Byggesagsbehandlingstider i Ballerup Kommune og forslag om nye målsætninger

Sagsfremstilling

Administrationen orienterede den 4. november 2025 Klima- og Miljøudvalget om, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid (set over 6 måneder) var faldet fra 81 dage til 74 dage. Sagsbehandlingstiden er siden steget, så den pr. 1. marts 2026 i gennemsnit lå på 82 dage.
KL’s opfølgning på servicemål for 2025 er kommet primo marts 2025. KL opgør den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for hver af de 5 typer byggesager (enfamiliehuse, simple konstruktioner, industri- og lagerbygninger, etagebyggeri - erhverv og etagebyggeri - boliger) se bilag.
DI leverer i deres analyse en beregning af gennemsnittet for de 5 typer byggesager. I henhold til DI’s analyse er Ballerup Kommunes sagsbehandlingstid steget fra 66 dage i 2024 til 77 dage i 2025 (se bilag).

I forhold til de øvrige kommuner i Hovedstadsområdet ligger Ballerup Kommunes gennemsnitlige sagsbehandlingstid jf. DI’s analyse fra marts 2026 lidt over gennemsnittet. Vores placering blandt de 17 kommuner er forbedret fra en 10. plads til en 9. plads. DI har inddelt Danmark i områder, og Ballerup ligger i deres statistik sammen med 16 andre kommuner i Hovedstadsområdet (de øvrige kommuner er Albertslund, Brøndby, Gentofte, Gladsaxe, Glostrup, Herlev, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, Lyngby-Taarbæk, Rødovre, Vallensbæk, Dragør, Frederiksberg, København og Tårnby).
I 2025 blev der behandlet 870 sager, heraf var kun 212 omfattet af servicemålene. Det vil sige, at 76% af de sager, som blev behandlet, lå uden for statistikken, og kun 24% er omfattet er af servicemålene og indgår dermed i statistikken. I 2018 blev der behandlet 765 sager, heraf var 228 omfattet af servicemålene.
Administrationen har hele tiden været bevidste om, at den behandler andre byggesager end de sager, der er omfattet af det fællesoffentlige servicemål og dermed byggesager, der ikke medtages i statistikken. Byggesager, der ikke er omfattet af servicemålene, drejer sig f.eks. om dispensationer fra lokalplaner eller bygningsreglement, forhåndsdialog, lovliggørelsessager, indberetning fra Beredskab Øst i forbindelse med brandsyn, skilte, legepladser, klager, aktindsigter mv.
Derudover har administrationen igennem de sidste mange år registreret et stigende behov for skriftlig og telefonisk vejledning af de mange borgere og virksomheder, der ønsker at bygge i Ballerup Kommune. Dette er ligeledes en opgave, som ikke er indeholdt i statistikken, men som administrationen alligevel prioriterer. Administrationen kan konstatere, at i 93 % af alle ansøgninger sendes der en mangelskrivelse.
Arbejdsopgaver, der optager meget af byggesagsbehandlingens ressourcer og som specifikt kan nævnes, er byudvikling, herunder Kildedal.
Arbejdet med byudvikling er til stadighed i gang i byggesagsbehandlingen, det skyldes at selve byggesagsbehandlingen ofte ligger 2-3 år efter vedtagelse af lokalplan. Så selvom kommunen holder tilbage med byudvikling og lokalplaner til byudvikling, så er byggesagsbehandlingen fortsat præget af ”tidligere” besluttet byudvikling.
Administrationen har igennem de seneste 6 år givet byggetilladelse til godt 4000 boliger i form af etageboligbebyggelse i de store byudviklingsområder. Disse byudviklingsprojekter lægger beslag på en stor del af enkelte medarbejderes tid. I modsætning til de mindre sager er der meget sagsbehandling mellem byggetilladelsen og den endelige færdigmelding i form af afklarende spørgsmål, supplerende godkendelser og ikke mindst etapevise færdigmeldinger. Byudviklingen i Skovlunde og Ballerup Bymidte har f.eks. beslaglagt 1½ til 2 årsværk i 3-4 år, hvor byggerierne stod på.
Byggesagsbehandlingens bidrag til Byudviklingen i Kildedal har været nødvendig på et tidligere stade, end det umiddelbart var forventet. Byggesagsbehandlingen har bidraget til lokalplanarbejdet, men er endnu ikke gået i gang med den egentlige byggesagsbehandling,

