Skift af databeskyttelsesrådgiver

Sagsfremstilling

Skift af databeskyttelsesrådgiver
Juridisk rådgivning og databeskyttelsesfunktion
LexFutura har siden juli 2024 varetaget funktionen som ekstern databeskyttelsesrådgiver (DPO) for Ringkøbing-Skjern Kommune. Virksomheden er specialiseret i GDPR og digital compliance og besidder dyb faglig viden og kompetencer inden for databeskyttelsesområdet. På baggrund af disse kompetencer har LexFutura samtidig bistået organisationen med juridisk rådgivning i en række komplekse sager, herunder omfattende indsigtssager, anskaffelse af komplekse it-systemer samt leverandørtvister.
Databeskyttelsesrådgiveren skal understøtte organisationens efterlevelse af databeskyttelsesreglerne gennem uafhængig rådgivning, kontrol og tilsyn. Personale og Digitalisering har derfor haft fokus på, om den juridiske rådgivning og funktionen som databeskyttelsesrådgiver i tilstrækkelig grad kan holdes adskilt, så databeskyttelsesrådgiverfunktionen fortsat kan udøves uafhængigt. Det vurderes, at det i praksis er vanskeligt at sikre en tydelig adskillelse mellem de to funktioner, når de varetages af samme leverandør.
Da LexFutura vurderes at være en væsentlig juridisk samarbejdspartner for organisationen på grund af virksomhedens høje specialiseringsniveau inden for GDPR, har Personale og Digitalisering undersøgt, hvilke samarbejdspartnere andre kommuner anvender til varetagelse af databeskyttelsesrådgiverfunktionen.
Ny ekstern databeskyttelsesrådgiver
Advokatfirmaet Hjulmand Kaptain anvendes af en række kommuner som ekstern databeskyttelsesrådgiver. De har omfattende erfaring med varetagelse af databeskyttelsesrådgiverfunktionen i kommunalt regi og vurderes at kunne sikre den nødvendige uafhængighed mellem den løbende juridiske rådgivning og databeskyttelsesrådgiverens kontrol- og tilsynsopgaver.

Økonomi

Udgiften til varetagelse af funktionen som ekstern databeskyttelsesrådgiver kan afholdes inden for den eksisterende økonomiske ramme.

Indstilling

Personale og Digitalisering anbefaler, at Advokatfirmaet Hjulmand Kaptain fremadrettet varetager funktionen som ekstern databeskyttelsesrådgiver for Ringkøbing-Skjern Kommune.

Beslutning

Økonomi- og Koordinationsudvalget godkendte administrationens anbefaling.
Fraværende: Jens Jensen