Orientering omkring status på KAI projektet

Sagsfremstilling

Resume og sagens baggrund
Der er et behov for at opgradere kommunens intranet, KAI. KAI anvendes kun i begrænset omfang som den primære
indgang til information i organisationen. Dette skyldes blandt andet, at det opleves som vanskeligt at finde relevante
oplysninger.

Projektgruppen, der består af Kommunikationsteamet samt en projektleder fra HR og Udvikling, igangsatte projektet
vedrørende udviklingen af KAI i oktober 2025. Projektet er struktureret i følgende faser:
Fase 1 - Kortlægning af organisationens brug af intranettet
Fase 2 - Design af nyt intranet
Fase 3 - Teknisk opsætning
Fase 4 - Indholdsarbejde - herunder uddannelse af KAI- redaktører
Fase 5 - Lancering af nyt KAI

Projektet har undervejs været påvirket af reducerede ressourcer i projektgruppen, hvilket har medført
væsentlige forskydninger i den oprindelige tidsplan. Det betyder, at et nyt KAI ikke forventes klar til lancering i
oktober/november 2026, som oprindeligt forventet.
Nedenfor fremgår status for projektets faser.

Fase 1 - Kortlægningsfasen
Kortlægningsfasen er gennemført. Arbejdet har omfattet interviews med udvalgte enheder samt en
spørgeskemaundersøgelse, hvor alle medarbejdere har haft mulighed for at deltage.

Uddrag fra kortlægningen:
Generelle mønstre:
Ledere bruger KAI mere end medarbejdere – men ofte kun til HR, løn, personale og
Plan2learn.
Medarbejdere bruger KAI meget lidt og nogle grupper slet ikke.
Mange bruger Teams, mail eller mundtlig videndeling i stedet.
Flere enheder bruger KAI primært til nyheder
Det mest værdsatte ved KAI:
Nyheder på forsiden (fx jubilæer, Go’ weekend).
HU-videoer.
Find medarbejder-funktionen.
Nem adgang til IT-helpdesk.
Notifikationer i Teams.
Udfordringer:
den generelle søgefunktion fungerer dårligt
Strukturen opleves rodet og ulogisk
KAI opleves som et intranet for Rådhuset
Forældet eller manglende indhold
Uklarhed om systemernes samspil
Svært at finde kontaktpersoner/kollegaer baseret på opgaver
Top 5 typer af informationsbehov:
1. Instrukser og retningslinjer (klart vigtigst)
2. Personale- og HR-information (ferie, sygdom, kørsel, arbejdsskader)
3. Vejledninger, praktisk information og arbejdsgange
4. Kontaktoplysninger og organisatorisk overblik
5. Driftsmeddelelser og lokale aftaler
Top 5 tværgående ønsker:
1. En markant bedre søgefunktion - både den generelle og kollegasøgning
2. Oprydning og ny struktur
3. Fælles retning og klar systemarkitektur

4. Målgruppebestemte eller personlige forsider
5. Bedre onboarding og læringsmiljø
Fase 2 - Design af nyt intranet
Der er udarbejdet en beskrivelse af de ønskede designmæssige løsninger samt en funktionsspecifikation, der
samtidig redegør for de forudsætninger, som skal være til stede i organisationen for at realisere det ønskede
design. Derudover er det undersøgt, om de ønskede funktionaliteter kan understøttes teknisk på den
nuværende SharePoint-platform, hvilket vurderes muligt.

Fase 3 - Teknisk opsætning
En væsentligt udfordring er, at organisationen ikke råder over interne SharePoint-kompetencer til udvikling og
vedligeholdelse af et nyt intranet. Realisering af det ønskede design forudsætter derfor anvendelse af ekstern
konsulentbistand. Tilsvarende vil den efterfølgende drift og support af løsningen være afhængig af eksterne
leverandører.
På den baggrund har projektgruppen iværksat en undersøgelse af alternative platforme, for at afsøge mere
transparente løsninger ift. økonomi. Undersøgelsen forventes afsluttet senere på året, hvorefter Direktionen
orienteres om projektgruppens anbefalinger vedrørende valg af fremtidig platform.

Økonomiske konsekvenser
Ingen bemærkninger.

Indstilling

Projektgruppen indstiller at orienteringen omkring status på KAI taget til efterretning.
Behandling

Hovedudvalget.

Beslutning

Taget til efterretning.
Afbud: Michel van der Linden, Mette Baltersen Isen, Thomas Knudsen, Michael Gravesen