Administrations- og personaleanalyse af Ballerup Kommune

Sagsfremstilling

På baggrund af Økonomiudvalgets bestilling har administrationen foretaget en kombineret administrations- og personaleanalyse. Analysen bygger på henholdsvis regnskabsdata fra Ballerup Kommunes økonomisystem og Statistikbanken samt Kommunernes og Regionernes Løndatakontors personaledatabase.
Administrationsanalysen ser på Ballerup Kommunes samlede administrationsudgifter og belyser samtidig udviklingen og udgiftsniveauet særskilt for den centrale og den decentrale administration. For den decentrale administration ses der både på de samlede udgifter og på udvalgte underområder, herunder dagtilbuds- og skoleområdet (herunder skolefritidsordninger). Dagtilbud og skole er udvalgt, fordi der på disse områder er væsentlige

forskelle mellem Ballerup Kommune og de øvrige kommuner, og fordi områderne samtidig udgør væsentlige dele af den decentrale administration.
Personaleanalysen bygger primært på data fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) og belyser bl.a. udviklingen i antallet af ansatte og årsværk samt kommunens personalesammensætning. Analysen har til formål at give et overordnet billede af udviklingen i kommunens personale og at sammenholde udviklingen med andre kommuner.
Administrationsanalysen og personaleanalysens resultater skal ses på baggrund af den udvikling, Ballerup Kommune har gennemgået i de senere år. Ballerup Kommune har haft en betydelig befolkningsvækst på godt 9 pct. i perioden 2022-2026. Det er væsentligt mere end udviklingen i hovedstadkommunerne, hvor befolkningen er vokset med godt 4 pct., og på landsplan, hvor befolkningen er vokset knap 3 pct. Endvidere er Ballerup Kommunes samlede serviceudgifter pr. borger steget med knap 4 pct. i perioden 2022-2025, mens serviceudgifterne pr. borger er steget med knap 2 pct. for gennemsnittet af de øvrige kommuner. Der har altså været en større vækst i det samlede serviceudgifter pr. borger i Ballerup Kommune end i gennemsnittet for de øvrige kommuner. Det er et relevant bagtæppe for vurderingen af udviklingen i kommunens administrationsudgifter, organisation og personale.
Analysen er primært deskriptiv, og omfatter ikke årsagsforklaringer og bagvedliggende sammenhænge ud over det, som regnskabsdataene og personaledataene umiddelbart viser. Det skyldes, at det vil kræve mere tid at gå i dybden med kvalitative og kvantitative analyser af årsagerne på de enkelte områder.
Det bemærkes endvidere, at analysens resultater giver et overordnet billede, men der kan være mange årsager til resultaterne, som kan udfordre konklusionerne. Tallene skal derfor fortolkes med forsigtighed og giver primært en indikation af på hvilke områder, man kan beslutte at gå tættere på. Det bemærkes således, at kommunernes organisering kan have betydning for, om administrative opgaver og de tilhørende udgifter er placeret centralt eller decentralt. Udgifter, der i Ballerup Kommune indgår som decentral administration, kan derfor i andre kommuner være placeret centralt som følge af en anden organisatorisk model. Forskelle i organiseringen kan dermed påvirke fordelingen mellem centrale og decentrale administrative udgifter, uden at det nødvendigvis er udtryk for forskelle i det samlede administrative omkostningsniveau. Opgørelsen af den decentrale administration kan desuden være påvirket af forskelle i kommunernes tilbudsvifte og konteringspraksis.
Dyberegående analyser på udvalgte områder med forklaringer og årsager af resultaterne vil kræve yderligere tid for administrationen at udarbejde.
Hovedresultater vedrørende administrationsudgifter
Analysen viser, at Ballerup Kommune sammenlignet med andre kommuner har et relativt højt udgiftsniveau pr. borger på administration, både centralt og decentralt.
Ballerup Kommunes samlede administrationsudgifter er steget fra 2022 til 2025, men når der tages højde for udviklingen i serviceudgifter og befolkningstal, er niveauet

