Ændring af Forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelselsens forretningsorden indeholder først og fremmest de processuelle regler i relation til Kommunalbestyrelsen, herunder indkaldelse til møder, vedtagelse af dagsordenen, afstemninger, protokollering, mv.
Det forslås, at forretningsordenens § 3, stk. 2, gøres neutral, så det ikke fremgår, at det er borgmesteren, der udsender dagsordenen.
Dernæst foreslås det, at forretningsordenens § 2 præciseres, så det tydeligt fremgår, at den stedfortræder, der kan indkaldes i tilfælde af et medlems forfald, er den, der ifølge valgopgørelsen står øverst på stedfortræderlisten for den pågældende kandidatliste. Hvis den stedfortræder der indkaldes, har lovligt forfald, kan næste stedfortræder indkaldes. Formuleringen stemmer overens med reglerne i kommunestyrelsesloven og fremgår også af notatet 'Stedfortræderindkaldelse og vederlag', som Kommunalbestyrelsen godkendte den 25. januar 2025.
Det foreslås, at forretningsordenens § 1, stk. 9, ændres, således at det fremgår, at det ikke er tilladt at optage video eller billede under Kommunalbestyrelsens møder. Det gælder for både tilhørere og kommunalbestyrelsesmedlemmer i Kommunalbestyrelsessalen.
Derudover foreslås det, at forretningsordenens § 11, udvides med en tekst om procedureforslag, idet procedureforslag angår et forslags behandling, før Kommunalbestyrelsen vedtager det, og kan fremsættes inden Kommunalbestyrelsen stemmer om forslaget. I § 11, stk. 3, foreslås det også, at der tilføjes en tekst om underændringsforslag, idet der blandt flere ændringsforslag eller underændringsforslag sættes det mest vidtgående til afstemning først.
Det foreslås, at forretningsordenens § 12, om afgivning af stemme og ændring af allerede afgivne stemmer opdateres, idet praksis har vist et behov for præcisering. Det foreslås tilføjet som nyt § 12, stk. 1, at medlemmer af Kommunalbestyrelsen ikke har en forpligtelse til at tage stilling til de anliggender, der kommer til behandling og afstemning i Kommunalbestyrelsen. Som kommunalbestyrelsesmedlem er man dog medansvarlig for lovligheden af de beslutninger, som Kommunalbestyrelsen træffer. Anser man en beslutning for ulovlig, skal man

derfor gøre opmærksom på det og aktivt stemme imod.
§ 12, stk. 2, foreslås opdateret, så det fremgår, at når en sag er afgjort, enten ved afstemning eller vedtagelse uden indvendinger, er beslutningen bindende. Ønsker et medlem at ændre sin stillingtagen til en sag, inden mødets afslutning, kan dette ske, såfremt der er flertal for at genoptage behandlingen af sagen.
Tilføjelse efter Økonomiudvalgets møde den 16. juni 2026 På Økonomiudvalgets møde den 16. juni 2026 blev der rejst en række spørgsmål til forretningsordenerne for Økonomiudvalget, de stående udvalg og Kommunalbestyrelsen. På baggrund af drøftelsen blev Økonomiudvalget forelagt et revideret udkast til forretningsorden for Økonomiudvalget i august 2026. Udkastet blev godkendt. Herefter behandlede de stående udvalg på møder i september reviderede forretningsordener. Udkastet til forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen er justeret i overensstemmelse med justeringerne i forretningsordenen for Økonomiudvalget og de stående udvalg.
I den justerede forretningsorden vedlagt som første bilag, er der foretaget følgende justeringer (markeret med kommentarer i marginen):
Tilføjet i § 1, stk. 1, at begrundelsen for at en sag behandles som lukket punkt, skal anføres i den enkelte sag.
Tilføjet i § 5, stk. 1, at orienteringssager, der kommer fra enten fagudvalgene eller Økonomiudvalget, lægges under dagsordenpunktet meddelelser. Orienteringssager, der kommer fra administrationen, lægges på dagsordenen som et almindeligt dagsordenspunkt.
Tilføjet i § 8, stk. 1, at Kommunalbestyrelsens beslutning om et medlems inhabilitet indføres i beslutningsprotokollen under den sag, som inhabiliteten vedrører.
Vedrørende initiativretten Der er derudover blevet rejst et spørgsmål om, hvorvidt muligheden for et udvalgsmedlem for at få en sag optaget på dagsorden til et udvalgsmøde, er en ret, der følger af styrelsesloven, eller om det er en ret, der er vedtaget i Ballerup Kommune.
Administrationen kan oplyse, at initiativretten efter den kommunale styrelseslov gælder for dagsordener til Kommunalbestyrelsens møder, men at det er muligt for økonomiudvalg og stående udvalg at beslutte en tilsvarende ret, der kan indføres i de respektive forretningsordener. At udvalgsmedlemmer kan rejse sager på udvalgsdagsordenen, er dermed ikke en lovfæstet ret, ligesom ved kommunalbestyrelsesmøder, men en mulighed, der i Ballerup Kommune hidtil har været praksis for i udvalgene, og som har fremgået af forretningsordenerne i den forgangne valgperiode. Dette er også indeholdt i de forretningsordener, som de stående udvalg nu har vedtaget.
Vedrørende procedureforslag

