Ændring af Forretningsordenen for Økonomiudvalget

Sagsfremstilling

Opdateringen består af flere elementer. For det første foreslås det, at ordet "udvalgssekretær" erstattes med det mere tidssvarende "direktøren på området".
Dernæst foreslås det, at teksten vedrørende afholdelsen af udvalgsmøder præciseres, så forretningsordenen stemmer overens med notatet "Virtuelle udvalgmøder", som Kommunalbestyrelsen godkendte den 24. november 2025. Præciseringen består dels i, at teksten i forretningsordenens § 1, stk. 5, opdateres, så det er tydeligt, hvem der kan indkalde til ekstraordinære møder, dels at der i forretningsordenens § 1 indsættes et nyt stk. 6, om, at der er mulighed for, at nogle af de ordinære møder afholdes som virtuelle møder samt at formanden eller et flertal af udvalget kan godkende, at enkelte medlemmer (1-3 medlemmer, men højst under halvdelen af udvalgsmedlemmerne), deltager virtuelt i et ellers fysisk møde.
Derudover foreslås det, at forretningsordenens § 4 ændres, således at dagsorden til ordinære møder i de stående udvalg (fagudvalg) fremadrettet som altovervejende hovedregel udsendes senest mandagen ugen før mødets afholdelse - i dag udsendes dagsordenen torsdagen ugen

før mødet. Det gælder dog ikke for møderækken i august, hvor dagsordenen, som hidtil, udsendes 4 hverdage (inkl. lørdag) før mødets afholdelse. Ændringen har virkning fra datoen for den opdaterede forretningsordens endelige godkendelse. I samme bestemmelse foreslås det, at formuleringen om udsendelse gøres neutral så det ikke fremgår, at det er formanden for Økonomiudvalget henholdsvis udvalgsformanden, der udsender dagsordenen. Som følge af den tidligere udsendelse af dagsorden til møder i de stående udvalg er det tillige nødvendigt, at fristen for initiativretssager til møder i de stående udvalg ændres fra 8 dage før et udvalgsmøde til 12 dage før et udvalgsmøde (§ 3). Grundet mødekalenderen, og sager der går videre fra de stående udvalg (fagudvalg) til Økonomiudvalget og derefter videre til Kommunalbestyrelsen, er det ikke muligt at udsende dagsorden tidligere til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. For så vidt angår udsendelse til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen fastholdes det dermed, at dagsordenen udsendes henholdsvis om torsdagen og om onsdagen.
I § 4 er det derudover foreslået, at teksten om udsendelse af materialet via det elektroniske dagsordenssystem slettes, for at gøre forretningsordenen teknologineutral.
Derudover har administrationen vurderet, at der har været behov for at præcisere reglerne vedrørende tavshedspligt ved udvalgsmøder. Præciseringen fremgår af forretningsordenens § 9.
Til sidst foreslår administrationen, at § 10 om borgerinddragelse slettes, idet teksten i bestemmelsen i forvejen fremgår af notatet "Fem principper for inddragelse af borgerne" godkendt af Kommunalbestyrelsen den 25. februar 2021.
Endelig er der foretaget korrekturrettelser i dokumentet.
Tilføjelse efter Økonomiudvalgets møde den 16. juni 2026 På Økonomiudvalgets møde den 16. juni 2026 blev der rejst en række spørgsmål. På baggrund af drøftelsen forelægger administrationen et justeret udkast til forretningsorden for Økonomiudvalget. I den justerede forretningsorden vedlagt som første bilag, er der foretaget følgende justeringer (markeret med gult i bilaget):
Tilføjet i § 4, stk. 2, at begrundelsen for at en sag behandles som lukket punkt, skal anføres i den enkelte sag.
Tilføjet et nyt § 8, stk. 3 om, at et medlem ikke kan ændre sin allerede afgivne stemme, efter afstemningen om et punkt er gennemført og punktet er lukket, også selvom beslutningsprotokollen endnu ikke er underskrevet. En allerede afgjort sag kan dog genoptages under samme møde, hvis et flertal stemmer for genoptagelse. Når der er stemt, eller sagen blot er afgjort stiltiende, er beslutningen truffet og er dermed ’bindende’. Skulle et medlem på et senere tidspunkt i løbet af mødet, men inden protokollen er underskrevet, have ønske om at ændre sin stemmeafgivning i sagen, kræver det flertal i udvalget at ændre denne. Hvis man ønsker at ændre sin stemme, skal man oplyse dette til formanden.

Tilføjet, i tidligere § 8, stk. 4, nu § 8, stk. 5, at et udvalgs beslutning om et medlems inhabilitet indføres i beslutningsprotokollen under den sag, som inhabiliteten vedrører.
Principperne om borgerinddragelse i § 10 er indsat i forretningsordenen igen.
Administrationen vurderer i den forbindelse, at det vil være mest hensigtsmæssigt for at undgå forvirring om procedurer mv., at de enkelte fagudvalgs forretningsordener ensrettes. Derfor vil administrationen efter Økonomiudvalgets behandling af denne sag forelægge reviderede forretningsordener for de stående udvalg.
Vedrørende initiativretten Der er derudover blevet rejst et spørgsmål om, hvorvidt muligheden for et udvalgsmedlem for at få en sag optaget på dagsorden til et udvalgsmøde, er en ret, der følger af styrelsesloven, eller om det er en ret, der er vedtaget i Ballerup Kommune.
Administrationen kan oplyse, at initiativretten efter den kommunale styrelseslov gælder for dagsordener til kommunalbestyrelsens møder, men at det er muligt for økonomiudvalg og stående udvalg at beslutte en tilsvarende ret, der kan indføres i de respektive forretningsordener. At udvalgsmedlemmer kan rejse sager på udvalgsdagsordenen, er dermed ikke en lovfæstet ret, ligesom ved kommunalbestyrelsesmøder, men en mulighed, der i Ballerup Kommune hidtil har været praksis for i udvalgene, og som har fremgået af forretningsordenerne i den forgangne valgperiode.
Vedrørende procedureforslag Der er blevet spurgt til, hvad et procedureforslag er. Et procedureforslag er et forslag, der handler om fremgangsmåden (proceduren) for en sags behandling, fx et forslag om at udsætte behandlingen af en sag eller sende en sag tilbage til administrationen for yderligere oplysning.
Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser
Bilag 2 bilag, heraf 1 anbefales
BESLUTNINGEN TRÆFFES AF Økonomiudvalget

Indstilling

Center for Politik og Organisation indstiller, at
1. Den reviderede forretningsorden for Økonomiudvalget godkendes.

Beslutning

Indstillingen godkendt

Sagens forløb
16/06/2026 Økonomiudvalget Udsættes med henblik på at tilvejebringe yderligere oplysninger.

Punkt 12: Ændring af Økonomiudvalgets mødekalender for 2026, 2027 og 2028 00.22.04-A00-10-25 Afbud: Johan S. Müller (A) (1. viceborgmester)