Asfaltkontrakt 2028 - Valg af kontraktform

Indstilling

ADMINISTRATIONEN INDSTILLER, AT
1. Der arbejdes videre med udbud af en offentlig kontrakt som grundlag for den
fremtidige vedligeholdelse af det offentlige vejnet i Sorø Kommune.
Beslutning fra Klima, Miljø og Planudvalget, den 2. september 2026, punkt 80:
Indstilles godkendt.

Baggrund

Sorø Kommune har i dag en 15-årig funktionskontrakt for vejvedligehold, som udløber ved
udgangen af 2027. For at sikre kontinuitet i driften og et rettidigt og velforberedt udbud af et
komplekst område er det nødvendigt at fastlægge den fremtidige aftaleform i god tid.
Valg af aftaleform har væsentlig betydning for både kommunens økonomi, fleksibilitet og
muligheder for løbende at prioritere indsatsen på vejområdet. Samtidig stiller særligt
funktionskontrakter store krav til forberedelse, datagrundlag og fastlæggelse af funktionskrav
forud for udbuddet.
Administrationens arbejde har identificeret følgende realistiske aftaleformer for det kommende

udbud:
• Funktionskontrakt
• Offentlig kontrakt (gensidigt bebyrdende aftale)
Funktionskontrakt
En funktionskontrakt er typisk en 15-årig kontrakt med en fast, indeksreguleret pris, hvor
vedligeholdelse af kommunens veje i det store og hele overdrages til leverandøren. Det
betyder, at både funktions- og tilstandskrav til kommunens veje skal være nøje fastlagt ved
kontraktens indgåelse, således at der ikke opstår tvister om leverandørens forpligtelser i
kontraktens løbetid. Det forudsætter altså en omfattende og omkostningstung proces for
kommunen fra forberedelsen af udbuddet og frem til aftaleindgåelse (blandt andet i form af
tilstandsregistrering af det samlede vejnet udført af en uvildig tredjepart) og resulterer i en
relativt ufleksibel aftale, der ofte opleves ikke at være til kommunens fordel.
En funktionskontrakt indebærer samtidig, at entreprenøren ved tilbudsafgivelsen skal vurdere
vejnettets fremtidige vedligeholdelsesbehov over en lang årrække. Usikkerhed om blandt andet
prisudvikling, trafikbelastning, klimatiske påvirkninger og vejnettets generelle tilstand vil typisk
blive indregnet i tilbuddet, hvilket kan medføre højere priser. Da kontrakten er baseret på
opfyldelse af fastsatte funktionskrav, vil entreprenørens fokus være at sikre, at vejnettet til
enhver tid lever op til kontraktens krav. I praksis kan dette medføre, at en større del af
vedligeholdelsesarbejderne udføres tidligt i kontraktperioden, mens indsatsen mod kontraktens
udløb i højere grad begrænses til de arbejder, der er nødvendige for at opretholde den aftalte
standard frem til kontraktens ophør. Dette kan begrænse mulighederne for løbende prioritering
og tilpasning af indsatsen i takt med ændrede behov og politiske ønsker.
Offentlig kontrakt (gensidigt bebyrdende aftale)
En offentlig kontrakt er en gensidigt bebyrdende aftale, der typisk indgås for en kortere periode
på 4-6 år. Den gensidigt bebyrdende aftale sikrer leverandøren en kontrakt på området, men
uden at det samlede omfang af kontraktens leverancer er fuldt defineret på forhånd, hvilket
giver kommunen mulighed for i højere grad at samarbejde med leverandøren om
vedligeholdelse af vejnettet. Kontrakten kan omfatte større asfaltarbejder såsom
bassinudskiftninger, hele slidlag, fuldfræsninger og eventuelt remix-løsninger.
Den kortere kontraktperiode giver mulighed for løbende at tilpasse kontraktgrundlaget til
ændrede behov, markedsforhold og nye tekniske løsninger. Kontraktformen giver samtidig
kommunen større fleksibilitet i prioriteringen af vedligeholdelsesindsatsen, herunder mulighed
for at udvælge og omprioritere strækninger i takt med ændrede forhold på vejnettet eller
koordinering med øvrige anlægs- og ledningsarbejder.
Den offentlige kontrakt giver desuden mulighed for løbende at indarbejde nye produkter,
materialer og metoder i kontraktperioden, herunder asfaltløsninger med reduceret klima- og
miljøpåvirkning. Kontraktformen understøtter samtidig en tættere koordinering mellem
kommunen og leverandøren omkring planlægning og udførelse af vedligeholdelsesarbejder.
Hvis kommunen samtidig hjemtager mindre vedligeholdelsesopgaver, kan større asfaltarbejder

