Etablering af fælleskommunalt it-driftsselskab for de 19 kommuner i Region Midtjylland

Sagsfremstilling

Byrådet skal endeligt godkende at deltage som medstifter og -ejer af et fælleskommunalt aktieselskab sammen med de øvrige 18 kommuner i Region Midtjylland.
I forbindelse med principbeslutningen er der udarbejdet et fælles beslutningsoplæg tilpasset den enkelte kommune for at understøtte en så ensartet politisk behandling som muligt på tværs af de 19 midtjyske kommuner som muligt.
Ved beslutningen godkender byrådet som det væsentligste:

• at indskyde 16.021,56 kr. for en ejerandel på 4,01 pct. Denne andel skal overføres efter den politiske godkendelse og er en forudsætning for selskabsstiftelsen.

• at selskabet har hjemsted i Silkeborg Kommune.

• at selskabet i de første opstartsår ledes af en midlertidig, administrativ bestyrelse på 5 medlemmer, der selvstændigt ansætter en direktør til at forestå den daglige ledelse.

• at forhøje budgettet til transitionsorganisationen i 2027, således at Ringkøbing-Skjern Kommunes bidrag øges fra det tidligere budget på 185.939 kr., til 404.544 kr., i 2027.

Med stiftelsen af selskabet inden den 1. januar 2027 opfylder kommunerne første del af økonomiaftalen. Den videre opfyldelse omfatter overtagelse af server- og netværksdriften med opstart i 2027. Det kræver senere politiske beslutninger om blandt andet yderligere kapitalindskud og eventuel overdragelse af medarbejdere og aktiver til selskabet. Disse forhold forelægges til særskilt politisk behandling, når den igangværende behovsafdækning er afsluttet og fremlæggelse forud for de kommunale budgetprocesser frem mod Budget 2028.
Hvorfor fremsendes indstillingen?
Nærværende sag udspringer af Aftale om kommunernes økonomi for 2026 (’Økonomiaftalen’) og skal sikre mandat til etablering af et fælleskommunalt aktieselskab, som har til formål at øge cybersikkerhed og varetage fælles drift af server- og netværksinfrastruktur i Region Midtjylland.
Ifølge Økonomiaftalen skal kommunerne have etableret sig i nye it-serviceorganisationer inden den 1. januar 2027. I den forbindelse udestår en række beslutninger forud for endelig etablering og stiftelse af et fælles midtjysk selskab.
Kommunerne i Region Midtjylland traf i begyndelsen af 2026 principbeslutning om at arbejde videre med etableringen af et fælleskommunalt aktieselskab (A/S) samt etableringen af en fælles transitionsorganisation.
Selskabets etablering forudsætter godkendelse i samtlige ejerkommuner, hvorfor sagen forelægges på et fælles grundlag i de 19 kommuner.
Den fremtidige driftsøkonomi, serviceniveauer og eventuelle investeringsprogrammer behandles ikke som led i selskabsstiftelsen, men vil blive behandlet under senere oplæg til beslutning.
Beslutningsgrundlaget er efter den frivillige udvalgsbehandling blevet justeret på baggrund af politiske bemærkninger fra kommunerne og juridisk kvalitetssikring ved Advokathuset Poul Schmith.
Ændringerne omfatter blandt andet bortfald af Gruppe A's vetoret på visse beslutninger, en sænkelse af flertalskravet på generalforsamlingen fra 3/4 til 2/3, justering af mindretalsbeskyttelsen i Gruppe C samt en mere fleksibel tidsplan for driftsovertagelsen, så denne påbegyndes i 2027. Derudover er det forhøjede budget for transitionsorganisationen i 2027 vedlagt.
Hvilken værdi skabes for borgere og samfund?
Etablering af selskabet skal bidrage til:

• øget cybersikkerhed

• mere robuste driftsmiljøer

• større faglige fællesskaber

• bedre muligheder for rekruttering og fastholdelse

• øget standardisering, effektiv drift og videndeling

• bedre forudsætninger for fremtidig udvikling og skalering af opgaver

• stabilt og sikkert digitalt fundament for de kommunale serviceydelser

Hvad, hvem og hvordan?
Nedenfor gives en kort opsummering af de væsentlige forhold, der træffes beslutning om i forbindelse med selskabsstiftelsen. Der henvises til de vedlagte bilag for nærmere beskrivelser.
Selskabets etablering
Det foreslås, at de 19 kommuner etablerer et fælleskommunalt aktieselskab med ansvar for netværks- og serverdrift.
Selskabet ejes af kommunerne med en forholdsmæssig ejerandel opgjort efter antallet af borgere pr. 1. januar 2026 (bilag B og bilag G).
Ejerstyring og bestyrelse
Ejerkommunerne udøver deres direkte indflydelse gennem beslutninger på generalforsamlingen.
Til at varetage den overordnede og strategiske ledelse etableres selskabet med en midlertidig, administrativ transitionsbestyrelse bestående af fem medlemmer. Efter forventeligt 18 måneders virke iværksættes en evaluering af modellen som grundlag for etablering af en permanent bestyrelse.
For at sikre repræsentation på tværs af ejerkredsen er kommunerne opdelt i tre valggrupper baseret på ejerandele. Gruppe A indstiller ét medlem, mens gruppe B og gruppe C hver indstiller to medlemmer.
Formandsposten varetages af et medlem udpeget af Gruppe A i den midlertidige transitionsbestyrelse. Næstformanden vælges på generalforsamlingen.
Den kommende transitionsbestyrelse vil således bestå af:

• Gruppe A: Eddie Dydensborg, Økonomidirektør, Aarhus Kommune

• Gruppe B: Klaus Christiansen, Direktør for Beskæftigelse, Økonomi & Personale, Viborg Kommune og Anders Hansen, Chef for økonomi og It, Horsens Kommune.

• Gruppe C: Henrik Brix, It og digitaliseringschef, Favrskov Kommune og Thomas Hyldgaard, It og digitaliseringschef, Lemvig Kommune

Bestyrelsen ansætter en direktør til at varetage den daglige ledelse.
Nærmere beskrivelse af ejerindflydelse, bestyrelsens sammensætning og ledelsesstruktur fremgår af bilag G.
Ejeraftalen og -strategien
Ejeraftalen fastlægger ejerkommunernes indbyrdes forhold i relation til selskabet og regulerer i videre omfang end vedtægterne bestyrelsessammensætning, beslutningskompetencer og indflydelse, overgang af kapitalandele, udtræden m.m.
Bestyrelsen overlades vide rammer til at træffe beslutninger. Visse beslutninger, herunder væsentlige beslutninger om økonomi (budget, optagelse af lån m.v.), serviceniveauer, mm., løftes dog til generalforsamlingen, hvor ejerkommunerne vil kunne stemme med deres ejerandel og derigennem udøve deres ejerbeføjelser.
Selskabets hjemsted
På mødet mellem de midtjyske borgmestre den 23. oktober 2026 blev det besluttet at selskabets registrerede hjemsted er Silkeborg Kommune. Med forbehold for, at der skal indgås nærmere aftale om leje af lokationen, forventes adressen for selskabets hovedlokation at være Pasteursvej 4A, 8600 Silkeborg.
Økonomiske rammer
Selskabet foreslås stiftet som en ”minimumsstiftelse”, hvor der alene indskydes den efter selskabsloven påkrævede selskabskapital på kr. 400.000.
Arbejdet med at kvalificere selskabets fremtidige økonomi, opgaver, betalingsmodel og øvrige økonomiske forhold pågår fortsat. Yderligere forhold fremgår af sagens afsnit 5 (”Hvilke ressourcer kræves?”) samt bilag H.
Bemyndigelsen
Bemyndigelsen i indstillingens pkt. 5 skal udøves inden for de rammer, der følger af Byrådets beslutninger i nærværende sag, herunder de godkendte vedtægter, ejeraftalen og ejerstrategien.
Bemyndigelsen omfatter endvidere alene dispositioner, som efter lovgivningen og selskabets styringsdokumenter kan varetages administrativt. Beslutninger, der efter lovgivningen, vedtægterne, ejeraftalen eller senere beslutninger truffet af Byrådet henhører under Byrådets egen kompetence, vil fortsat skulle forelægges politisk.
Opgaveoverdragelse og etablering
Selskabets etablering er første skridt i en længere implementeringsproces. Der vil efter selskabets stiftelse blive arbejdet videre med den konkrete planlægning af opgaveoverdragelse, organisering, bemanding og drift.

Øvrige forhold ved selskabsstiftelsen

• Bestyrelsen skal efter selskabsloven fastsætte en forretningsorden og føre en ejerbog. Udkastene forelægges kommunalbestyrelserne til efterretning og kan tiltrædes af bestyrelsen ved konstitueringen.

• For at gennemføre stiftelsen bemyndiges borgmesteren og kommunaldirektøren til den praktiske udmøntning, til at varetage kommunens interesser i forhold til selskabet, herunder på generalforsamlinger og til at rammesætte samarbejdet mellem transitionsorganisationen og selskabets bestyrelse.

• Ejerrollen forankres i staben Personale og Digitalisering, hvor IT- og Digitaliseringsafdelingen i dag varetager drift af server- og netværksinfrastruktur.

• Det forhøjede budget til organisationsetableringen i 2027 fremgår af afsnit 5.

Lovgrundlag og juridisk vurdering

Ingen bemærkninger.

Økonomi

Vedrørende selskabsstiftelsen
De økonomiske forhold vedrørende selskabsstiftelsen udgør den efter selskabsloven påkrævede selskabskapital på kr. 400.000.
Ringkøbing-Skjern Kommune skal indskyde 16.021,56 kr. for en ejerandel på 4,01 %. Denne andel skal overføres efter den politiske behandling og er en forudsætning for selskabsstiftelsen.
Ejerandelen opgøres på grundlag af kommunens forholdsmæssige andel af borgere i Region Midtjylland pr. 1. januar 2026 (bilag H).
Vedrørende det samlede projekt
De økonomiske forhold vedrørende det samlede projekt (etablering af IT-serviceorganisation) skelnes der mellem tre niveauer, der blev fremlagt i forbindelse med principbeslutningen tidligere på året. De tre niveauer er:

• Projektøkonomi

• Transitions- og etableringsøkonomi for organisationsetablering

• Driftsøkonomi (varig finansiering)

Det forventes, at der vil være behov for at afsætte yderligere ressourcer i løbet af 2027 til gennemførelse af etablerings- og implementeringsaktiviteter, frem mod selskabets idriftsættelse og levering af ydelser til kommuner. De nuværende kapaciteter og det konkrete behov i en ny IT-serviceorganisation er dog ikke færdiganalyseret endnu. Kommunernes Byråd og Kommunalbestyrelser vil blive forelagt en sag herom, når behovet er klarlagt. Sagen vil blive forelagt forud for de kommunale budgetprocesser for Budget 2028.
Det reviderede budget for 2027 betyder, at budgettet i 2027 øges fra oprindeligt 4,6 mio. kr. til 10,1 mio. kr. Projektet er en kompleks omstillingsproces, hvor de konkrete aktiviteter og ressourcebehov løbende kvalificeres. Budgettet øges derfor til at dække behovet for frikøb af fagspecialister fra kommuner, samt direkte ansættelser i transitionsorganisationen med henblik på at understøtte overgangen til den nye organisation.
Udgifter, der efter gældende regler kan henføres til anlægsudgifter, konteres som sådanne og belaster derfor ikke kommunernes serviceramme. En eventuel låneadgang er alene en finansieringsmulighed for sådanne anlægsudgifter og giver ikke adgang til en yderligere service- eller anlægsramme.
I 2027 udgør Ringkøbing-Skjern Kommunes andel 404.544 kr. Et samlet overblik over kommunernes andel for 2027 fremgår af bilag I.
Udgiften til indskydelsen af Ringkøbing-Skjern Kommunes ejerandel af selskabet samt projektudgifterne i det fremlagte reviderede budget for 2027 kan afholdes inden for staben Personale og Digitaliserings andel af Økonomi- og Koordinationsudvalgets budgetramme.
Viden & Strategi, Økonomi har ikke yderligere bemærkninger.

