Orientering | Ny struktur for sygefraværssamtaler - 20 min

Sagsfremstilling

Der arbejdes på en ny tredelt samtalestruktur som fælles ramme for sygefraværssamtaler i
Faxe Kommune. Formålet er at skabe en mere systematisk, tillidsfuld og handleorienteret
tilgang til sygefravær, hvor dialog, forebyggelse og ledelsesmæssig opfølgning understøtter
hinanden. Sygefravær er fortsat en væsentlig udfordring for både drift, arbejdsmiljø og
fastholdelse af medarbejdere. De seneste års arbejde med at nedbringe fraværet har vist
behov for en tydeligere struktur, som giver ledere et fælles udgangspunkt for dialog med
medarbejdere gennem hele fraværsforløbet.
Den nye tredelte samtalestruktur behandles på Chefforum den 26. august 2026. Bilagene
eftersendes til Hovedudvalget efter behandlingen – enten samme dag eller den efterfølgende
dag.
HR-konsulent Louise Folman deltager under punktet.

Chefforum behandlede og godkendte den tredelte samtalestruktur den 26. august 2026.
Vedlagt sagen er bilag 1 - Samtaleguide - Sygefravær, samt bilag 2 - Oversigt over foreslået ny
samtalestruktur.

Indstilling

Formanden indstiller, at Hovedudvalget:
tager den nye tredelte samtalestruktur som fælles grundlag for Faxe Kommunes
fraværsprocedure til efterretning
drøfter hvordan proceduren implementeres bedst muligt

Beslutning

Der blev orienteret om den nye struktur for sygefraværssamtaler, hvor der indføres et
ekstra samtaletrin mellem nærværssamtale og tjenstlig samtale. Formålet er at skabe
større tydelighed, tryghed og ensartethed for både medarbejdere og ledere. HRkonsulent Louise Folman deltog under punktet.
Hovedudvalget drøftede blandt andet behovet for tydelig kommunikation om forskellen på
de enkelte samtaletyper, herunder hvordan medarbejderen indkaldes, og hvilken del af
processen samtalen vedrører. Det blev fremhævet, at processen skal implementeres
med ordentlighed og fokus på dialog, gensidighed og forebyggelse.
Der var opmærksomhed på, at materialet ikke kun skal sendes til ledere, men også
formidles til TRIO’erne, så både ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter kender
strukturen. Det blev desuden foreslået, at skabelonerne gøres tydelige, eksempelvis med
visuel markering af samtaleniveauet.

HR understøtter lederne i vurderingen af, hvilket samtaletrin der er relevant, og der
arbejdes videre med kommunikation, skabeloner og implementering.
Som lovet på mødet er skabelonerne for de enkelte samtaler vedlagt som bilag 3-10.

Fraværende: Lars Mørk, Katrine Dalgaard Salkola, Vibeke Flintholm Vahlers og Anja
Elfriede Melin Lauridsen