Etablering af fælleskommunalt IT-driftsselskab

Sagsfremstilling

ED/NK - ØK - BY
Holstebro Byråd skal behandle sagen endeligt vedr. deltagelse som medstifter og -ejer af et
fælleskommunalt aktieselskab sammen med de øvrige 18 kommuner i Region Midtjylland.
Ved godkendelse af indstillingen beslutter Byrådet som det væsentligste:
at indskyde 17.155 (bilag B) kr. for en ejerandel på 4,29 pct. Denne andel skal overføres
efter den politiske godkendelse og er en forudsætning for selskabsstiftelsen.
at selskabet har hjemsted i Silkeborg Kommune
at selskabet i de første opstarts år ledes af en midlertidig, administrativ bestyrelse på 5
medlemmer, der selvstændigt ansætter en direktør til at forestå den daglige ledelse.
at forhøje budgettet til transitionsorganisationen i 2027, således at Holstebro kommunes
bidrag øges fra det tidligere budget på 198.020 (bilag I), til 433.159 kr., i 2027.
Med stiftelsen af selskabet inden den 1. januar 2027 opfylder kommunerne første del af
økonomiaftalen. Den videre opfyldelse omfatter overtagelse af server- og netværksdriften med
opstart i 2027. Det kræver senere politiske beslutninger om blandt andet yderligere
kapitalindskud og eventuel overdragelse af medarbejdere og aktiver til selskabet. Disse forhold
forelægges til særskilt politisk behandling, når den igangværende behovsafdækning er afsluttet
og fremlæggelse forud for de kommunale budgetprocesser frem mod Budget 2028.
Hvorfor fremsendes indstillingen?
Nærværende sag udspringer af Aftale om kommunernes økonomi for 2026 (’Økonomiaftalen’)
og skal sikre mandat til etablering af et fælleskommunalt aktieselskab, som har til formål at øge
cybersikkerhed og varetage fælles drift af server- og netværksinfrastruktur i Region
Midtjylland.
Ifølge Økonomiaftalen skal kommunerne have etableret sig i nye it-serviceorganisationer inden
den 1. januar 2027. I den forbindelse udestår en række beslutninger forud for endelig
etablering og stiftelse af et fælles midtjysk selskab.
Kommunerne i Region Midtjylland traf i begyndelsen af 2026 principbeslutning om at arbejde
videre med etableringen af et fælleskommunalt aktieselskab (A/S) samt etableringen af en
fælles transitionsorganisation.
Selskabets etablering forudsætter godkendelse i samtlige ejerkommuner, hvorfor sagen
forelægges på et fælles grundlag i de 19 kommuner.
Den fremtidige driftsøkonomi, serviceniveauer og eventuelle investeringsprogrammer
behandles ikke som led i selskabsstiftelsen, men vil blive behandlet under senere oplæg til
beslutning.
Beslutningsgrundlaget er efter den frivillige udvalgsbehandling blevet justeret på baggrund af

politiske bemærkninger fra kommunerne og juridisk kvalitetssikring ved Advokathuset Poul
Schmith.
Ændringerne omfatter blandt andet bortfald af Gruppe A's vetoret på visse beslutninger, en
sænkelse af flertalskravet på generalforsamlingen fra 3/4 til 2/3, justering af
mindretalsbeskyttelsen i Gruppe C samt en mere fleksibel tidsplan for driftsovertagelsen, så
denne påbegyndes i 2027. Derudover er det forhøjede budget for transitionsorganisationen i
2027 vedlagt.
Hvilken værdi skabes for borgere og samfund?
Etablering af selskabet skal bidrage til:
øget cybersikkerhed
mere robuste driftsmiljøer
større faglige fællesskaber
bedre muligheder for rekruttering og fastholdelse
øget standardisering, effektiv drift og videndeling
bedre forudsætninger for fremtidig udvikling og skalering af opgaver
stabilt og sikkert digitalt fundament for de kommunale serviceydelser
Hvad, hvem og hvordan?
Nedenfor gives en kort opsummering af de væsentlige forhold, der træffes beslutning om i
forbindelse med selskabsstiftelsen. Der henvises til de vedlagte bilag for nærmere beskrivelser.
Selskabets etablering
Det foreslås, at de 19 kommuner etablerer et fælleskommunalt aktieselskab med ansvar for
netværks- og serverdrift.
Selskabet ejes af kommunerne med en forholdsmæssig ejerandel opgjort efter antallet af
borgere pr. 1. januar 2026 (bilag B og bilag G).
Ejerstyring og bestyrelse
Ejerkommunerne udøver deres direkte indflydelse gennem beslutninger på
generalforsamlingen.
Til at varetage den overordnede og strategiske ledelse etableres selskabet med en midlertidig,
administrativ transitionsbestyrelse bestående af fem medlemmer. Efter forventeligt 18
måneders virke iværksættes en evaluering af modellen som grundlag for etablering af en
permanent bestyrelse.
For at sikre repræsentation på tværs af ejerkredsen er kommunerne opdelt i tre valggrupper
baseret på ejerandele. Gruppe A indstiller ét medlem, mens gruppe B og gruppe C hver
indstiller to medlemmer.
Formandsposten varetages af et medlem udpeget af Gruppe A i den midlertidige
transitionsbestyrelse. Næstformanden vælges på generalforsamlingen.