Der er blevet spurgt til, hvad et procedureforslag er. Et procedureforslag er et forslag, der handler om fremgangsmåden (proceduren) for en sags behandling, fx et forslag om at udsætte behandlingen af en sag eller sende en sag tilbage til administrationen for yderligere oplysning. Man stemmer om procedureforslag først, og hvis der stemmes for en udsættelse, behandles sagen ikke substantielt.
Tilføjelse efter Økonomiudvalgsmødet den 22. september 2026 På Økonomiudvalget den 22. september 2026 blev der rejst spørgsmål om reguleringen af spørgetiden i forretningsordenen. Administrationen har undersøgt det, og Sundheds- og Indenrigsministeriet (nu Økonomi- og Indenrigsministeriet) har i svar af 9. oktober 2025 vejledt om, at spørgetid ikke betragtes som en del af kommunalbestyrelsesmødet og derfor ikke skal optages i Kommunalbestyrelsens forretningsorden, der alene vedrører Kommunalbestyrelsens forhold.
På den baggrund foreslår administrationen, at forretningsordenens § 1, stk. 7 og 8, vedrørende spørgetid for borgere, udgår af forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen. I stedet vil administrationen udarbejde en særskilt retningslinje for spørgetiden i forbindelse med kommunalbestyrelsesmøderne og forelægge denne for Kommunalbestyrelsen. Indtil denne retningslinje er godkendt, foreslås det, at den hidtidige procedure, hvor borgerne kan stille spørgsmål efter afviklingen af selve kommunalbestyrelsesmødet, fortsætter.
Som konsekvens af at lade § 1, stk. 7 og 8, vedrørende spørgetid for borgere udgå af forretningsordenen, og forslaget om at fortsætte den hidtidige procedure om spørgetid, indtil en ny retningslinje er vedtaget, er det ikke på nuværende tidspunkt nødvendigt at tage særskilt stilling til proceduren om at stoppe video- og lydoptagelse af kommunalbestyrelsesmøderne efter sidste punkt på dagsordenen og dermed undlade at optage spørgetiden. Afsnittet med overskriften ”Særligt om video- og lydoptagelse af kommunalbestyrelsesmøder” er som konsekvens heraf slettet fra sagsfremstillingen. Administrationen indstiller, at den nuværende praksis for spørgetid, herunder også at der ikke video- og lydoptages, fortsætter indtil Kommunalbestyrelsen har vedtaget en særskilt procedure for spørgetid.
Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser
Bilag 2 bilag, heraf 1 anbefales
BESLUTNINGEN TRÆFFES AF Kommunalbestyrelsen

Indstilling

Center for Politik og Organisation indstiller, at
1. Den reviderede forretningsorden for Kommunalbestyrelsen godkendes.

2. Den hidtidige praksis for så vidt angår spørgetid, herunder at spørgetiden ikke optages med video- og lyd, fortsætter, indtil der foreligger en særskilt procedure for spørgetid i forbindelse med kommunalbestyrelsesmøder.
Sagens forløb 16/06/2026 Økonomiudvalget Udsættes med henblik på at tilvejebringe yderligere oplysninger.
22/09/2026 Økonomiudvalget Udsættes med henblik på tilvejebringelse af oplysninger vedrørende regler for tilrettelæggelse af spørgetid.