Evaluering af budgetmodellen for det specialiserede skoleområde (Beslutning)

Indstilling

1. Forvaltningen orienterer om evalueringen af budgetmodellen på det specialiserede område.
2. Forvaltningen foreslår, at afrapportering om brugen af spændet, hvilket angiver antal elever, der minimum og maksimum kan være i en gruppe i de forskellige målgrupper på specialområdet. fremadrettet opgøres som en del af den halvårlige ledelsesinformation på området.

Problemstilling

Kommunalbestyrelsen godkendte den 6. marts 2025 ”Forslag til ny budgetmodel på det specialiserede skoleområde” med følgende præciseringer fra Økonomiudvalget (bilag 1):
1. Økonomiudvalget har noteret sig bekymringen for en maksimal udnyttelse af spændet og

er enig i, at en sådan situation vil være uholdbar. Brugen af spændet i modellen følges månedligt og der forelægges politisk sag herom i skoleudvalget.
2. Der foretages en evaluering af den samlede budgettildelingsmodel allerede efter et år, herunder specialtilbuddenes vurdering af den nye model.
3. Forvaltningen genoptager i marts arbejdet med, i samarbejde med specialtilbuddene, at definere skolernes fysiske begrænsninger i forhold til det spænd, der er lagt ind i budgettildelingsmodellen, herunder med hensyntagen til målgrupperne og funktionsniveauer.
4. Skoleudvalget følger konsekvenserne af den ændrede åbningstid.
Den nye budgetmodel trådte i kraft fra skoleåret 2025/ 2026.
Siden begyndelsen af skoleåret 2025/2026 er Skoleudvalget/ Børne- og Skoleudvalget månedligt blevet præsenteret for brugen af spændet.
Derudover genoptog forvaltningen arbejdet med at definere skolernes fysiske begrænsninger i forhold til spændet. Denne beskrivelse har forvaltningen udarbejdet i samarbejde med specialtilbuddene (bilag 2).
Ovenstående præciseringer fastsætter også, at der skal foretages en evaluering allerede efter et år. Forvaltningen har derfor med udgangspunkt i præciseringerne fra Økonomiudvalget og i samarbejde med specialtilbuddene fastsat indholdet af evalueringen, metode og tidspunkt for udførelsen af evalueringen. I den forbindelse er det blevet besluttet, at konsekvenserne af den ændrede åbningstid indgår i evalueringen.
Forvaltningen nu med denne evaluering imødekommet alle præciseringerne fra økonomiudvalget, som blev protokolleret i forbindelse med godkendelsen af budgetmodellen på det specialiserede skoleområde den 6. marts 2025.
Løsninger
I det følgende præsenteres evalueringens konklusioner. Den fulde evaluering er bilagt sagen (bilag 3).
Konklusion
Tilbuddene vurderer generelt, at den nye budgetmodel er et godt styringsredskab og prognoseværktøj, der er mere transparant end den tidligere model.
Derudover er der nogle bekymringer for, at opgørelsesdatoen pr. 1/11 for elev- og gruppetal begrænser mulighederne for at tilpasse økonomien, hvis der sker større reguleringer af budgettet. Opgørelsesdatoen 1/11 er dog valgt efter forslag fra et af tilbuddene og i dialog med tilbuddene. Da der indtil videre kun sket én regulering på baggrund af den nye opgørelsesdato, er det ikke muligt at se tendenser.
Desuden er der et opmærksomhedspunkt om, at der er en større økonomisk sårbarhed forbundet med at være et mindre tilbud, da de i højere grad påvirkes af faktorer som f.eks.

ændringer i elevantal og langtidssygemeldinger. Samtidig har de ikke på samme måde som de større tilbud den samme fleksibilitet til at flytte rundt på medarbejdere, hvis budgettet reduceres. Desuden er det svære at skabe et fritidstilbud, da elevgrundlaget er for lille. Dette er bl.a. også tilfældet for den nyoprettede gruppeordning på Trongårdsskolen, hvor der på nuværende tidspunkt kun er én gruppe.
Åbningstiden
Med den nye budgetmodel blev der samtidig ændret på tilbuddenes åbningstid, hvilket betød at den blev udvidet således at den er ens med de almene tilbud. Den ændrede åbningstid påvirkede ikke Sorgenfriskolen, da de allerede havde åbent i tidsrummet. For de tre andre tilbud viser evalueringen umiddelbart, at den udvidede åbningstid i tilbuddene kun benyttes i et begrænset omfang – på nær i aftentilbuddet på Hummeltofteskolens gruppeordning. Aftentilbuddet i Hummeltofteskoles gruppeordning er et nyt tilbud, som skolen har valgt at oprette, da det med den nye budgetmodel blev muligt.
Spændet
I hele skoleåret 2025/2026 er spændet blevet fulgt månedligt af forvaltningen og Skoleudvalget/ Børne- og Skoleudvalget. Formålet har været at imødekomme bekymringen om, at der ville blive visiteret elever ud over spændet, så der ville blive foretaget en skjult besparelse. På baggrund af tallene kan det konstateres, at alle målgrupper og tilbud har været under spændet og der har ikke som bekymringen var blevet visiteret elever ud over spændet efter skæringsdatoen den 1. november.
Derudover har elevtallet varieret hen over året og tallene viser at spændet heller ikke har været ”makset ud” hele skoleåret. På Hummetofteskolens gruppeordning har der dog i maj og juni været en elev mere end hvad det er vurderet at den fysiske kapacitet har kunne rumme, men visitationen er sket i samarbejde med skolen, der har vurderet at det godt kunne lade sig gøre.
På baggrund af ovenstående foreslår forvaltningen, at opfølgningen følges i forbindelse med den halvårlige ledelsesinformation på området til Børne- og Skoleudvalget i stedet for som nu, hvor der er en månedlig opfølgning.

