder som udgangspunkt udsendes torsdage, så beslutningerne fra alle
fagudvalgsmøder fremgår. Det betyder, at dagsordenen til Økonomi- og personaleudvalgsmødet sendes
ud tre hverdage før mødet i stedet for fire hverdage, som ellers er praksis i Solrød Kommune.
Det er et lovkrav, at byrådet træffer beslutning om egen mødeplan.

Høring og inddragelse
Sagen har ingen høringspligt.

Finansiering
Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence til afgørelse
Byrådet.

Beslutning

Tiltrådt.