Beslutningssag: Lokaletilskud - Kontrol af sagsforløb og kontroludførelse

Indstilling

Centerchefen for Borger & Branding indstiller til Folkeoplysningsudvalget:
1. at træffe beslutning om, at anbefale administrationen at iværksætte en intern kontrol af bilag og sagsproces af Nykøbing FC's afregning for lokaletilskud vedr. 2025, i stedet for en ekstern revision.
2. eller at det forelæggende grundlag fra Folkeoplysningsudvalgsmødet 9.9. 2026 godkendes. Grundlaget er vedhæftet denne sag
3. at sagen åbnes sammen med referat fra dette møde.

Sagsfremstilling

Folkeoplysningsudvalget besluttede på udvalgets møde d. 12. marts 2026 under behandling af punkt 15 vedr. fordeling af lokaletilskud til folkeoplysende foreninger i 2026, at administrationen skulle indhente dokumentation på udgifter til rengøringspersonale og rengøringsmidler hos Nykøbing FC.
Da det ikke er muligt at indhente dokumentation for afholdte udgifter for det indeværende år, blev der i stedet taget udgangspunkt i 2025 afregningen, som er det seneste regnskabsår, hvor der forelå dokumentation for afholdte tilskudsberettigede udgifter på opgørelsestidspunktet.
Udfaldet af ovenstående blev præsenteret på Folkeoplysningsudvalgets møde d. 9. juni 2026, hvor udvalget besluttede, at NFC skulle indkaldes til møde og redegøre for deres samlede lokaletilskud vedr. foreningshuset MO.VE, samt fremsende relevant dokumentation, herunder lønsedler.
Administrationen har efterfølgende foretaget bilagsgennemgang af alle bilag vedr. foreningens afregning af lokaletilskud vedr. 2025, og kommet frem til vedhæftede opgørelse, der udviser en række positive og negative afvigelser, som dog ikke påvirker det samlede resultat vedr. afregningen. Formanden for foreningen Nykøbing FC, Guldborgsund havde foretræde for Folkeoplysningsudvalget d. 9. september 2026, hvor der blev redegjort for afvigelserne og hvor udvalgsmedlemmerne kunne stille spørgsmål.
På baggrund af de af administrationens indhentede oplysninger og bilagskontrol samt gennemgang af ovenstående redegørelse samt den efterfølgende drøftelse i udvalget, blev der besluttet følgende:
Denne sag:
• at orienteringen følges op med en beslutningssag, hvor sagens forløb beskrives. • at udvalget skal beslutte, om der skal foretages ekstern revision af sagsproces og indhold.
samt yderligere:
• at der skal træffes beslutning om en fremtidig tilskudsmodel for foreningshuset MO.VE. • at det skal besluttes om tilskuddet bør reduceres på baggrund af vurdering af
ikke-tilskudsberettigede aktiviteter i huset MO.VE. • at udvalget ønsker at sag 22 af 8. april 2026 om procedure for foreningsbesøg genoptages.
Denne sag, som alene omhandler beskrivelse af sagsforløbet samt stillingtagen til, om der skal foretages kontrol.
Ekstern revision
Af styrelseslovens § 20, stk. 3, fremgår det bl.a. vedrørende de politiske udvalg, at de kan bestemme, hvilke oplysninger der skal tilvejebringes til brug for udvalgenes arbejde. Udvalgene kan i den forbindelse stille krav om orientering om de sager, som er afgjort af forvaltningen, ligesom udvalgene kan udbede sig notater og redegørelser af mere generel karakter. Udvalgene må i denne sammenhæng respektere

eventuelle kommunalbestyrelsesbeslutninger, ligesom udvalgene må respektere økonomiudvalgets og borgmesterens beføjelser med hensyn til tilrettelæggelse af administrationens arbejde.
Det vil derfor ikke være muligt for Folkeoplysningsudvalget at træffe beslutning om hvorvidt der skal foretages ekstern revisionskontrol, men i stedet beslutte hvorvidt udvalget ønsker at indstille til Økonomi& Erhvervsudvalget at disse undersøgelser igangsættes.
Administrationen vurderer ligeledes, at en ekstern revision vil være en langvarig og omkostningstung proces og anbefaler i stedet en intern kontrol beskrevet nedenfor.
Intern kontrol
Den interne kontrol vil bestå af en gennemgang af eksisterende arbejdsgange samt en gennemgang af alle NFC's bilag.
Den interne kontrol er en særlig og grundig kvalitetskontrol foretaget af medarbejdere fra Center for Økonomi & Ejendomme, som i forvejen har intern kontrol som deres arbejdsområde. Det udførte arbejde vil munde ud i en vurdering af bilagsgrundlaget samt sagsproces, og konklusionen afrapporteres til Folkeoplysningsudvalget.
Øvrige oplysninger.
Nykøbing FC har endnu ikke fået udbetalt 2. rate af deres tilskud på 854.754 kr., da det afventer beslutningen om yderligere kontrol og beregningsmodel. Dette kan have konsekvens for klubbens likviditet.
Beregning af ny afregning, hvor der tages hensyn til kommercielle indtægter fra blandt andet FGU og NFC PRO, og modregnes andre foreningers brug af MO:VE. Se sag 76.
Administrationen indstiller, at sagen åbnes i forbindelse med offentliggørelsen af referatet fra dette møde, for at sikre åbenhed omkring en sag med stor offentlig bevågenhed. Visse bilag vil dog forblive lukkede af hensyn til personfølsomme oplysninger.

Sammenhæng til politiske strategier

Sagen understøtter kerneopgaven "Vi skal styrke borgernes muligheder for at mestre egen tilværelse og i samarbejde med borgerne sikre, at alle kan indgå i relevante fællesskaber" primært gennem følgende fokusområde: "Et sundt og trykt hverdagsliv for alle borgere".

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning

Fraværende: Clara Bundgaard - Fravær med afbud

Folkeoplysningsudvalget beslutter at iværksætte en intern kontrol af bilag og sagsproces. Den interne kontrol er en særlig og grundig kvalitetskontrol foretaget af medarbejdere fra Center for Økonomi & Ejendomme. Beslutningen begrundes i at sikre fuld gennemsigtighed om sagen, og der ikke er tvivl om grundlaget.
Udvalget godkender pkt. 3.

UDVALGTE

Bilag

• Offentlig 20260909_Beslutningsdokument_Lokaletilskud - Nykøbing FC Offentlig _Bilag 1A_Faktiske lokaleudgifter i alt Offentlig _Bilag 2A_Faktiske udgifter til rengøring i alt Offentlig _Bilag 3A_Faktiske udgifter til rengøring pr m2 Offentlig _Bilag 4A_Faktiske udgifter til rengøring pr medlem Offentlig _Bilag 5A_Faktiske udgifter til rengøring ift kontingent Offentlig _Bilag 6A_Præsentation-V3_20260909