Den kommende transitionsbestyrelse vil således bestå af:
Gruppe A: Eddie Dydensborg, Økonomidirektør, Aarhus Kommune
Gruppe B: Klaus Christiansen, Direktør for Beskæftigelse, Økonomi & Personale, Viborg
Kommune og Anders Hansen, Chef for økonomi og It, Horsens Kommune.
Gruppe C: Henrik Brix, It og digitaliseringschef, Favrskov Kommune og Thomas
Hyldgaard, It og digitaliseringschef, Lemvig Kommune
Bestyrelsen ansætter en direktør til at varetage den daglige ledelse.
Nærmere beskrivelse af ejerindflydelse, bestyrelsens sammensætning og ledelsesstruktur
fremgår af bilag G.
Ejeraftalen og -strategien
Ejeraftalen fastlægger ejerkommunernes indbyrdes forhold i relation til selskabet og regulerer i
videre omfang end vedtægterne bestyrelsessammensætning, beslutningskompetencer og
indflydelse, overgang af kapitalandele, udtræden m.m.
Bestyrelsen overlades vide rammer til at træffe beslutninger. Visse beslutninger, herunder
væsentlige beslutninger om økonomi (budget, optagelse af lån m.v.), serviceniveauer, mm.,
løftes dog til generalforsamlingen, hvor ejer-kommunerne vil kunne stemme med deres
ejerandel og derigennem udøve deres ejerbeføjelser.
Selskabets hjemsted
På mødet mellem de midtjyske borgmestre den 23. oktober 2026 blev det besluttet at
selskabets registrerede hjemsted er Silkeborg Kommune. Med forbehold for, at der skal indgås
nærmere aftale om leje af lokationen, forventes adressen for selskabets hovedlokation at være
Pasteursvej 4A, 8600 Silkeborg.
Økonomiske rammer
Selskabet foreslås stiftet som en ”minimumsstiftelse”, hvor der alene indskydes den efter
selskabsloven påkrævede selskabskapital på kr. 400.000.
Arbejdet med at kvalificere selskabets fremtidige økonomi, opgaver, betalingsmodel og øvrige
økonomiske forhold pågår fortsat. Yderligere forhold fremgår af sagens afsnit 5 (”Hvilke
ressourcer kræves?”) samt bilag H.
Bemyndigelsen
Bemyndigelsen i indstillingens pkt. 5 skal udøves inden for de rammer, der følger af byrådets
og økonomiudvalgets beslutninger i nærværende sag, herunder de godkendte vedtægter,
ejeraftalen og ejerstrategien.
Bemyndigelsen omfatter endvidere alene dispositioner, som efter lovgivningen og selskabets
styringsdokumenter kan varetages administrativt. Beslutninger, der efter lovgivningen,
vedtægterne, ejeraftalen eller senere beslutninger truffet af byrådet og økonomiudvalget
henhører under byrådets og økonomiudvalgets egen kompetence, vil fortsat skulle forelægges
politisk.

