Høring af puljemodel for forældredrevet arrangement på sidste skoledag

Sagsfremstilling

Allerød Byråd godkendte den 26. marts 2026 at imødekomme en konkret forældreansøgning
om et tilskud på 37.500 kr. til et fælles aftenarrangement på sidste skoledag for kommunens 9.
klasser i skoleåret 2025/2026.
I forbindelse med sagens forberedelse i henholdsvis Børne- og Skoleudvalget (den 3. marts
2026) og Økonomiudvalget (den 17. marts 2026) anmodede udvalgene om, at Forvaltningen
beskrev en fremtidig model for en permanent puljeansøgning til et tilsvarende, fælles
arrangement.
Fejringen af sidste skoledag i Allerød Kommune har historisk og aktuelt udviklet sig således:
Eftermiddag (Kommunalt regi): Klub Allerød og SSP afholder fortsat et fælles,
alkoholfrit eftermiddagsarrangement ved Ravnsholtskolen (kl. 13.00-16.30) med stor
tilslutning fra kommunens afgangselever.
Aften (Historik og nuværende situation): Der har tidligere været afholdt et kommunalt
aftenarrangement i klubregi, men dette blev afskaffet grundet faldende tilslutning og
prioritering af private fester. I indeværende år er der for første gang gennemført et
fælles, forældredrevet aftenarrangement for alle kommunens 9. klasser med økonomisk
støtte fra kommunen.
I forslaget anmodes bestyrelserne om en tilbagemelding vedrørende dette årets arrangement.
Det er Forvaltningens vurdering, at en fremtidig model skal etableres med en fast og
gennemsigtig struktur, så kommende forældregrupper på tværs af kommunens skoler, kan
ansøge om midler fra en til formålet afsat pulje. Det forudsættes, at der på de kommende
årgange ligesom i år vil være en forældreinteresse for at løfte et tilsvarende fælles
aftenarrangement under ordnede forhold.

Forslag til en evt. kommende ordning
Lovligt kommunalt formål: Et fælles, forældredrevet aftenarrangement for alle
kommunens afgangselever kan efter kommunalfuldmagtsreglerne karakteriseres som en
almindelig ungdoms- og fritidsaktivitet/folkeforlystelse af bred kommunal interesse. Det
understøtter de unges sociale trivsel på tværs af skolerne og har et væsentligt
forebyggende og ordensmæssigt sigte, idet det reducerer risikoen for uorganiserede
gadefester.
Sikkerhed mod støtte til enkeltpersoner: For at overholde kommunalfuldmagtens
forbud mod at yde støtte til private enkeltpersoner, udbetales der ikke kontante midler
eller acontobeløb til private konti på forhånd. Forvaltningen administrerer i stedet puljen
via en refusionsmodel. Godkendte udgifter refunderes til en udpeget
forældrerepræsentants private konto som refusion af dokumenterede udlæg.
Sikkerheden mod ulovlig privatstøtte sikres ved, at Forvaltningen foretager kontrol af
indkøbs-fakturaer, så det dokumenteres, at midlerne udelukkende er gået til det
godkendte, kollektive formål. Dette er en ekstra opgave i Forvaltningen.
Forankring i skolebestyrelserne: For at sikre den nødvendige koordination på tværs af
kommunens skoler (inkl. privatskolen), forankres initiativet via skolebestyrelserne.
Skolebestyrelserne har ansvaret for, at der udpeges repræsentanter blandt forældrene
på 9. årgang, f.eks. aktivitetsforældrene. De har ligeledes ansvaret for, at kontakten
mellem repræsentanterne på de enkelte skoler formidles, så repræsentanterne kan
samles i et fælles forældreudvalg og i fællesskab udarbejde koncept og ansøgning.

Administrative årshjul
For at sikre forældrene den nødvendige tid til at koordinere på tværs af skolerne, indhente
tilbud samt ansøge, fastlægges et administrativt årshjul. Tidsplanen fremgår af bilag 1.

Standardbetingelser for fremtidige tilskud
Forvaltningen foreslår, at ethvert fremtidigt tilsagn betinges af følgende ufravigelige kriterier:
Fuld inklusion: Arrangementet skal være ét fælles arrangement, som er åbent og
tilgængeligt for samtlige afgangselever i Allerød Kommune (både folkeskoler og
privatskole samt unge i gruppeordninger) på lige vilkår. Der kan opkræves en rimelig
egenbetaling til dækning af udgifter til arrangementet. Egenbetalingen må dog ikke
fastsættes på et niveau, der ekskluderer elever fra at deltage, og forældregruppen skal i
planlægningen tage højde for dette.
Forældreansvar og hæftelse: Forældrene har det fulde praktiske og
sikkerhedsmæssige ansvar samt opsyn under festen. Kommunen stiller ikke personale
til rådighed ud over almindelig SSP-ressourcer, og hæfter ikke for eventuelle
økonomiske underskud eller merudgifter, som forældreudvalget måtte pådrage sig ud
over det godkendte tilskud.
Udskænkningsforbud: Da der er tale om et offentligt tilskudsberettiget
ungdomsarrangement for unge under 18 år, må der ikke udskænkes alkohol.

Sikkerhed og adgangskontrol: Forældregruppen skal sikre synlige voksen-vagter,
benytte adgangskontrol for at afvise udefrakommende, og det lokale politi orienteres om
arrangementet på forhånd.
Øremærkning og administrativ udbetalingsform: Midlerne øremærkes udelukkende
kollektive udgifter (f. eks alkoholfri forplejning, leje af telte mv.). Der kan ikke udbetales
acontobeløb til private konti på forhånd. Afregning kan ske som refusion af
dokumenterede udlæg. Forældreudvalget forestår selv indkøb af råvarer og forplejning,
hvor udgifterne afholdes som udlæg. Kommunen refunderer efterfølgende det
godkendte beløb til en udpeget forældrerepræsentant fra forældreudvalget mod
indsendelse af specificerede kvitteringer.

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at udvalget sender følgende i høring i skolebestyrelserne og Ung
Allerøds bestyrelse frem til 15. september med henblik på genbehandling af modellen i
oktober:
1) Bestyrelsernes vurdering af sidste skoledag og særligt aftenarrangementet for
afgangseleverne 2025/26.
2) Den beskrevne fremtidige model samt det administrative årshjul for "Sidste Skoledagpuljen"
3) De opstillede standardbetingelser anvendes som grundlag for Forvaltningens fremtidige
administrative sagsbehandling.

Beslutning

Tema
Efter anmodning fra hhv. Børne- og Skoleudvalget og Økonomiudvalget fremlægges forslag til
en fremtidig model for en permanent puljeansøgning til et fælles forældredrevet arrangement
for afgangselevernes sidste skoledag, svarende til arrangementet i sommeren 2026.
Modellen omfatter rammer for forankring, økonomisk øremærkning og administrativ afregning.
Forvaltningen anbefaler, at modellen sendes i høring i skolebestyrelserne og Ung Allerøds
bestyrelse med henblik på dels en kort vurdering af arrangementet 2025/26, samt kvalificering
af modellen, idet forslaget lægger op til, at skolebestyrelserne får en opgave.

Kompetence
Byrådet har kompetencen til at træffe endelig beslutning i sagen.