Konkurrenceudsættelse (sagen blev på mødet behandlet som en lukket sag)

Indstilling

Kommunaldirektøren foreslår,
1. at Økonomi- og Erhvervsudvalget genoptager drøftelserne om
konkurrenceudsættelser, og
2. at der tages stilling til om der skal laves en foranalyse af konkurrenceudsættelse af den
samlede rengøringsopgave, når den nuværende kontrakt udløber, eller om der skal laves
en foranalyse af konkurrenceudsættelse af opgaver omkring ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Historik
Det blev som en del af budgettet for 2026-2029 besluttet: ” Der afsættes 100.000 kr. til en
undersøgelse af potentialet ved udlicitering” (link til budgetforliget 2026-2029).

Behandling i Økonomi- og Erhvervsudvalget 15. juni 2026

Økonomi- og Erhvervsudvalget beslutter,
1. at der for nuværende ikke udarbejdes foranalyser af konkurrenceudsættelser, og
2. at Økonomi- og Erhvervsudvalget på en temadrøftelse senere genoptager drøftelserne om
konkurrenceudsættelser samt en evt. ajourføring af administrationsgrundlaget for Viborg
Kommunes konkurrenceudsættelser.

Inddragelse og høring
Hoved-MED drøftede oplæg om screening vedrørende konkurrenceudsættelse i maj måned
(link til sag nr. 2 i Hoved-MED 12. maj 2026).
Hoved-MED blev orienteret om genoptagelse af drøftelserne vedrørende
konkurrenceudsættelse på mødet d. 28. oktober 2026.
Medarbejdere på de to områder omkring rengøring og ejendomsservice har IKKE været
inddraget på nuværende tidspunkt.

Beskrivelse
På Økonomi- og Erhvervsudvalgets møde den 15. juni 2026 blev der konkret peget på
rengøringsopgaven og opgaverne omkring ejendomsservice som mulige området at
konkurrenceudsætte. De to områder belyses nærmere nedenfor omkring opgave, omfang og
andre relevante forhold.
Rengøring
Rengøringen på alle de kommunale institutioner i Viborg Kommune har været
konkurrenceudsat i 2013. Efter Absolut Rengørings konkurs i november 2014 fik institutionerne
ifm. genudbuddet mulighed for selv at vælge, om de ville indgå i det fælles udbud eller
varetage opgaven med eget personale. Denne mulighed fik institutionerne også ved genudbud
af rengøring i 2018 og senest i 2025, jf. beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 22.
januar 2025 (link til sag nr. 19 på Økonomi- og Erhvervsudvalgets møde den 22. januar 2025 ).
I de nuværende rengøringskontrakter, som havde kontraktstart den 1. august 2026, indgår 142
enheder fordelt på to delaftaler. Delaftale 1 omfatter den vestlige del af kommunen, herunder
den vestlige del af Viborg by, og delaftale 2 omfatter den østlige del af kommunen. Syv
enheder valgte ifm. udbuddet i 2025 at udtræde af de fælles kontrakter, mens tre enheder
valgte at indtræde. Alle kommunale dagtilbud indgår i de fælles rengøringskontrakter, mens det
kun gælder et af de syv selvejende dagtilbud.
Uden for rengøringskontrakterne står primært nogle mindre tilbud på socialområdet, hvor
rengøring indgår som en del af det pædagogiske arbejde, samt en række skoler. Af de 24
skoler indgår 13 i de fælles rengøringskontrakter. Hertil kommer enhederne på
beskæftigelsesområdet, bl.a. under Trepas, samt rådhuset.

Institutionerne uden for de fælles kontrakter ligger spredt i hele kommunen. Derfor vil et udbud
af disse institutioner ikke forventes at kunne opnå de samme stordriftsfordele mht. lokal
rengøringsledelse samt anvendelse af medarbejdere på tværs af institutionerne som i de
nuværende geografisk baserede delaftaler. Institutionerne udenfor de fælles kontrakter
vurderes til at udgøre ca. en tredjedel af den samlede rengøringsopgave.
Prisen for rengøring i de nuværende kontrakter er ca. 33,2 mio. kr. Dette er en stigning på ca.
1,8 mio. kr. ift. de tidligere kontrakter. Stigningen hænger sammen med, at pris og kvalitet hver
blev vægtet med 50 % i tilbudsevalueringen, samt at én leverandør ikke kunne vinde begge
delaftaler. Prisstigningen er håndteret inden for institutionernes egne budgetter. De nuværende
kontrakter udløber 2030 med mulighed for forlængelse til 2033.
Ejendomsservice
Ejendomsservice i Ejendomme og Energi varetager den strategiske, økonomiske og
tværgående ejendomsdrift. Ejendomsdrift omfatter i denne sammenhæng nedenstående
områder:
Teknisk service
Energiforbrug (el, vand og varme)
Tekniske løsninger til styring af ejendomme
Vedligehold af grønne arealer og vintervedligehold
Øvrige driftsmidler (mindre reparationer og akut vedligehold)
Forsikring (i samarbejde med Udbud og Indkøb)
Administration