fortsat udføres af den eksterne leverandør, mens mindre opgaver som slaghulsreparationer,
kantudbedringer og rabatopfyldninger kan håndteres af kommunens eget sjak. Dette kan
bidrage til hurtigere responstid og større fleksibilitet i den løbende drift og vedligeholdelse af
vejnettet.
Administrationens vurdering af aftaleform
Det er administrationens vurdering, at et udbud af en ny funktionskontrakt indebærer en risiko
for væsentligt højere omkostninger sammenlignet med den nuværende kontrakt.
Udbudsprocessen for en funktionskontrakt er typisk lang og kompleks, og sammenholdt med
aftalens lange løbetid kan det føre til indregning af sikkerhedsmarginer i de tilbudte priser.
Hertil kommer, at entreprenøren i en funktionskontrakt skal prissætte en betydelig usikkerhed
vedrørende vejnettets fremtidige vedligeholdelsesbehov, prisudvikling på materialer og øvrige
forhold gennem kontraktperioden. Denne usikkerhed forventes i vidt omfang at blive indregnet i
tilbudspriserne og dermed i sidste ende blive betalt af kommunen.
Administrationen vurderer endvidere, at et udbud af en funktionskontrakt forudsætter et meget
stærkt og detaljeret udbudsgrundlag. Dette vil blandt andet kræve omfattende
tilstandsregistreringer samt fastlæggelse og dokumentation af vejnettets funktionelle niveau,
hvilket er en tids- og ressourcekrævende proces. Samtidig vil en væsentlig del af det
nødvendige datagrundlag skulle tilvejebringes, da kommunen ikke i dag råder over data i det
detaljeringsniveau, som kræves for at gennemføre et funktionsudbud.
I kontraktperioden er der samtidig risiko for, at kommunen prioriteres lavere i forhold til adgang
til materiel, mandskab og materialer i perioder med høj efterspørgsel, hvilket kan medføre
forsinkelser og kvalitetsudfordringer. Administrationen vurderer desuden, at funktionskontrakter
kan medføre, at en større del af vedligeholdelsesindsatsen gennemføres tidligt i
kontraktperioden, mens indsatsen mod kontraktens udløb i højere grad begrænses til de
arbejder, der er nødvendige for at opretholde den aftalte standard. Dette kan betyde, at
kommunen i de sidste kontraktår får mindre udvikling af vejkapitalen for de afsatte midler.
Det er administrationens vurdering, at et udbud af en offentlig kontrakt vil sikre
konkurrencedygtige priser inden for et politisk fastlagt budget og skabe større klarhed om
opgavernes omfang.
Samlet set vurderes kontraktformen budgetmæssigt at være på niveau med den nuværende
funktionskontrakt. Administrationen vurderer imidlertid, at et udbud af en ny funktionskontrakt
vil medføre væsentlige prisstigninger i forhold til den nuværende aftale. Derudover giver en
offentlig kontrakt væsentligt større fleksibilitet i forhold til prioritering af strækninger,
tidsplanlægning samt koordinering med forsyningsselskaber og øvrige aktører. Opgaver kan
prioriteres og omprioriteres inden for kontraktens løbetid i overensstemmelse med det politisk
fastlagte budget. Dette giver blandt andet mulighed for at udskyde asfaltarbejder på
strækninger, hvor der forventes kommende gravearbejder eller andre anlægsprojekter.
Den offentlige kontrakts kortere kontraktperiode sammenlignet med en funktionskontrakts
kontraktperiode vurderes at styrke konkurrenceudsættelsen og reducere risikoen for
leverandørlåsning. Administrationen vurderer, at dette kan give højere kvalitet og færre
grænseflader i forbindelse med eksempelvis opgravninger.

