Tegningsregler for Halsnæs Kommune

Indstilling

Direktionen indstiller, at byrådet godkender tegningsreglerne

Sagsfremstilling

Revisionen har gennem flere år anbefalet, at Halsnæs Kommune får udarbejdet tegningsregler,
der fastlægger, hvem der har bemyndigelse til at indgå hvilke økonomiske forpligtelser.

Kommunen har i dag ikke tegningsregler ud over de regler, som styrelseslovens §32 kræver
vedr. underskriftsbemyndigelse (underskriftsbemyndigelse til borgmester/viceborgmester i
forening med en fra direktionen eller sekretariatschefen vedr. køb og salg af fast ejendom,
optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser).
Revisionen har i forbindelse med årsregnskabet for 2025 afgivet en revisionsbemærkning
omkring forholdet, idet kommunen forsat mangler tegningsregler - og dermed entydigt
økonomisk ansvar - hvilket øger kommunens økonomiske risiko.
Tegningsregler definerer, hvem der har bemyndigelse til at indgå kontrakter/aftaler, foretage
indkøb, udstede fuldmagter og udføre bankforretninger mv., som forpligter kommunen
økonomisk. Sådanne regler skal sikre, at der er ensartet praksis på tværs af organisationen, og
at der aldrig kan sås tvivl om, hvem der kan forpligte kommunen økonomisk til hvad.
Med udgangspunkt i erfaringer fra en række andre kommuner, kommunens egen praksis for
økonomistyring og byrådets beslutning vedr. styrelseslovens § 32 om
underskriftsbemyndigelse, har Koncernøkonomi og Indkøb udarbejdet vedlagte forslag til
tegningsregler.
Hvem der har bemyndigelsen til at forpligte kommunen økonomisk, og hvornår der kræves
godkendelse af to i forening, tager ud over lovgivningens og modpartens krav udgangspunkt i:
Hvordan, hvor længe og i hvilket omfang man forpligter kommunen i form af konkrete
udgifter eller andre former for økonomisk ansvar, herunder om den enkelte forpligtelse er
særskilt godkendt af byrådet på forhånd ift. indhold og bevilling.
At medarbejdere beskyttes, idet de hverken kan eller skal forpligtes til på egen hånd at
bære et økonomisk ansvar, der overgår ansvaret i deres stilling.
At kommunens budgetansvarlige ledere er ledere på niveau 1 til 3 (jf. Byrådets Kasse- og
Regnskabsregulativ).
Enhver der forpligter kommunen økonomisk, er altid ansvarlig for at overholde
tegningsreglerne, lovgivningen, de vedtagne budgetter og øvrige relevante
byrådsgodkendelser, herunder kommunens udbuds- og indkøbspolitik.
Godkendelse og betaling af fakturaer mv. er ikke en del af tegningsreglerne, idet den
økonomiske forpligtelse allerede indtræder ifm. indgåelsen af kontrakten/aftalen, indkøbet,
udstedelsen af fuldmagten eller udførslen af bankforretningen.
Det er derudover væsentligt at bemærke, at der kan være kompetenceplaner på de enkelte
områder, som fastsætter større begrænsninger for medarbejdernes bemyndigelse til at
foretage indkøb end tegningsreglerne gør.

Lov- og plangrundlag
Revisionens anbefalinger og Styrelsesloven.

Høring, dialog og formidling
Tegningsreglerne er behandlet af chefgruppen således at tegningsregler så vidt muligt tager

Tegningsreglerne er behandlet af chefgruppen således at tegningsregler så vidt muligt tager
hensyn til hensigtsmæssige arbejdsgange på alle områder.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning

Byrådet.