Styrelsesvedtægt - 1. behandling - brug af stedfortræder i stående udvalg

Indstilling

Forvaltningen foreslår, at der tages stilling til oversendelse af de foreslåede ændringer i
styrelsesvedtægten vedrørende brug af stedfortrædere i de stående udvalg til 2. behandling, jf.
under løsningsafsnittet.

Problemstilling

I den gældende styrelsesvedtægt for Lyngby-Taarbæk Kommune, er det besluttet, at der såvel
i Kommunalbestyrelsen som i de stående udvalg kan indkaldes stedfortrædere til enkeltmøder,
herunder at der kan indkaldes stedfortrædere til behandling af enkeltpunkter i de stående
udvalg, når et medlem må forventes at blive erklæret inhabilt i forhold til det pågældende punkt.
Dette er en udvidelse af mulighederne for indkaldelse af stedfortræder i forhold til
styrelseslovens udgangspunkt:
Styrelseslovens udgangspunkt for de stående udvalg

Der kan indkaldes stedfortræder i de stående udvalg når
et udvalgsmedlem har forfald i mindst 1 måned.
Den gruppe, der har indvalgt vedkommende bestemmer, at et andet medlem indtræder i
udvalget, så længe hindringen varer
Der skal ydes et forholdsmæssigt vederlag (obligatorisk) samt godtgørelse til stedfortræderen,
jf. nærmere nedenfor under økonomiafsnittet.

Styrelseslovens udgangspunkt for Kommunalbestyrelsen

Der kan indkaldes stedfortræder til enkeltmøder, når
et kommunalbestyrelsesmedlem er forhindret i at møde pga. sygdom (helbredstilstand)

når der er tale om det konstituerende møde eller 2. behandling af budgettet.
når et medlem forventes at blive erklæret inhabil i en sag ( der kan indkaldes
stedfortræder til det pågældende punkt, jf. kommunestyrelseslovens § 14, stk. 3)
Derudover kan der som udgangspunkt kun indkaldes stedfortrædere, når det forventede fravær
(der skal være tale om lovligt forfald) forventes at udgøre en periode på mindst 1 måned.
Der ydes en diæt til stedfortræderen.

Løsninger
Styrelsesvedtægtens § 22 vedrørende stedfortræderindkaldelse er sålydende:
"§ 22. Stedfortræderen for et medlem indkaldes ved medlemmets forfald af de grunde, der er
nævnt i styrelseslovens § 15, stk. 2, uanset om hindringen har en kortere varighed end en
måned
Stk. 2. Den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, at et andet medlem
indtræder i et stående udvalg, så længe udvalgsmedlemmet har forfald, uanset at forfaldet
forventes at være kortere end en måned.
Stk. 3. Den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, der må forventes at blive erklæret
inhabilt i forhold til en sag, der behandles af det pågældende stående udvalg, kan bestemme,
at et andet medlem i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling”.
Hvis der fremadrettet ikke skal være mulighed for at indkalde stedfortrædere til enkeltmøder i
de stående udvalg foreslås det at § 22, stk. 2 og 3 udgår. Endvidere foreslås det, at det
tydeliggøres at § 22, stk. 1 angår kommunalbestyrelsens møder (bilag).

Strategisk ramme
Kommunestyrelseslovens § § 14, stk. 3, § 15, stk. 1-3, samt § 28, stk. 2-3.
Styrelsesvedtægten for Kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk Kommune § 22.
Vederlagsbekendtgørelsens § 6 og 8.

Videre proces

Såfremt det besluttes at ændre styrelsesvedtægten som foreslået i sagen, vil sagen blive
forelagt til 2. behandling på det kommende kommunalbestyrelsesmøde.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.
Om vederlag såfremt det fastholdes, at der skal kunne møde stedfortrædere til enkeltmøder i de stående
udvalg:

Såfremt der fortsat skal være adgang til at bruge stedfortrædere ved enkeltmøder i de stående
udvalg, skal der ydes et vederlag til stedfortræderen efter reglerne i

vederlagsbekendtgørelsens § 8.
Det vil sige, at der skal ydes en forholdsmæssig andel af det fastsatte udvalgsvederlag for
den periode, hvor den pågældende er medlem af udvalget. Kommunalbestyrelsen kan dog
beslutte, at vederlaget ikke kan udgøre mindre en diæt (2026: 460 kr. for møder op til 4 timer).
Der er relativt frie rammer for, hvordan kommunerne beregner det forholdsmæssige vederlag,
så længe det er sagligt begrundet.
En model kan fx være, at der for fremmøde til et enkelt møde indregnes i alt én dag til
forberedelse og til mødetid: Hvis man tager udgangspunkt i, at der gennemsnitligt er 220
arbejdsdage på et år, vil vederlaget for fremmøde til et enkeltmøde udgøre: 37.000 kr. : 220
arbejdsdag = i alt 170 kr. for fagudvalgene og dobbelt for Økonomiudvalget.
Nogle kommuner beregner vederlaget for stedfortræderen fra det tidspunkt, man bliver
anmodet om at være stedfortræder - fx for 4 dage forud for mødet, således at det daglige beløb
beregnes ud fra et højere antal dage, idet stedfortræderen anmodes om at varetage
medlemmets opgaver i den pågældende periode.
Det er muligt at beslutte, at vederlaget aldrig kan udgøre mindre end en diæt (2026:460 kr.)
hvilket som udgangspunkt vil betyde, at det altid er diæten, der udbetales ved indkaldelse af
stedfortrædere til enkeltmøder. Det er administrativt mest håndterbart.

Beslutningskompetence
Økonomiudvalget anbefaler
Kommunalbestyrelsen beslutter.

Beslutning

Anbefalet at oversende de foreslåede ændringer til 2. behandling.