Den offentlige kontrakts fleksible rammer giver bedre mulighed for løbende at inddrage nye
produkter, metoder og løsninger, herunder miljøhensyn og mere bæredygtige alternativer, frem
for et ensidigt fokus på den billigste løsning. Kontraktformen giver samtidig mulighed for
løbende at tilpasse valg af asfalttyper og materialer i takt med den teknologiske udvikling,
herunder anvendelse af mere klima- og miljøvenlige asfaltløsninger. Samtidig understøttes en
bedre koordinering i forbindelse med større gravearbejder, eksempelvis fra
forsyningsselskaber.
Såfremt mindre vedligeholdelsesopgaver som slaghulsreparationer, kantudbedringer og
rabatopfyldning hjemtages til et kommunalt asfaltsjak, vurderer administrationen endvidere, at
der kan opnås hurtigere responstid, større fleksibilitet og bedre mulighed for løbende
vedligeholdelse af vejnettet.
Det er i øvrigt administrationens vurdering ud fra en generel betragtning, at "tiden er løbet fra"
funktionskontrakter på asfaltområdet, hvilket understøttes af det forhold, at flere kommuner,
herunder Odense Kommune og Lolland Kommune, har valgt at udbyde deres asfaltaftaler som
offentlige kontrakter ved udløb af deres funktionskontrakter.
Hjemtagning af mindre vedligeholdelsesopgaver
Det er administrationens vurdering, at hjemtagning af mindre opgaver såsom rabatopfyld,
udbedring af kant- og slaghuller samt mindre asfaltreparationer kan give hurtigere reaktionstid,
større fleksibilitet og øget ejerskab. En højere frekvens af mindre reparationer kan bidrage til at
reducere vedligeholdelsesefterslæbet og samtidig styrke kvalitet, trafiksikkerhed og det visuelle
udtryk. Ældre asfaltfortove og dårligt reparerede opgravninger vil dermed i højere grad kunne
indgå i den løbende indsats.
Hjemtagning af mindre vedligeholdelsesopgaver vurderes samtidig at kunne sikre en hurtigere
og mere fleksibel håndtering af akutte skader på vejnettet, herunder slaghuller og skader langs
vejkanter. Herved kan vedligeholdelsesindsatsen i højere grad prioriteres efter aktuelle behov,
og kommunen opnår større handlefrihed i planlægningen af den løbende drift.
Dette forudsætter etablering af et mindre asfaltsjak samt indkøb af materialer, hvilket vurderes
at kunne indeholdes inden for den samlede økonomiske ramme. Der vil i forbindelse med det
videre arbejde blive foretaget en nærmere vurdering af de økonomiske og organisatoriske
konsekvenser ved en eventuel hjemtagning af opgaverne.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, vil administrationen forberede udbudsmateriale baseret på
den anbefalede aftaleform.
Den endelige kontrakt, herunder økonomiske konsekvenser, kontraktvilkår og tidsplan for
gennemførelse, fremlægges til særskilt politisk behandling.

Økonomiske og andre væsentlige konsekvenser
Det er administrationens forventning, at denne ramme ligeledes skal være gældende for den
kommende aftale i form af en offentlig kontrakt.

Intentionen med en offentlig kontrakt er at sikre større fleksibilitet og styrke kvaliteten af de
udførte opgaver inden for samme budgetmæssige ramme.
Administrationen vurderer samtidig, at et udbud af en ny funktionskontrakt vil medføre en
væsentlig stigning i de årlige omkostninger sammenlignet med den nuværende kontrakt. Dette
skyldes blandt andet øget usikkerhed i markedet, højere krav til prissætning af risici over en
lang kontraktperiode samt de generelle prisstigninger, der er sket siden indgåelsen af den
nuværende aftale.
En offentlig kontrakt vurderes derimod at give bedre muligheder for at tilrettelægge og prioritere
vedligeholdelsesindsatsen efter aktuelle behov samt sikre, at de afsatte midler anvendes så
effektivt som muligt til gavn for kommunens vejkapital.

Beslutning

Godkendt.

Beskrivelse af sagen