Økonomi

Overordnet set viser gennemgangen af økonomien, at det samlede budget er steget fra godt 93,8 mio. kr. til godt 96,1 mio. kr. Stigningen skyldes primært, at Sorgenfriskolen har fået en ekstra gruppe på S-sporet. Derudover har de enkelte tilbuds budgetter også ændret sig i forhold til det estimerede budget i den nye model som fremlagt. Opsummerende skyldes det følgende faktorer:
1. der er kommet en ny timefordelingsplan, der samlet set medfører færre faglektioner til eleverne,
2. den nye model fremlagde et skøn over økonomien ud fra elevgrundlag i første halvår at skoleåret 2024/2025. Forskellen imellem det estimerede og det faktiske antal grupper,

elever i undervisning og elever i fritid påvirker det enkelte tilbuds budget.
3. i forlængelse af ovenstående vil forskellen imellem den estimerede fordeling af elever på tværs af klassetrin og den faktisk fordeling påvirke budgettet.
Ovenstående faktorer vil påvirke budgettet, som tilbuddene får tildelt for hvert skoleår.
Det videre arbejde
Specialtilbuddene har peget på en række opmærksomheder i forhold til budgetmodellen, som man vil kunne arbejde videre med. Da budgetmodellen kun har været i brug i et skoleår, vurderer forvaltningen dog ikke, at vidensgrundlaget er stort nok til at lave større ændringer af budgetmodellen. Forvaltningen vil dog i forlængelse af evalueringen følge op på følgende punkter:
Forvaltningen vil udarbejde en mere tydelighed beskrivelse af, hvordan og hvornår antallet af grupper justeres i forhold til spændvidden.
Forvaltningen vil afholde et kursus i brugen af prognoseværktøjet i budgetmodellen for at understøtte specialtilbuddene yderligere i deres brug af det.
Forvaltningen vil følge op på reguleringen på baggrund af den nye opgørelsesdato for elev- og gruppeantal de næste to år for at afdække, om der opstår udfordringer. I den forbindelse vil der også blive fulgt op på, om tilbuddene oplever, at prognoseværktøjet understøtter deres arbejde. Opfølgningen vil finde sted med udgangen af skoleåret.
Forvaltningen arbejder henimod en organisering af gruppeordningerne, hvor der er mere end 1-2 grupper, da det vil gøre dem mere bæredygtige og mindre økonomisk sårbare. Forvaltningen vil følge op på organiseringen de næste to år for at afdække, om der opstår udfordringer. Opfølgningen vil finde sted med udgangen af skoleåret.
For tre ud af fire tilbud viser evalueringen umiddelbart, at den udvidede åbningstid i tilbuddene kun benyttes i et begrænset omfang – på nær i aftentilbuddet på Hummeltofteskolens gruppeordning. Forvaltningen vil derfor følge op på fremmødet i ydertimerne de næste to år for at afdække, om der opstår udfordringer. Opfølgningen vil finde sted med udgangen af skoleåret.
Strategisk ramme
Principper for økonomistyring for Lyngby-Taarbæk Kommune. Bilag til styrelsesvedtægt for skolevæsenet i Lyngby- Taarbæk Kommune.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vil følge op på punkterne under overskriften "Det videre arbejde".
Såfremt man politisk vælger at godkende indstillingspunkt 2, vil forvaltningen fremadrettet

indarbejde opfølgningen på spændet i den halvårlige ledelsesinformation på området.

Beslutning

Børne- og Skoleudvalget orienteres om indstillingspunkt 1 og anbefaler indstillingspunkt 2.
Økonomiudvalget orienteres om indstillingspunkt 1 og anbefaler indstillingspunkt 2.
Kommunalbestyrelsen orienteres om indstillingspunkt 1 og beslutter indstillingspunkt 2.
BESLUTNINGSFORLØB
Beslutning fra Børne- og Skoleudvalget 2026-2029, den 23. september 2026, punkt 5:
Ad 1) Orientering givet. Ad 2) Anbefalet.