Sæsonbooking - sæson 2027/2028

Indstilling

ADMINISTRATIONEN INDSTILLER
1. At godkende at sæsonbooking 2027/2028 bliver låst med samme sæsonfordeling
2. At godkende at sæsonbookingen fra 2028 laves i toårige perioder.

Baggrund

Udvalget har den 17. marts 2026 behandlet og godkendt sagen om fastlåsning af sæsonen
Idrætsrådet har på møde den 3. marts 2026 drøftet processen for den kommende
sæsonbooking, herunder overgang til ny IT‑leverandør for kommunens lokale- og halbooking.
I forbindelse med systemskiftet anbefaler Idrætsrådet, at sæsonbookingen for 2026–2027
fastlåses og videreføres med de samme godkendte tider som i sæsonen 2025–2026.
Idrætsrådet fremhæver følgende forhold som væsentlige for beslutningen og som vil gøre det
nemmere at være forening i Gribskov Kommune.
Forudsigelighed i planlægningen: Ved at fastholde eksisterende tider får foreningerne
langstrakt forudsigelighed, hvilket understøtter planlægning af sæsonaktiviteter, træningstider
og bemandingsbehov.
Høj grad af genbooking: Cirka 90 % af alle sæsonbookinger er årligt genbookinger af

eksisterende tider. Dette tal understøtter, at en videreførelse af det nuværende
fordelingsgrundlag er i tråd med foreningernes aktuelle og forventede behov.
Overgangsår mellem to systemer: Overgangen fra det nuværende bookingsystem til et nyt,
kræver et teknisk og administrativt overgangsår. Fastlåsning af tiderne for 2026–2027 sikrer, at
implementeringen kan gennemføres uden samtidige større ændringer i fordelingen af haltider.
Stabilitet og ro for foreningerne: Foreningerne undgår usikkerhed omkring ændringer i deres
haltider i en periode, hvor der i forvejen sker en større systemudskiftning. Dette bidrager til
tryghed og kontinuitet i driftsplanlægningen i foreningerne.
Behov for at teste og lære det nye system: Efter sommerferien vil foreninger, administration og
haller skulle arbejde sig ind i funktionerne i det nye system. En uændret fordeling af tider giver
alle parter bedre mulighed for at fokusere på at forstå og anvende systemet korrekt frem mod
næste lokalebooking i 2027.

Sæsonfordelingen 2027/2028:
Hvert år skal de folkeoplysende foreninger ansøge om tider i de selvejende idrætshaller,
gymnastiksale og idrætshaller ved skolerne og øvrige lokaler til den kommende sæson.
Formålet er at sikre, at de kommunale lokaler og faciliteter fordeles i overensstemmelse med
de gældende retningslinjer og på et ensartet grundlag for alle foreninger. Bookingprocessen
foregår ved at foreningerne indsender ønsker til træningstider, aktiviteter og facilitetsbehov.
Efterfølgende bliver der holdt møder med de selvejende haller, idrætsråd og administration
vedrørende bookingerne i de selvejende haller. For de øvrige faciliteter laver administrationen
et overblik over bookingerne, som godkendes i idrætsrådet. De steder hvor der er brug for det,
er der en dialog med foreningerne, idrætsrådet og administrationen om hvordan det løses.
Kommunens nuværende bookingsystem til håndtering af lokalebookinger af idrætsfaciliteter er i
gang med et leverandørskifte i 2026. Det nye bookingsystem forventes at være klar til Januar
2027, samtidig med at sæsonbookingen for 2027/2028 skal åbnes op. For at sikre en stabil,
gennemskuelig og retfærdig proces for foreningerne anbefaler Idrætsrådet og administrationen
derfor, at sæsonbookingen for 2027-2028 fastholdes med den nuværende lokalebooking
2026/2027, indtil det nye system er implementeret, afprøvet og kendt af foreningerne.
Udvalget besluttede d. 17. marts 2026 at godkende at sæsonbookingen for 2026/2027 blev låst
med de samme bookinger der var for sæsonen 2025/2026. Det er blevet mødt med stor
tilfredshed fra foreningerne. Der har været en enkelt idrætsforening, der har reageret på det.
Idrætsrådet har taget en dialog med foreningen og efterfølgende har der ikke været nogle
henvendelser fra foreningerne vedrørende lokalebookingerne.

Sæsonbooking hvert 2. år fremadrettet.
Idrætsrådet og administrationen indstiller på baggrund af de erfaringer vi nu har med at have
en længere sæsonbooking, at der fra sæsonbookingen i foråret 2028 indføres en toårig

bookingperiode, så foreningerne fremadrettet kun skal ansøge om lokalebooking hvert andet
år. Formålet er at skabe større stabilitet for foreningerne, der kender deres tider for en længere
periode som blandt andet gør at de kan lave bedre aftaler med trænere. Administrativt vil det
også frigive ressourcer, når lokalebookingen kun skal håndteres hvert andet år.
Retningslinjerne for Lokalefordeling skal, hvis det godkendes, opdateres med dette samt
hvordan foreninger, der ønsker nye tider i perioden håndteres og hvordan evt. ledig kapacitet i
faciliteterne håndteres. Arbejdet med opdatere retningslinjer vil opstarte med kultur- og
idrætsråd i efteråret 2026, og forelægges derefter udvalget.

Lovgrundlag
Folkeoplysningsloven

Sammenhæng med kommunens politikker og strategier
Det skal være nemmere at være frivillig og forening i Gribskov - vi vil forenkle systemer og lette
administrationen på kultur - fritidsområdet, så det bliver mere enkelt at skabe aktiviteter og flere
får lyst til at engagere sig, som frivillig, arrangør og forening.

Beslutning

1 - 2. Godkendt
Opsætning af punktet rettet i forbindelse med behandling af sagen, så protokollen har
den rette opsætning.