uændret. Udgifterne pr. borger er således på samme niveau i 2025 som i 2022.
For den centrale administration viser analysen, at udgifterne pr. borger er steget en lille smule. Stigningen kan primært henføres til højere udgifter til de borgerrettede funktioner (de områder der i henhold til den autoriserede kontoplan konteres under den centrale administration, men som er myndighedsopgaver rettet mod betjeningen af borgerne, fx borgerservice), mens udgifterne til de ikke-borgerrettede funktioner (administrativt understøttende funktioner) er faldet i perioden. Sammenlignet med andre kommuner har Ballerup Kommune desuden et relativt højt udgiftsniveau på den centrale administration. Både udgifterne til myndighedsfunktioner og administrativt understøttende funktioner ligger over gennemsnittet for sammenligningskommunerne, men det er især udgifterne til myndighedsfunktionerne, der skiller sig ud.
For den decentrale administration er udgifterne steget nominelt, men er faldet, når det opgøres pr. borger. Samtidig ligger Ballerup Kommunes udgifter til decentral administration markant over niveauet i de øvrige kommuner. Forskellen kan især henføres til administrationsudgifter på skole-, BFO- og dagtilbudsområdet. Forskellen kan bl.a. skyldes organisering samt forskellig konteringspraksis, hvorfor de skal fortolkes med forsigtighed.
Hovedresultater vedrørende personaleoplysninger
Antallet af årsværk i Ballerup Kommune er steget med ca. 10 pct. fra 2022 til 2025. Det er en væsentligt højere vækst end i hovedstadskommunerne (ca. 3 pct.) og de fem nabokommuner (ca. 5 pct.). Samtidig har Ballerup Kommune en høj medarbejderdækning målt i forhold til befolkningstallet.
Det administrative spænd (antallet af øvrige medarbejdere pr. administrativ medarbejder eller leder) er faldet fra 5,1 til 4,6, hvilket indikerer en relativ vækst i antallet af ledere og administrative medarbejdere sammenlignet med øvrige medarbejdergrupper. Samtidig er akademikere og socialrådgivere de personalegrupper, der er vokset mest i perioden.
Ledelsesspændet (antallet af medarbejdere pr. leder) er steget, særligt i den centrale administration. Ledelsesspændet er steget fra 16,2 til 17,5 medarbejder pr. leder, hvilket indikerer færre ledere i forhold til antallet af medarbejdere. Stigningen er størst i den centrale administration, hvor ledelsesspændet er vokset fra 10,7 til 13,4.
Analysernes samlede resultater er gennemgået i bilaget til sagen.
Yderligere deltagelse på mødet På Økonomiudvalgets møde deltager centerchef Mikkel Elkjær fra Center fra Økonomi under behandlingen af sagen.
Økonomiske konsekvenser og finansiering Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag 1 bilag, heraf 1 anbefales
BESLUTNINGEN TRÆFFES AF Økonomiudvalget

Indstilling

Center for Økonomi indstiller, at 1. Administrations- og personaleanalysen drøftes og tages til efterretning.

Beslutning

Indstillingen godkendt med disse bemærkninger:
Økonomiudvalget ønsker, at administrationen udarbejder en analyse af den centrale administration, hvor der ses på forskelle mellem Ballerup Kommune og andre kommuner samt årsagerne hertil, herunder hvad implementeringen af reformer særligt har kostet.
Økonomiudvalget sender analysen til drøftelse i fagudvalgene og opfordrer fagudvalgene til at drøfte mulige supplerende analyser på deres områder.

Punkt 9: Udpegning af lejerrepræsentant i Beboerklagenævnet for Ballerup og Furesø Kommuner 00.22.00-A30-19-26 Afbud: Johan S. Müller (A) (1. viceborgmester)