Standard for anlægsstyring

Indstilling

Direktørerne indstiller til Klima-, Miljø- og Teknikudvalget, Kultur-og Fritidsudvalget,
Børne- og Uddannelsesudvalget, By-og Planudvalget, Social-Sundheds-og
Borgerserviceudvalget, Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget samt Ældreudvalget, at
anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen:
1. At tage vedlagte nye fælles styringsværktøj for anlægsprojekter i Hvidovre
Kommune kaldet ”Standard for anlægsstyring" til efterretning.
Direktøren indstiller til Klima-, Miljø og Teknikudvalget at anbefale overfor
Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen:
2. At godkende principperne for tidligere projektopstart herunder øget brug af
forundersøgelser.
3. At godkende, at administrationen i enkeltprojekter, som hovedregel, tillægger en
tidsbuffer på 15 %, til håndtering af projektusikkerheder.
4. At godkende, at projekter fremadrettet tillægges en risikopulje svarende til 30 % af
projektets budget
Enten:
5. At godkende, at risikopuljen placeres i enkeltprojekternes budget og at
risikobufferen nedskrives ved faseskift og når risici er afdækket. (Administrationens
anbefaling)
Eller:

6. At godkende, at risikopuljen til enkelte projekter samles i én central reservebuffer
på investeringsoversigten.

Sagsfremstilling

Dette dagsordenspunkt er udarbejdet af Center for Trafik og Ejendomme i samarbejde med
Center for Økonomi og Personale.
Formålet med standarden
Standarden skal bidrage til at skabe ro og forudsigelighed på anlægsopgaverne ved styrkelse
af samarbejde og fælles retning. Tydelige rammer og forventninger er afgørende for et godt
samspil mellem medarbejdere, ledere, centre og politikere. Standarden skal understøtte dialog,
ansvarlighed og professionel praksis, og bidrage til, at Hvidovre Kommunes organisation løser
opgaverne effektivt, mere ensartet, og med høj kvalitet.
Læsevejledning til bilag
Standarden består af to dele hhv.
Standard for anlægsstyring - del 1
Der beskriver de overordnede rammer for styring og organisering, politisk inddragelse,
kommunikation, brugerinddragelse og rettidig opstart. I del 1 foreslås indført tids- og
økonomibuffer for at gøre anlægsprojekterne mere robuste.
Standard for anlægsstyring - del 2
Der gennemgår de fem faser i bygge- og anlægsprojekterne. I del 2 er der fokus på processer
og opgaver, roller og ansvar i administrationens tværgående samarbejde. styres.
Til Standarden er knyttet et bilag som afgrænser projekter omfattet af standarden. Der
henvises til vedlagte bilag: ”Bilag 1 til Standard for anlægsstyring - Afgrænsning”
Som supplement til Standard for Anlægsstyring er udarbejdet en pixie, som på overordnet
niveau fremdrager standardens væsentligste elementer. Der henvises til vedlagte bilag: ”Pixie”.
Endvidere er udarbejdet en præsentation hvor de tre vigtigste tiltag til beslutning er fremdraget.
Se vedlagte bilag: ”Præsentation november 2026”.
Tre væsentlige nye tiltag i standarden

Rettidig projektopstart, herunder øget brug af forundersøgelser
”Standard for anlægsstyring” beskriver, hvordan rettidige bestillinger af nye anlægsprojekter
kan øge vidensgrundlaget for projekter, der vedtages i kommunens budget. Rettidighed
indbefatter, at bestillinger skal afgives senest efteråret, året før et budget vedtages.
Administrationen anbefaler i den forbindelse, at der fremadrettet gives startbevillinger til
forundersøgelser for dermed i højere grad at kunne præcisere projektindhold, økonomi og tid. I
den forbindelse skal nævnes, at politiske bestillinger som altid kan afgives på et hvilket som
helst tidspunkt i kommunens årshjul.
Tidsbuffer på 15 %

