Vilkår vedr. optagelse af personalerelaterede samtaler v. Maria Schou

Indstilling

Forvaltningen indstiller til Hovedudvalget:
1. at kvalificere udkast til vilkår for lydoptagelser af personalerelaterede samtaler
REFERAT
Dagsordenspunktet blev udsat, da der er behov for at indsamle flere informationer i
forhold til udformning af yderlig information til dagsordenspunktet. Sagen kommer på igen
på et senere møde i en udvidet form.

Sagsfremstilling

Den teknologiske udvikling har gjort det enkelt at optage samtaler, hvilket har medført, at
medarbejdere spørger om brug af lydoptagelse. Fraværet af en beskrivelse af vilkår har i den
forbindelse skabt usikkerhed hos både medarbejdere og ledere.
Der kommer forespørgsel fra medarbejdere, der ønsker at lydoptage samtaler med ledelsen,
herunder i forbindelse med sygefraværssamtaler, tjenstlige samtaler og øvrige
personalesamtaler. Anvendelsen af lydoptagelse kan imidlertid påvirke samtalens karakter, idet
fokus kan forskydes fra dialog og nærvær til dokumentation, hvilket kan have en negativ
indvirkning på samtalekvaliteten for begge parter.
Det skal i den forbindelse fremhæves, at medarbejdere altid har mulighed for at medbringe en
bisidder efter eget valg. En bisidder kan f.eks. være en tillidsrepræsentant, et familiemedlem
eller en anden relevant person og fungerer som medarbejderens støtte og ekstra ører. Dette
bidrager til at skabe tryghed for medarbejderen under hele samtalen.
Udkast til beskrivelse af vilkår:

Formålet er at skabe en ensartet og gennemsigtig praksis i Randers Kommune, hvor der er
klare forventninger til både ledere og medarbejdere. Samtidig skal rammerne understøtte en
balanceret tilgang, hvor hensynet til medarbejderens behov for dokumentation afvejes mod
behovet for en tillidsfuld og konstruktiv samtale.
Direktionen ønsker en kvalificering af en beskrivelse af vilkår, hvor lydoptagelse som
udgangspunkt er tilladt, forudsat at dette er aftalt med nærmeste leder forud for samtalen.
Herved sikres åbenhed om optagelsen og mulighed for at imødekomme konkrete behov.
Da lydoptagelser typisk indeholder personoplysninger, er de omfattet af
databeskyttelsesforordningen (GDPR). Det indebærer, at optagelser kun må anvendes til et
sagligt og aftalt formål, opbevares forsvarligt og ikke videregives til uvedkommende. Deling
uden hjemmel kan være i strid med gældende regler, hvorfor det forudsættes, at optagelser
behandles fortroligt og alene anvendes af samtalens deltagere. Skjulte optagelser er
uforenelige med de besluttede vilkår og kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
Lovgivningsmæssigt grundlag
Straffeloven
Reguleringen af lydoptagelser i en ansættelsesmæssig sammenhæng hænger sammen med
tre forskellige regelsæt: straffeloven, databeskyttelsesreglerne og kommunens ledelsesret som
arbejdsgiver. De tre regelsæt regulerer forskellige spørgsmål og skal derfor ses i
sammenhæng.
Straffelovens § 263, stk. 1, nr. 2, gør det strafbart hemmeligt at aflytte eller optage en samtale
mellem andre, som man ikke selv deltager i, eller forhandlinger på et lukket møde, man har
skaffet sig uberettiget adgang til. Bestemmelsen omfatter derimod ikke en person, der optager
en samtale, vedkommende selv deltager i.
Det betyder, at en medarbejder strafferetligt er berettiget til at optage en samtale med sin
leder., uanset om lederen er bekendt med optagelsen, og uanset om lederen har givet
samtykke. Det samme gælder den anden vej: en leder kan på samme måde lovligt optage en
samtale, lederen selv deltager i.
En praktisk konsekvens af dette er, at en kommunal beskrivelse af vilkår ikke kan gøre skjult
optagelse strafferetligt forbudt. En beskrivelse af vilkår kan derimod fastsætte, hvad der
ansættelsesretligt forventes af medarbejderen, og hvilke konsekvenser det kan have at handle
i strid hermed, jf. afsnittet om ledelsesretten nedenfor.
Databeskyttelsesreglerne
En lydoptagelse af en samtale vil typisk indeholde personoplysninger om de personer, der
deltager i eller omtales under samtalen, og er derfor omfattet af databeskyttelsesforordningen
(GDPR) og databeskyttelsesloven, uanset om optagelsen foretages af kommunen eller af
medarbejderen selv. Der findes ikke særlige regler om lydoptagelse af samtaler i GDPR eller
databeskyttelsesloven, men de generelle databeskyttelsesregler finder anvendelse, herunder
kravet om en gyldig behandlingshjemmel.

Det er særligt relevant ved sygefraværssamtaler, hvor samtalen ofte vil indeholde oplysninger
om helbred. Helbredsoplysninger er en særlig kategori af personoplysninger som er underlagt
et skærpet beskyttelsesniveau efter databeskyttelsesforordningens artikel 9. Det stiller krav til,
hvordan en eventuel optagelse opbevares og anvendes.
De databeskyttelsesretlige krav indebærer blandt andet:
• at en optagelse alene må anvendes til det formål, den er aftalt til (dokumentation af
samtalen).
• at optagelsen skal opbevares fortroligt og ikke videregives til andre end de, der har deltaget i
samtalen.
• at optagelsen ikke opbevares længere end nødvendigt for formålet, og efterfølgende slettes.
• at den, der er blevet optaget, har de samme grundlæggende rettigheder som andre
registrerede, herunder ret til indsigt i, hvordan optagelsen anvendes.
Disse principper er i overensstemmelse med Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i
forbindelse med ansættelsesforhold, hvoraf det blandt andet fremgår, at optagelser bør slettes
med jævne mellemrum, og at opbevaring kun bør ske, hvor der er en konkret anledning.
Kommunens ledelsesret
Som offentlig arbejdsgiver har Randers Kommune som led i den almindelige ledelsesret
mulighed for at fastsætte rammer for, hvordan møder og samtaler med medarbejdere afholdes,
herunder om hvordan der må ske lydoptagelse. Dette er ikke i strid med, at en medarbejder
strafferetligt er berettiget til at optage sin egen samtale. Ledelsesretten angår de
ansættelsesretlige rammer for samarbejdet, og ikke strafferetten. Det betyder, at en skjult
optagelse, selvom den ikke er strafferetligt ulovlig, kan udgøre en tilsidesættelse af den
loyalitetspligt, der bør være mellem leder og medarbejder, og dermed efter en konkret
vurdering kan have ansættelsesretlige konsekvenser.
Region Midtjylland og 6-by
Region Midtjylland og 6-byerne er blevet spurgt, om de har rammer for lydoptagelser.
Ingen af 6-byerne har fastsat rammer for lydoptagelser. Aalborg er i proces med at udarbejde
materiale omhandlende lydoptagelser. I Aarhus er der ingen formelle rammer, men
medarbejdere, der konkret ønsker at lydoptage, har mulighed for det.
I Region Midtjylland må tjenstlige samtaler, sygesamtaler og andre lignende samtaler, som
udgangspunkt ikke optages.

Det videre forløb
Efter kvalificering i Hovedudvalget vil sagen blive behandlet i direktionen for endelig beslutning.

Økonomi

Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser.