Principper for politisk inddragelse ved større kommunale byggerier 2026

Baggrund

Byrådet forelægges en samlet og opdateret oversigt over principper for politisk inddragelse i
forbindelse med større kommunale byggerier revideret november 2026.
Principperne har været politisk behandlet flere gange siden den oprindelige vedtagelse i 2020
og senest i forbindelse med præciseringen af principperne i 2023.
På baggrund af de senere års erfaringer ønsker administrationen at samle, tydeliggøre og
opdatere principperne.
Formålet er at sikre en fælles forståelse af rollefordelingen mellem Byrådet, Økonomiudvalget
og administrationen samt skabe klarhed om de politiske beslutningspunkter og den løbende
orientering i forbindelse med større kommunale byggeprojekter.

Indstilling

At Økonomiudvalget godkender, at administrationens håndtering af politisk inddragelse i
forbindelse med større kommunale byggerier sker i overensstemmelse med de i denne
sag beskrevne principper.

Sagsfremstilling

Høje-Taastrup Kommune gennemfører løbende større byggeprojekter. For at sikre en klar
rollefordeling mellem Byrådet, Økonomiudvalget og administrationen er der fastlagt en række
principper for den politiske inddragelse. Principperne skal sikre, at der politisk træffes
beslutning om projekternes overordnede rammer og væsentlige prioriteringer, samtidig med at
administrationen har mulighed for at gennemføre projekterne effektivt inden for de politisk
fastsatte rammer.
Principper for politisk inddragelse i forbindelse med større kommunale byggerier:

1. Større kommunale byggerier defineres som byggeprojekter med et samlet
anlægsbudget på 20 mio. kr. eller derover.

2. Forud for igangsætning af større kommunale byggerier forelægges Økonomiudvalget og
Byrådet sager om:
a) Projektets forventede økonomi, tid og kvalitet, herunder bæredygtighed og
cirkularitet, valg af tildelingskriterium samt frigivelse af anlægsbevilling.
b) Formålet med byggeriet samt projektets visionsgrundlag, hvis et sådant foreligger.
c) Eventuel nedsættelse af en politisk følgegruppe eller et bedømmelsesudvalg.

3. Økonomiudvalget forelægges en statussag om alle større kommunale byggerier tre
gange årligt (som udgangspunkt februar, juni og oktober).

4. Statussagerne indeholder for hvert projekt:
a) Baggrund.
b) Projektets status, herunder oplysning om valgt udbudsform, resultat af
gennemført udbud samt væsentlige risici og opmærksomhedspunkter.
c) Forventninger til overholdelse af tidsplanen.
d) Forventninger til overholdelse af den økonomiske ramme.

5. Hvis administrationen vurderer, at et projekts grundlæggende forudsætninger ift.
økonomi, tid og kvalitet ændrer sig væsentligt, forelægges sagen til politisk behandling.

Begreber og roller i den politiske inddragelse
Tildelingskriterium
Et centralt element i den politiske inddragelse ved større byggeprojekter er den indledende
stillingtagen til, hvilket tildelingskriterium der skal anvendes ved projektets udbud. Valget af
tildelingskriterium har afgørende betydning for projektets økonomi, kvalitet, tidsplan og de
værdier, der ønskes prioriteret i projektet. I forbindelse med den politiske behandling af
projektets økonomi, tid og kvalitet skal Økonomiudvalget og Byrådet derfor tage stilling til, om
projektet skal udbydes med tildelingskriteriet laveste pris eller bedste forhold mellem pris og
kvalitet.
Ved valg af tildelingskriteriet laveste pris vil kontrakten blive tildelt den tilbudsgiver, der opfylder
de opstillede krav, og samtidig afgiver det billigste tilbud. Denne model prioriterer den
økonomiske ramme højest.
Ved valg af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet sker vurderingen på
baggrund af en samlet afvejning af pris og kvalitet. Den politiske drøftelse omfatter i denne
sammenhæng, hvilke overordnede hensyn der ønskes prioriteret i projektet, eksempelvis
bæredygtighed, cirkularitet, arkitektonisk kvalitet, funktionalitet, driftshensyn eller tidsmæssige
forhold.
Uanset valget af tildelingskriterium vil en række forhold indgå i alle udbud, enten fordi de er en
del af kommunens indkøbspolitik eller fordi der er truffet særskilt beslutning herom. Det gælder
for eksempel brug af kommunens arbejdsklausuler og samarbejdet med Odense Kommune om
brug af kontrolenheden, der har til formål at sikre, at leverandører til kommunen overholder
danske løn- og arbejdsvilkår til deres medarbejdere.
Udbudsform
Når Byrådet har fastlagt projektets overordnede prioriteringer og valgt tildelingskriterium,

vurderer administrationen i samarbejde med projektets rådgivere, hvilken udbudsform der er
mest hensigtsmæssig for projektet. Valget af udbudsform sker med udgangspunkt i projektets
karakter, kompleksitet, risikoprofil, tidsmæssige forhold og markedsforhold.
Formålet er at vælge den udbudsform, der bedst understøtter de politisk fastsatte mål for
projektet og skaber de bedste forudsætninger for at opnå den ønskede balance mellem
økonomi, kvalitet og tid. Udbudsformen skal samtidig sikre den nødvendige konkurrence om
opgaven og understøtte, at de politiske prioriteringer vedrørende eksempelvis bæredygtighed,
funktionalitet, arkitektur eller cirkularitet kan realiseres inden for projektets økonomiske
rammer.
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at justere den planlagte udbudsstrategi ved for
eksempel at ændre udbudsformen og justere underkriterierne. Dette kan eksempelvis skyldes
ændringer i projektets omfang, markedsmæssige forhold, tidsmæssige hensyn, risikobilledet
eller erfaringer fra den indledende projektering. Administrationen vurderer i sådanne
situationer, hvordan projektets politisk fastlagte mål bedst understøttes, og orienterer om
eventuelle ændringer via de løbende statussager.
Valg af udbudsform og eventuel ændring af udbudsform forelægges ikke til politisk
godkendelse, da dette beror på byggefaglige og udbudsfaglige vurderinger, som afhænger af
det konkrete projekts karakter og markedsforhold. Den valgte udbudsform og eventuel ændring
af udbudsform indgår i den løbende orientering af Økonomiudvalget gennem de faste
statussager.
Underkriterier
Hvis Byrådet har valgt tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, fastlægges der
underkriterier og en evalueringsmodel, som beskriver, hvordan pris og kvalitetsparametre som
eksempelvis bæredygtighed, arkitektur, funktionalitet og driftsforhold indgår i vurderingen af de
indkomne tilbud.
Formålet er at omsætte Byrådets overordnede prioriteringer til konkrete og målbare kriterier, så
tilbuddene kan vurderes objektivt og på en måde, der understøtter de ønskede resultater for
projektet.
Valg af underkriterier og vægtning forelægges som udgangspunkt ikke til politisk godkendelse.
Fastlæggelsen heraf beror på byggefaglige og udbudsfaglige vurderinger, som afhænger af det
konkrete projekts karakter og markedsforhold. Samtidig vil den politiske behandling forlænge
tidsplanen. Administrationen skal i denne forbindelse sikre, at underkriterierne og vægtningen
understøtter de politisk fastlagte prioriteringer og den ønskede balance mellem økonomi, tid og
kvalitet.
Herved fastlægger Byrådet de overordnede strategiske prioriteringer og valg af
tildelingskriterium, mens administrationen varetager den faglige udmøntning heraf i
udbudsmaterialet.
Følgegruppe og bedømmelsesudvalg

Erfaringerne fra kommunens igangværende byggeprojekter viser, at behovet for politisk
involvering varierer fra projekt til projekt. Behovet afhænger af det konkrete projekts karakter,
kompleksitet, størrelse og politisk interesse. Derfor vil administrationen i forbindelse med
igangsætning af det enkelte projekt indstille til politisk beslutning, om der skal nedsættes en
følgegruppe eller et bedømmelsesudvalg til projektet. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt at
stille krav om nedsættelse af følgegruppe eller bedømmelsesudvalg ved alle større
byggeprojekter.
En politisk følgegruppe har til formål at understøtte dialogen mellem administrationen og det
politiske niveau gennem projektets forskellige faser. Som udgangspunkt vil møderne i den
politiske følgegruppe være møder af en halv times varighed, der afholdes digitalt efter de
administrative styregruppemøder. På møderne orienteres den politiske følgegruppe om status
for byggeprojektet og de punkter, som den administrative styregruppe har behandlet på det
forudgående møde. Fra administrationens side deltager relevante fagpersoner fra
styregruppen og styregruppeformanden. Møderne bookes, så de er åbne for alle medlemmer
af Byrådet, der kan deltage efter interesse. Der udarbejdes ikke referater fra møderne i
følgegruppen. Udover møder kan aktiviteterne i den politiske følgegruppe indbefatte
byggepladsbesøg og relevante fejringer som fx det første spadestik.
Beslutninger om projektet, der relaterer sig til byggesagen og projektøkonomien, er fortsat
forankret i Økonomiudvalget.
Et bedømmelsesudvalg kan være relevant i forbindelse med udbud, hvor tilbuddene vurderes
på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, og hvor forhold som
eksempelvis arkitektur, funktionalitet, bæredygtighed eller projektets helhedsudtryk tillægges
særlig betydning. De indkomne tilbud og rådgivernes evaluering heraf forelægges for
bedømmelsesudvalget. Bedømmelsesudvalget bidrager med en vurdering af tilbuddene inden
for de fastsatte rammer, mens den endelige tildeling sker på baggrund af de objektive kriterier,
der er fastlagt i udbudsmaterialet.