Procedurer for timefordeling i haller mv. (D)

Sagsfremstilling

Kompetence

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget

Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan drøfte den nuværende procedure og proces for
fordeling af timer i idrætshaller mv. (sæsonbooking), herunder komme med evt. ønsker til
ændringer mv.

Indstilling

Direktøren for Børn, Unge og Kultur indstiller,
1. at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget drøfter den nuværende procedure og proces for
fordeling af timer i idrætshaller mv. (sæsonbooking), herunder kommer med evt. ønsker til
ændringer mv.

Sagens indhold
Hvert år foretager administrationen en fordeling af timer i idrætshaller mv. for den kommende
sæson på baggrund af den procedure + proces, der er angivet i de politisk vedtagne
retningslinjer for lån af lokaler, haller og udendørs anlæg (vedlagt som bilag 1).
Timefordelingen i idrætshaller mv. er siden 2019 med undtagelse af Corona-perioden foregået
på følgende måde:

1. marts: Frist for ansøgninger om faste tider i haller og på kunstgræsbaner til aktiviteter i den
kommende sæson (sæsonbooking)
Senest 15. april: Fritidsafdelingen udarbejder på baggrund af den politisk vedtagne
prioriteringsrækkefølge- og principper samt indhentede data en grovskitse for timefordelingen
samt gennemarbejder, opstiller og samler alle de indberettede ønsker til timer, herunder i
hvilke haller og tidsrum der er flere ansøgere til den samme tid. Materialet udarbejdes bl.a. til
brug for de efterfølgende timefordelingsmøder.
Slagelse Idræts Råd (SIR) udarbejder typisk på egen hånd også oversigter mv. til brug for
fordelingen og timefordelingsmøder, ligesom de beder administrationen om diverse data.
Medio april-medio maj: Der afholdes fælles timefordelingsmøder i de byer, hvor det er relevant
(typisk Korsør og Slagelse). Repræsentanter fra Fritidsafdelingen, Slagelse Idræts Råd og
foreningerne deltager i møderne.
På møderne vil der typisk være et bord pr. hal, og ansøgerne til tider i den enkelte hal prøver
så med assistance fra administrationen og/eller SIR at nå til enighed om timefordelingen i
hallen.
Målet med møderne er, at timefordelingen i videst muligt omfang bliver afklaret på selve
møderne.
Senest 20. maj: Hvis der ikke er opnået enighed på timefordelingsmøderne, tager Kultur, Fritid
og Borgerservice med inputs fra SIR stilling til evt. konflikter.
Den af Kultur, Fritid og Borgerservice godkendte fordeling udmeldes omkring den 20. maj til
foreningerne.
Inden sommerferien: Foreninger mv. har mulighed for at klage over fordelingen. Dette skal ske
senest 2 uger efter modtagelse af timefordelingen. Kultur, Fritid og Borgerservice behandler
med inputs fra SIR de evt. indkomne klager over fordelingen.
Først når evt. indkomne klager er behandlet, og hele fordelingsplanen dermed er endeligt
godkendt, kan den træde i kraft i den enkelte facilitet. Fordelingen skal være endelig inden
sommerferien.
Inputs fra Foreningsundersøgelsen i 2025
Sidste år foretog administrationen en stor foreningsundersøgelse, hvor foreninger, aftenskoler,
selvorganiserede mv. havde mulighed for at komme med deres syn på, hvordan vi lokalt kan
gøre det lettere og mere attraktivt at være forening/frivillig på idræts-og fritidsområdet.
Selv om undersøgelsen ikke direkte omhandlede fordeling af timer i haller mv., kom nogle
respondenter med bemærkninger til de nuværende procedurer og proces for timefordeling.
Fx ønsker nogle respondenter, at administrationen skal spille en mere aktiv rolle/tage mere
ansvar i fordelingen, fremfor at det lægges over på foreningerne at skulle blive enige indbyrdes
om timefordelingen til halfordelingsmøderne.