Udover de rent bygningsmæssige opgaver indgår Ejendomsservice også med ”bløde”
serviceopgaver for de enkelte institutioner, som er vanskelige at sætte i system.
Ejendomsservice har derudover en rolle ifht. planlagt vedligehold, hvor de bistår med mindre
vedligeholdelsesopgaver. Yderligere deltager de aktivt i forbindelse med byggeanlægsprojekter
i byggeudvalget og arbejdsgrupper med sparring og koordinering ifht. den fremtidige drift.
Tidligere var ansvaret for akut vedligehold, ejerskab og budgetter mv. placeret på de forskellige
institutioner på tværs af direktørområderne. I forbindelse med budgettet for 2023-2026 blev der
etableret en central ejendomsenhed med henblik på at styrke en tværgående bygnings- og
ejendomsdrift. Ejendomme og Energi samlede funktionerne og dertilhørende kompetencer for
kommunal ejendomsdrift. Den tekniske service blev samlet i Ejendomsservice, og de tekniske
serviceledere og medarbejdere blev overflyttet både organisatorisk og ledelsesmæssigt.
Formålet var at optimere den faglige styring og effektivisere via energioptimering,
bygningsvedligeholdelse og -drift, harmonisering af serviceniveau og opgaveløsning samt
vedligeholdelse af grønne arealer. Der blev indarbejdet en besparelse på 0,6 mio. kr. i 2023 og
stigende til 1,8 mio. kr. 2024, 2,8 mio. kr. i 2025 og 3,8 mio. kr. i 2026 og frem.

Ifm. godkendelse af budgettet for 2026-2029 i efteråret 2025 vedtog byrådet, at der skulle
etableres en forsøgsordning for to skoler ift. den nuværende organisering af Ejendomsservice.
Der var ingen skoler, som ønskede at indgå i forsøgsordningen på de skitserede vilkår
svarende til den økonomi, som Ejendomsservice har til at løse opgaven. Økonomi- og
Erhvervsudvalget besluttede derfor på mødet d. 17. juni 2026 at annullere forsøgsordningen.
Ejendomsservice har et samlet budget på ca. 105 mio. kr. i 2026. Heraf er 27 mio. kr. lønninger
til ca. 65 årsværk fordelt på ca. 72 medarbejdere. I budgettet for 2027-30 er der indarbejdet en
besparelse på 1,5 mio. kr. årligt.
Udover Ejendomsservice løser også Park og Vej samt eksterne leverandører opgaver
vedrørende grøn og hvid vedligehold for kommunen.
Eventuel videre proces
Hvis Økonomi- og Erhvervsudvalget ønsker at gå videre med konkurrenceudsættelser, vil der
blive tilrettelagt en proces, hvor der udarbejdes foranalyser af udvalgte områder/opgaver med
inddragelse af fagområder og relevante MED-udvalg.
Foranalyserne skal indeholde en undersøgelse af markedssituationen, mulighed for en
hensigtsmæssig afgrænsning af opgaven, der kan udbydes, indhentning af erfaringer fra andre
kommuner mv. Foranalyserne vil blive behandlet i Økonomi- og Erhvervsudvalget.
Hvis Økonomi- og Erhvervsudvalget beslutter at gå videre med udarbejdelse af foranalyser, vil
det meget detaljerede administrationsgrundlag for konkurrenceudsættelser blive ajourført og
forelagt udvalget til godkendelse.

Alternativer

Tidsperspektiv
Eventuel foranalyse vil kunne fremlægges inden sommeren 2027.

Økonomiske forhold og konsekvenser

Juridiske og planmæssige forhold

Beslutning

Økonomi- og Erhvervsudvalget beslutter,
1. at der ikke for nuværende skal laves foranalyser af konkurrenceudsættelse af de 2
områder.
Lars Mogensen (I) stemmer imod med den begrundelse, at der bør laves en foranalyse af
konkurrenceudsættelse af opgaver omkring ejendomsservice.
Fraværende:
Lone Langballe