Effektvurdering

Efter rettidig godkendelse i de 19 byråd vil advokatfirmaet Poul Schmidt kunne gennemføre den formelle selskabsstiftelse inden udgangen af 2026.

Indstilling

Administrationen indstiller, at Økonomi- og Koordinationsudvalget anbefaler Byrådet at godkende eller tage følgende punkter til efterretning:
1. Byrådet godkender, at Ringkøbing-Skjern Kommune indgår som medstifter og -ejer af et fælleskommunalt it-driftsselskab (aktieselskab) for de 19 kommuner i Region Midtjylland på grundlag af udkast til vedtægter og stiftelsesdokument, som de fremgår af vedlagte bilag A og bilag B.
2. Økonomi- og Koordinationsudvalget godkender, at Ringkøbing-Skjern Kommune tiltræder udkast til ejeraftalen og ejerstrategien, som de fremgår af vedlagte bilag C og bilag D.
3. Byrådet tager oplægget til lovpligtige interne dokumenter til selskabets bestyrelse til efterretning, som de fremgår af vedlagte bilag E (forretningsorden) og bilag F (ejerbog).
4. Byrådet tager til efterretning, at Byrådet i løbet af 2027 vil blive forelagt beslutning om indskud af yderligere egenkapital til finansiering af selskabets opstart, herunder evt. overtagelse af forpligtigelser, aktiviteter, medarbejdere m.v. samt at der tillægsbevilges et første indskud på 16.021,56 kr. finansieret af staben Personale og digitaliserings driftsbudget under Økonomi- og Koordinationsudvalget.
5. Byrådet bemyndiger borgmesteren og kommunaldirektøren på kommunens vegne, at gennemføre stiftelsen af selskabet, herunder underskrive nødvendige dokumenter og foretage ikke-væsentlige ændringer, at repræsentere kommunen som ejer i selskabet, herunder på generalforsamlinger, og at fastlægge rammerne for samarbejdet i transitionsperioden.
6. Byrådet godkender, at kommunens ejerrolle forankres i staben Personale og Digitalisering.
7. Byrådet godkender et forhøjet budget til projektøkonomien i 2027 fra 4,6 mio. kr. til 10,1 mio. kr. (Bilag I). Ringkøbing-Skjern Kommunes andel er 404.544 kr. Der afsættes rådighedsbeløb i 2027 på 404.544 kr. finansieret af staben Personale og digitaliserings driftsbudget i 2027 under Økonomi- og Koordinationsudvalget. Beløbet anlægsbevilges.

Beslutning

Økonomi- og Koordinationsudvalget anbefaler administrationens indstilling godkendt.
Fraværende: Kristian Andersen, Lone Andersen

Bilag

• Bilag A Vedtægter - It-midt AS (udkast 22.10.2026) (clean)
• Bilag B Stiftelsesdokument - It-midt AS (udkast 22.10.2026) (NY)
• Bilag C Ejeraftale - It-midt AS (udkast 22.10.2026) (NY)
• Bilag D Ejerstrategi - It-midt AS (udkast 22.10.2026)
• Bilag E Forretningsorden - It-midt AS (udkast 22.10.2026) (NY)
• Bilag F Ejerbog - It-midt AS (udkast 22.10.2026) (NY)
• Bilag G Forståelsespapir vedrørende ejerindflydelse, bestyrelse og ledelsesstruktur (afventer BLYKA gennemgang)
• Bilag H - Økonomiske forudsætninger for etableringen af selskabet
• Bilag I - Samlet overblik for projektøkonomi 2027