hvilket vil øge presset endnu mere på byggesagsbehandlingstiden.
På Klima og Miljøudvalget den 9. april 2024 stillede administrationen forslag om, at målsætningen for byggesager ændres fra de 20 dage til de fællesoffentlige servicemål på 40/40/50/55/60 dage, og at der tilføres et årsværk, så sagsbehandlingstiden nedbringes til disse fællesoffentlige servicemål.
Klima og Miljøudvalget godkendte ikke at ændre målsætningen for servicemål til de fællesoffentlige, men godkendte tilførsel af ét årsværk (som blev ansat den 1. september 2024).
Det fremgik af sagen, at det var administrationens vurdering, at med tilførsel af et årsværk, ville sagsbehandlingstiden kunne bringes ned på de fællesoffentlige servicemål. Og det fremgik desuden, at hvis administrationen skulle nedbringe sagsbehandlingstiden til Ballerup Kommunes egne servicemål på 20 dage for alle ansøgningstyper, vil det kræve tilførsel af to til tre årsværk. Dette var også oplyst i meddelelsespunkt den 31. maj 2022.
Med erfaringen fra foråret 2025 med opnormering i byggesag ved merarbejde, så tyder det på, at ekstra ressourcer har en positiv effekt på sagsbehandlingstiden. Det er administrationens vurdering, at ved tilførsel af to til tre årsværk vil sagsbehandlingstiden kunne bringes ned på Ballerup Kommunes egne servicemål. Det er fortsat to til tre årsværk, da der er sket en stigning i mængden og indhold i opgaver, som har "opslugt" det ekstra årsværk, som blev tilført byggesagsbehandlingen i 2024.
Administrationen er ikke bekendt med, at andre kommuner i Hovedstadsområdet har fastsat mål for sagsbehandlingstiden, der ligger lavere end de landsdækkende servicemål.
Administrationen kan læse på kommunernes hjemmesider, at deres sagsbehandlingstider går fra ca. 8 uger til 14 måneder, før en sagsbehandler har kigget på en indsendt sag. For lovliggørelsessager er der angivet tider på op til 2 år. I 2024 lå den generelle sagsbehandlingstid for hovedstadskommunerne på 3 uger til 14 måneder.
Ballerup Kommunes mål for en sagsbehandlingstid på 20 dage gælder for alle sagstyper og er et udtryk for, at Ballerup Kommune prioriterer private borgeres sager og erhvervslivets sager lige højt.
Administrationen har forespurgt et par andre kommuner om deres antal af byggesagsbehandlere set i forhold til indbyggertal:

Kommune Greve Furesø Rødovre

Antal byggesagsbehandlere 14 (inkl. 1 studentermedhjælper) 12 7

Indbyggertal 53.536 42.884 45.118

Ballerup

Administrationen arbejder kontinuerligt med at optimere byggesagsbehandlingen og implementerer løbende tiltag. /Se bilag ”Allerede implementerede tiltag for at understøtte effektiviseringen af byggesagsbehandling”).
Administrationen vil arbejde med at nedbringe sagsbehandlingstiden ved at
1. Tilknytte en konsulent i resten af 2026, som er ekspert i at hjælpe med at behandle byggesager, så administrationen på den korte bane kan få sagsbehandlingstiden bragt ned.
2. Afsøge mulighed for yderligere digitale løsninger til byggesagsbehandlingen
3. Afsøge muligheden for, at ekstern konsulent kan kigge på effektivisering af sagsbehandlingen
4. Omprioritere opgaveløsningen i byggesag/organisationen

Udover de tiltag som administrationen selv arbejder med, kan der ændres på servicemål samt tilføres ressourcer. Administrationen forslår, at målsætningen for byggesager ændres til de fællesoffentlige servicemål på 40/40/50/55/60 dage.
Administrationen vil vende tilbage med en status på de forskellige indsatser inden udgangen af året.
Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen
Bilag 3 bilag, heraf 1 anbefales
BESLUTNINGEN TRÆFFES AF Klima- og Miljøudvalget

Indstilling

Center for By og Miljø indstiller, at
1. Orienteringen tages til efterretning 2. Målsætningen for byggesager ændres til de fællesoffentlige servicemål på

Beslutning

Indstillingens punkt 1: Taget til efterretning.
Indstillingens punkt 2: Godkendt.

Punkt 19: Orientering om signalanlægopgradering, herunder grøn bølge og signaloptimering 05.01.02-P20-25-24 Afbud: Amalie Svarre Klitsgaard (I)