Annullering af projekt med magasin til Ø-arkiv

Indstilling

Direktionen indstiller, at
a) Projekt magasin til Ø-arkiv annulleres.
Underskud på -1.156.095 kr. modregnes i puljen til magasin til Ø-arkiv
b) Formålet for puljen til magasin til Ø-arkiv ændres, så den kan benyttes til
midlertidigt og permanent løsningsforslag for Ø-arkivet. Puljen vil efter
annullering af nuværende projekt udgøre 7.387.905 kr.

Behandling i Kultur- og Lokalsamfundsudvalget 1. juni 2026

a) Anbefales
b) Anbefales

Behandling i Økonomiudvalget 17. juni 2026

Indstillingen anbefales.
Morten Riis kan ikke medvirke.

Sagsfremstilling

Opførelse af magasin til Ø-arkivet er et fælles projekt mellem Bornholms Museum og
Bornholms Regionskommune.
For kommunens del skal magasinet dække Ø-arkivets nuværende og fremtidige
arkiveringsbehov, og for Bornholms Museums del skal magasinet være en erstatning for
museets eksisterende arkiver, som i dag er placeret noget spredt på Bornholm.
Hver part finansierer sin egen andel, og fællesudgifterne deles med 1/3 til Ø-arkivet og 2/3 til
Bornholms Museum, som har fået statslige- og fondsmidler til projektet.
Der er i 2025 arbejdet med rådgiver på at projektere bygningen. Der er modtaget
byggetilladelse til at bygge på grunden oppe ved Snorrebakken 66. Byggetilladelsen er
gældende indtil december 2026.
Projektet er forsøgt tilpasset indenfor den givne økonomiske ramme, senest i marts 2026.
Henset til den aktuelle prisudvikling i byggebranchen vurderes det ikke længere muligt at
realisere projektet indenfor den samlede afsatte økonomiske ramme. Administrationen vil
derfor undersøge, om der kan findes alternative løsninger til Ø-arkivet i eksisterende
bygninger. En løsning vil indeholde en indretningsentreprise og evt. leje eller køb af ejendom.
Derved mindskes prisrisikoen.
En annullering af projektet betyder, at kommunens medfinansiering til en fælles
magasinbygning til Bornholms Museum og Ø-arkivet i stedet vil skulle bruges til finansiering af
den alternative permanente løsning.
Det følger heraf, at Bornholms Museum også må finde alternative arkivløsninger.

Konsekvenser for Ø-arkivet
Konsekvenserne vil være, at kommunen fortsat opbevarer kommunens arkivalier i magasiner,
som ikke overholder gældende lovgivning. Arkivalierne nedbrydes i magasiner, som ikke er
sikret i forhold til temperatur, luftfugtighed, ventilation, lys og skadedyr. Derudover forefindes i
de nuværende faciliteter ingen sikring i forhold til vand, ild samt indbrud.
Der gøres opmærksom på, at en del af Ø-arkivets nuværende magasiner findes i bygningernes
beskyttelsesrum.
Hvis byggeriet annulleres skal der både findes en midlertidig og en permanent løsning på

opbevaring af arkivalierne. I første omgang skal kapaciteten de nuværende faciliteter
fastholdes og sikres, herunder de lokaler, der i dag benyttes af andre centre. En annullering vil
betyde, at centre, der delvist benytter eller har fået henvisning på at kunne rykke ind i
lokalerne, skal anvises til andre lokaliteter for at gøre plads til og sikre arkivalierne. I
forlængelse af dette skal der laves eventuelle tilpasninger for at højne sikkerheden på kort sigt,
jf. ovenstående.
Endelig skal der igangsætte et nyt projekt med henblik på at finde en permanent løsning med
tilstrækkelig og sikker magasinkapacitet til Ø-arkivet.

Økonomiske konsekvenser
Der er et nuværende forbrug på 1.605.653 kr. efter betaling af alle indgåede aftaler.
Anlægsbevillingen lyder på 1.367.000 kr., hvor Bornholms Museum skulle betale -916.000 kr.
for deres andel af projektet.
Da projektet standses, er det ikke muligt for Bornholms Museum at få godtgjort omkostninger
fra fondsbevillinger, hvorfor kommunen bliver nødt til at betale Bornholms Museums andel af
projektomkostningerne.
Anlægsbevillingen ender derfor med et underskud på 1.156.095 kr. jf. tabel 1. Underskuddet
modregnes i puljen som omtalt nedenfor.
Tabel 1 – Konsekvenser ved annullering.

Pulje til anlæg af magasin til Ø-arkivet
Der er et restkorrigeret budget til anlæg af magasin til Ø-arkivet på i alt 8.544.000 kr. fordelt i
årerne 2026-2028.
Rest korrigeret budget

Pulje til anlæg af magasin til 4.544.000
Ø-arkivet

I alt

Underskuddet på 1.156.095 kr. bliver modregnet i puljen i 2026, hvorefter der vil være et
samlet rådighedsbeløb på 7.387.905 kr.
Der søges om, at puljen bliver stående til de tilpasninger, der er nødvendige i en midlertidig
periode samt til analyser og forundersøgelser til den kommende permanente løsning. Der vil
blive søgt anlægsbevillinger inden igangsætning af delprojekterne.

Beslutning

Indstillingen godkendt.
Liste Ø kan ikke medvirke, da det virker økonomisk uigennemtænkt at annullere
etableringen af magasinet til kommunens arkivalier - både fordi alle hidtidigt afholdte
udgifter vil påhvile kommunen, og idet der heller ikke er fremlagt en alternativ
magasinløsning, der kan bringe opbevaringen i overensstemmelse med kommunens
lovgivningsmæssige forpligtelser.