Byggesagsbehandling - Status på indsats for effektivisering og forkortede sagsbehandlingstider

Indstilling

Administrationen indstiller, at
Orienteringen om status på styrkelse af byggesagsområdet tages til efterretning.

Behandling
Direktionen (7. september 2026)
Udvalget for Teknik og Miljø (23. september 2026)

Sagsfremstilling

Da indsatsen blev besluttet i 2025, var der et betydeligt antal byggesager, hvor
sagsbehandlingen endnu ikke var påbegyndt. Samtidig blev der modtaget flere sager, end der
blev afsluttet. Der blev derfor afsat midler til både at tilføre ekstra sagsbehandlingskapacitet og
til at automatisere og effektivisere arbejdsgange.
Trods indsatsen er sagspuklen ikke blevet nedbragt som forventet. Der er fortsat et betydeligt
antal sager, som endnu ikke er fordelt til en byggesagsbehandler.
Udviklingen i sagspuklen skal ses i sammenhæng med både tilgangen af nye sager og den
tilgængelige sagsbehandlingskapacitet. Udviklingen i antallet af ikke-fordelte sager siden
august 2025 samt antallet af modtagne og behandlede sager fremgår af bilag 2.
Grafen viser, at antallet af sager, som afventede tildeling til en sagsbehandler, faldt fra 94 i
august 2025 til 64 i november 2025. Faldet skal ses i sammenhæng med, at der i perioden blev
tilført ekstern konsulentkapacitet, og at sager derfor blev fordelt til behandling.

Fra årsskiftet er antallet af ikke-fordelte sager steget igen og udgjorde 136 sager i juli 2026.
Stigningen er sket, selv om der i perioden januar til juli 2026 blev afgjort omtrent lige så mange
sager, som der blev modtaget. Udviklingen skyldes blandt andet ændringer i bemandingen,
hvor uafsluttede sager er blevet tilbageført til listen over ikke-fordelte sager. Samtidig har der
været fokus på at følge op på og afslutte ældre sager, som allerede var under behandling.
Bilag 3 viser samtidig, at antallet af sager under behandling er faldet gennem perioden, særligt
fra juni til juli 2026. Faldet skal ses i sammenhæng med, at flere af de igangværende sager er
blevet afgjort, og at uafsluttede sager fra den medarbejder, som fratrådte pr. 1. juni, er blevet
tilbageført til listen over ikke-fordelte sager.
Konsulentbistand og kapacitet
Der har været tilknyttet eksterne byggesagskonsulenter med henblik på at tilføre ekstra
kapacitet og nedbringe sagspuklen.
Konsulentindsatsen har ikke haft den forventede effekt. Den ene konsulenttilknytning blev
afsluttet efter en kortere periode, da det aftalte timeomfang ikke blev leveret. Den anden
konsulent har leveret færre behandlede sager og en lavere andel fakturerbare timer end
forudsat.
Samtidig har den interne bemanding været påvirket af blandt andet medarbejderudskiftning og
længerevarende fravær. Byggesagsområdet er normeret til fire byggesagsbehandlere, men har
gennem hele perioden reelt været bemandet med 2-3 byggesagsbehandlere. Området har
dermed ikke på noget tidspunkt haft den forudsatte fulde bemanding.
Den eksterne konsulentbistand har som følge heraf i høj grad været med til at kompensere for
den manglende interne kapacitet frem for at udgøre den ekstra kapacitet, der skulle nedbringe
sagspuklen.
Fra 1. oktober 2026 forventes byggesagsområdet at være fuldt bemandet med fire
byggesagsbehandlere. Samtidig afsættes et fuldt årsværk til screening af nye sager. Det skal
sikre, at byggesagsbehandlernes tid i højere grad kan anvendes på den egentlige
sagsbehandling, mens nye sager screenes og klargøres, inden de fordeles.
Automatisering og robuste arbejdsgange
Der er sideløbende arbejdet med automatisering på de områder, hvor det har været muligt og
givet mening.
Arbejdet har samtidig tydeliggjort, at automatisering ikke kan stå alene. Effektivisering
forudsætter også tydelige, ensartede og robuste arbejdsgange. En væsentlig del af indsatsen
har derfor været rettet mod at gennemgå og udvikle måden, byggesager modtages, screenes,
prioriteres og behandles på.
Der er blandt andet etableret en selvbetjeningsløsning for midlertidige overnatninger og nye
interne kortværktøjer. Derudover er en ny screeningsproces sat i drift, og der arbejdes videre

med blandt andet standardisering af mangelbreve, bedre vejledning til ansøgere og mere
effektive interne arbejdsgange.
Den nye screeningsproces er central i den fremtidige behandling af indkomne byggesager. Nye
ansøgninger skal tidligt vurderes i forhold til blandt andet kvaliteten af ansøgningsmaterialet,
sagstype og kompleksitet. Hvis der mangler oplysninger eller materiale, skal ansøgeren hurtigt
have besked om, hvad der skal suppleres med.
Formålet er både at give ansøgeren en hurtig og tydelig tilbagemelding og at sikre, at sagen så
vidt muligt er fuldt oplyst, når den fordeles til en byggesagsbehandler. Dermed kan
byggesagsbehandleren i højere grad bruge tiden på den egentlige myndighedsbehandling frem
for indledende afklaring og gentagen indhentning af materiale.
Mere forudsigelig service
Et centralt fokus i det videre arbejde er at gøre byggesagsbehandlingen mere gennemskuelig
og forudsigelig for borgere og virksomheder.
Det handler både om, at ansøger hurtigt skal opleve, at kommunen har forholdt sig til det
indsendte materiale, og om at skabe større klarhed over det efterfølgende sagsforløb.
Med den nye screeningsproces tilstræbes det, at ansøger inden for syv hverdage får en
tilbagemelding på, om ansøgningen er tilstrækkeligt oplyst, eller hvilke oplysninger der
mangler. Når sagen er tilstrækkeligt oplyst, er ambitionen samtidig, at ansøger får besked om,
hvilken prioritering sagen har, og hvornår sagsbehandlingen forventes påbegyndt.
I dag prioriteres erhvervssager og nyopførelse foran øvrige byggesager og
lovliggørelsessager. Det betyder, at nye højt prioriterede sager løbende kan komme foran
ældre sager, og at det kan være vanskeligt for den enkelte ansøger at vide, hvornår
behandlingen af sagen kan forventes påbegyndt.
Administrationen arbejder derfor med en ny model for prioritering og fordeling af sager. Målet
er at gøre det langt tydeligere for borgere og virksomheder, hvornår de kan forvente, at deres
sag bliver behandlet, samtidig med at der fortsat kan prioriteres mellem forskellige sagstyper.
Forslag til de fremadrettede principper vil blive forelagt politisk særskilt.
Som et nyt tiltag vil Udvalget for Teknik og Miljø løbende få forelagt en numerisk status fra
ledelsestilsynet på byggesagsområdet. Status vil give indblik i udviklingen på området gennem
relevante nøgletal og dermed understøtte den løbende politiske opfølgning.
En samlet oversigt over gennemførte, igangværende og planlagte initiativer fremgår af bilag 1.

Retsgrundlag
Intet at bemærke.

Økonomiske konsekvenser

Intet at bemærke.

Andre konsekvenser
Intet at bemærke.

Høring og kommunikation
Intet at bemærke.

Behandling i Direktionen 7. september 2026

Taget til efterretning.

Beslutning

Taget til efterretning.