Nogle respondenter efterspørger også, at der i højere grad bruges fakta/data i fordelingen, og
at der kigges på ændringer i forhold til balancen mellem tider til fx udendørs og indendørs
idrætter, eller tages stilling til hvilke haller der skal benyttes til hvilke aktiviteter.
Endelig fremkom der i forbindelse med de afholdte dialogmøder med de høringsberettigede råd
på fritidsområdet et ønske om, at foreninger i højere grad skal udspecificere deres ønsker om
tider i bookingsystemet Winkas, så det bliver lettere at lave en prioritering af ønskerne på
baggrund af den politisk vedtagne prioriteringsrækkefølge- og principper for fordelingen.
Administrationens vurdering af den nuværende timefordeling
Administrationen vurderer på baggrund af bl.a. Foreningsundersøgelsen, foreningernes
løbende tilbagemeldinger samt administrationens egne erfaringer, at der kan være behov for at
tage et fornyet kig på procedurerne og processen for timefordeling mhp. en evt. optimering.
Dette skal både ses i sammenhæng med, at timefordelingen i dag kan være både tung og
tidskrævende, og at der i dag kan være uklarhed hos foreningerne om, hvem der fordeler
tiderne, og hvem der har ansvaret, fordi flere forskellige aktører er inde over fordelingen.
Administrationen vurderer, at der kan være et potentiale i at undersøge, om der skal skabes en
mere gennemsigtig, smidig og objektiv proces, hvor fordelingen i højere grad tager
udgangspunkt i de vedtagne principper samt data fra fx HallMonitor.
Proces for evt. ændringer i procedurer for timefordeling:
Såfremt Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget ønsker det, kan administrationen igangsætte en
proces for evt. ændringer i procedurerne mv. for timefordeling. Denne proces kunne fx omfatte:
Indhentning af erfaringer fra andre kommuner
Indhentning af inputs fra foreningsliv til nuværende procedurer for timefordeling samt
ønsker til fremadrettede procedurer for timefordelingen. Dette kunne fx ske gennem en
spørgeskemaundersøgelse.
Administrativ udarbejdelse af udkast til nye procedurer for timefordeling
Udkastet sendes i høring hos relevante aktører, herunder høringsberettigede råd og
Forum for Foreningsliv og Folkeoplysning forud for politisk behandling.

Retligt grundlag
Folkeoplysningsloven, der bl.a. beskriver godkendte folkeoplysende foreningers ret til at få
anvist lokaler, såfremt de er ledige og egnede, samt efter hvilken prioriteringsrækkefølge disse
lokaler skal anvises.
Kommunens politisk vedtagne retningslinjer for lån af lokaler, haller og udendørs anlæg, der
bl.a. beskriver, hvordan og efter hvilke prioriteringer og principper faciliteter på idræts- og
fritidsområdet i Slagelse Kommune anvises.

Kommunalfuldmagtens principper, der bl.a. sætter rammer for, hvilke formål kommunen lovligt
kan varetage, herunder hvilke aktører som kommunen lovligt kan tilbyde gratis
lokaler/faciliteter.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.

Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.

Sagens videre forløb
Hvis Kultur-, Fritids- og Turismeudvalgets drøftelse medfører ønsker om ændringer mv. i
procedurer for timefordeling, vil administrationen igangsætte en proces herfor med bl.a.
indhentning af erfaringer fra andre kommuner samt inddragelse/høring af relevante aktører,
herunder høringsberettigede råd og det nye Forum for Foreningsliv og Folkeoplysning.
Administrationen vil forventeligt i oktober 2026 kunne forelægge en sag for Kultur-, Fritids- og
Turismeudvalget om forslag til ændrede procedurer for timefordelingen.

Beslutning

At 1: Drøftet.
Udvalget bemærker, at der i arbejdet inddrages erfaringer fra andre kommuner og
relevante lokale aktører, herunder Forum for Foreningsliv og Folkeoplysning samt
Slagelse Idrætsråd.