For alle større projekter er der ofte en betydelig procesusikkerhed i starten. Projektet kan som
oftest først planlægges mere detaljereret og præcist i de næste faser.
Derfor anbefaler administrationen, at der i fase 0 som hovedregel afsættes en tidsbuffer på 15
% oveni den samlede forventede projekttid. For projekter med mange risici og usikkerheder,
kan tidsbufferen på baggrund af en konkret vurdering, øges. Dette skal sikre en mere realistisk
tidsplanlægning fra start, samt en mere realistisk fordeling af anlægssummen i
projektperiodens år.
Tidsplaner, der fra start er ”skåret ind til benet” kan ikke altid absorbere de aktiviteter og
processer, der konstateres nødvendige i den videre planlægning, uden en forsinkelse.
Kommunale bygge-anlægsprojekter er som oftest også ”unika” /enkeltstående, til forskel fra
parcelhuse, som er en ”hyldevare”, der alt andet lige er nemmere at planlægge og udføre. En
presset tidsplan øger risiko for fejl, eller at projektet ikke indfrier forventningerne. En forsinket
ibrugtagning kan i sidste ende være resultatet, til stor gene for brugerne, og nogle gange også
med økonomiske konsekvenser.
Økonomisk risikobuffer på 30 %
I anlægsprojekters økonomi indgår en pulje til uforudseelige udgifter, der bruges til nødvendige
mindre tilkøb og justeringer, og til at sikre fremdrift - i udførelsesfasen.
Administrationen forslår, at der derudover indføres en risikobuffer - som hovedregel på 30 % af
projektets budget - til at håndtere udefra kommende ukendte risici.
Det præcises her, at bufferen ikke må bruges til projektforbedringer eller- udvidelser.
Administrationen anbefaler at indføre risikobuffere for at undgå kassetræk i utide, og sammenholdt med forslaget om en tidsbuffer - for at fastholde periodiseringer af
anlægsprojekterne.
Styringsarbejdet får ophæng i direktionen og foregår i forbindelse med budgetopfølgningerne,
konkrete mødesager og anlægsprocessen forud for vedtagelse af det årlige budget.
Modellen er inspireret af andre kommuner, som har indført lignende modeller for håndtering af
projektrisici i den tidlige projektfase. I vedlagte lukkede bilag: ”Erfaring med risikopuljer fra
andre kommuner” beskrives to andre kommuners principper for brug af risikobuffer. Bilaget er
lukket da oplysningerne fra de to kommuner er givet i fortrolighed. Det kan også nævnes, at
Vejdirektoratet anvender risikobuffere (reserver) i anlægsprojekter gennem statens model Ny
Anlægsbudgettering (NAB), som er gældende på Transportministeriets område.
Indførelse af en risikobuffer vil til en start have den ulempe, at der beslaglægges en stor del af
kommunens rådighedsramme til risikobuffere i nye projekter. Dermed reduceres muligheden
for at beslutte nye anlægsprojekter, hvis kommunens anlægsramme og likviditet er udfordret.

Politiske beslutninger og aftaler
Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 25. februar 2025, punkt 13, i forbindelse med
beslutning om fremtidig praksis for politisk inddragelse i forbindelse med udbud af kommunale
bygge-og anlægsprojekter, at administrationen på baggrund af de i sagen nævnte indstillinger
og beslutninger, udarbejder en særskilt sag omhandlende ”Retningslinjer for anlægsstyring”, til
politisk godkendelse.

Økonomiske konsekvenser

Administrationens forslag om indførelse af 30 % risikopuljer for nye anlægsprojekter vil lægge
beslag på denne økonomi i forbindelse med budgetlægningen.
I det netop vedtagne Budget 2027-2030 kan det nævnes, at der i det nye anlægsprojekt,
”Renovering af svømmehalsbassin og dæk i Frihedens Idrætscenter” er indarbejdet 30 %
risikopulje som en del af projektets økonomi.

Retsgrundlag
Kommunestyrelsesloven og kommunalfuldmagtsreglerne giver kommunen adgang til at forsyne
sig selv med varer og tjenesteydelser til brug for varetagelse af kommunale opgaver.
Kommunen skal efter disse regler endvidere handle økonomisk forsvarligt.

Høring
Der er ikke høringspligt i denne sag.

Klima-, miljø- og bæredygtighedsmæssige konsekvenser
Der er ikke umiddelbart nogen klima-, miljø og bæredygtighedsmæssige konsekvenser i denne
sag.