Opgaveoverdragelse og etablering
Selskabets etablering er første skridt i en længere implementeringsproces. Der vil efter
selskabets stiftelse blive arbejdet videre med den konkrete planlægning af
opgaveoverdragelse, organisering, bemanding og drift.
Øvrige forhold ved selskabsstiftelsen
Bestyrelsen skal efter selskabsloven fastsætte en forretningsorden og føre en ejerbog.
Udkastene forelægges kommunalbestyrelserne til efterretning og kan tiltrædes af
bestyrelsen ved konstitueringen.
For at gennemføre stiftelsen bemyndiges borgmesteren og kommunaldirektøren til den
praktiske udmøntning, til at varetage kommunens interesser i forhold til selskabet,
herunder på generalforsamlinger og til at rammesætte samarbejdet mellem
transitionsorganisationen og selskabets bestyrelse.
Ejerrollen forankres i IT & Digitalisering (Staben), hvor Holstebro Kommunes IT og
Digitaliseringsafdeling i dag varetager drift af server- og netværksinfrastruktur.
Det forhøjede budget til organisationsetableringen i 2027 fremgår af afsnit 5.
Hvilke ressourcer kræves?
Vedrørende selskabsstiftelsen
De økonomiske forhold vedrørende selskabsstiftelsen udgør den efter selskabsloven
påkrævede selskabskapital på kr. 400.000.
Holstebro Kommune skal indskyde 433.159 kr. for en ejerandel på 4,29 %. Denne andel skal
overføres efter den politiske behandling og er en forudsætning for selskabsstiftelsen.
Ejerandelen opgøres på grundlag af kommunens forholdsmæssige andel af borgere i Region
Midtjylland pr. 1. januar 2026 (bilag H).
Vedrørende det samlede projekt
De økonomiske forhold vedrørende det samlede projekt (etablering af IT-serviceorganisation)
skelnes der mellem tre niveauer, der blev fremlagt i forbindelse med principbeslutningen
tidligere på året. De tre niveauer er:

Projektøkonomi
Transitions- og etableringsøkonomi for organisationsetablering
Driftsøkonomi (varig finansiering)

Det forventes, at der vil være behov for at afsætte yderligere ressourcer i løbet af 2027 til
gennemførelse af etablerings- og implementeringsaktiviteter, frem mod selskabets
idriftsættelse og levering af ydelser til kommuner. De nuværende kapaciteter og det konkrete
behov i en ny IT-serviceorganisation er dog ikke færdiganalyseret endnu. Byrådene og
Økonomiudvalg vil blive forelagt en sag herom, når behovet er klarlagt. Sagen vil blive forelagt
forud for de kommunale budgetprocesser for Budget 2028.
Det reviderede budget for 2027 betyder, at budgettet i 2027 øges fra oprindeligt 4,6 mio. kr. til

10,1 mio. kr. Projektet er en kompleks omstillingsproces, hvor de konkrete aktiviteter og
ressourcebehov løbende kvalificeres. Budgettet øges derfor til at dække behovet for frikøb af
fagspecialister fra kommuner, samt direkte ansættelser i transitionsorganisationen med henblik
på at understøtte overgangen til den nye organisation.
Udgifter, der efter gældende regler kan henføres til anlægsudgifter, konteres som sådanne og
belaster derfor ikke kommunernes serviceramme. En eventuel låneadgang er alene en
finansieringsmulighed for sådanne anlægsudgifter og giver ikke adgang til en yderligere
service- eller anlægsramme.
I 2027 udgør Holstebro Kommunes andel 433.159 kr. Et samlet overblik over kommunernes
andel for 2027 fremgår af bilag I. Udgiften finansieres indenfor rammen af fælles-IT.
Hvordan følges der op?
Efter rettidig godkendelse i de 19 byråd vil advokatfirmaet Poul Schmidt kunne gennemføre
den formelle selskabsstiftelse inden udgangen af 2026.

Økonomi har ingen bemærkninger til det økonomiske indhold i sagen.

Indstilling

Det indstilles, at:
Holstebro Kommune indgår som medstifter og -ejer af et fælleskommunalt itdriftsselskab (aktieselskab) for de 19 kommuner i Region Midtjylland på grundlag af
udkast til vedtægter og stiftelsesdokument, som de fremgår af vedlagte bilag A og
bilag B.
Holstebro Kommune tiltræder udkast til ejeraftalen og ejerstrategien, som de
fremgår af vedlagte bilag C og bilag D.
Oplægget til lovpligtige interne dokumenter til selskabets bestyrelse tages til
efterretning, som de fremgår af vedlagte bilag E (forretningsorden) og bilag F
(ejerbog).
Det tages til efterretning, at Byrådet og Økonomiudvalget i løbet af 2027 vil blive
forelagt beslutning om indskud af yderligere egenkapital til finansiering af
selskabets opstart, herunder evt. overtagelse af forpligtigelser, aktiviteter,
medarbejdere m.v.
Borgmesteren og Kommunaldirektøren bemyndiges til på kommunens vegne, at
gennemføre stiftelsen af selskabet, herunder underskrive nødvendige dokumenter
og foretage ikke-væsentlige ændringer, at repræsentere kommunen som ejer i
selskabet, herunder på generalforsamlinger, og at fastlægge rammerne for
samarbejdet i transitionsperioden.
Kommunens ejerrolle forankres i IT & Digitalisering (Staben).

Et forhøjet budget til projektøkonomien i 2027 fra 4,6 mio. kr. til 10,1 mio. kr. (Bilag
I), hvoraf Holstebro kommunes andel er 433.159 kr., godkendes.