Kommunens styrelsesvedtægt - indkaldelse af stedfortrædere for kortere perioder

Sagsfremstilling

Økonomi- og Koordinationsudvalget skal drøfte, om styrelsesvedtægtens bestemmelse om indkaldelse af stedfortrædere ved kortvarigt fravær skal fastholdes, ophæves eller ændres til at gælde ved forventet fravær på mindst en uge. Hvis udvalget ønsker en ændring, skal den valgte løsning indstilles til Byrådet.
Baggrund
Byrådet ændrede i december 2021 styrelsesvedtægten med henblik på at gøre det muligt at indkalde en stedfortræder for kortere perioder end en måned, herunder til enkeltstående byrådsmøder.
Af sagsfremstillingen i 2021 fremgår indkaldelsen af stedfortræder for kortere perioder, som en mulighed og det har formentlig været opfattelsen, at indkaldelsen skulle ske efter anmodning fra medlemmet eller de øvrige medlemmer på samme kandidatliste. Bestemmelsen indebærer imidlertid, at borgmesteren skal indkalde stedfortræderen, når der er lovligt forfald. Indkaldelsen er dermed ikke afhængig af en anmodning fra medlemmet eller kandidatlisten. Bestemmelsen fremgår af styrelsesvedtægtens § 2, stk. 2.
Reglerne om stedfortræderindkaldelse ved forventet fravær i mindst en måned samt de særlige muligheder ved sygdom, inhabilitet, det konstituerende møde og andenbehandlingen af årsbudgettet er formuleret særskilt i lovgivningen og er ikke berørt af nærværende sag.
Administrationen er ikke bekendt med, at muligheden for indkaldelse ved kortvarigt fravær har været anvendt. De hidtidige indkaldelser har efter administrationens oplysninger vedrørt fravær i mere end en måned.
Et afbud er ikke i sig selv tilstrækkeligt for at indkalde en stedfortræder. Fraværet skal skyldes en grund, som reglerne accepterer. Det kaldes lovligt forfald og kan eksempelvis være sygdom eller ferie. Byrådet afgør konkret i hvert enkelt tilfælde, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, altså hvorvidt der er tale om lovligt forfald.
Administrationen har i indeværende år registreret 25 afbud til byrådsmøder. Det vurderes, at kun et fåtal skyldes sygdom. Afbuddene er ikke gennemgået med henblik på at fastslå, hvor mange der opfylder betingelserne for stedfortræderindkaldelse.
Der er tre muligheder for den fremtidige ordning.
1. Styrelsesvedtægten fastholdes
Den nuværende bestemmelse bevares. Administrationens praksis skal sikre, at stedfortræderen indkaldes ved kortvarigt fravær, når betingelserne er opfyldt. Der skal ikke afventes en anmodning fra medlemmet eller listegruppen.
Det kræver, at administrationen hurtigst muligt får besked om fraværets årsag og forventede varighed fra byrådsmedlemmet. Administrationen skal vedligeholde kontaktoplysninger på kandidatlisternes stedfortrædere, indkalde stedfortræderen, sikre adgang til dagsorden og bilag samt forelægge indkaldelsen for Byrådet og registrere den i mødesystemerne.
En mere konsekvent anvendelse af ordningen vil samtidig øge involveringen af kandidatlisternes stedfortrædere. De får mulighed for at opbygge erfaring med Byrådets møder og sager og dermed være bedre forberedt på eventuel senere indtræden.
Løsningen vil efter administrationens vurdering medføre flere indkaldelser og mere administrativt arbejde end hidtil.
2. Bestemmelsen ophæves
Styrelsesvedtægtens § 2, stk. 2, ophæves. Kommunen følger herefter lovens almindelige regler uden en lokal udvidelse ved kortvarigt fravær.
Kortere fraværsperioder vil dermed ikke længere i sig selv kunne begrunde indkaldelse til et almindeligt byrådsmøde. Reglerne om forventet fravær i mindst en måned samt de særskilte muligheder ved sygdom, inhabilitet, det konstituerende møde og andenbehandlingen af årsbudgettet vil fortsat gælde.
Løsningen begrænser de administrative opgaver, der følger af den lokale udvidelse. Til gengæld bliver der færre muligheder for at sikre kandidatlistens repræsentation ved kortvarigt fravær.
3. Bestemmelsen ændres til forventet fravær på mindst en uge
Bestemmelsen ændres, så den lokale udvidelse gælder ved lovligt forfald, der forventes at vare mindst syv sammenhængende dage.
Løsningen bevarer muligheden for indkaldelse ved eksempelvis en uges ferie, men omfatter ikke fravær, der forventes at vare mindre end syv dage.
Grænsen vedrører fraværets varighed og ændrer ikke de forfaldsgrunde, som bestemmelsen omfatter. Lovens øvrige muligheder for indkaldelse gælder fortsat.
Administrationen skal fortsat håndtere indkaldelserne. Omfanget forventes dog at være mindre end ved en ordning uden en nedre grænse for fraværets varighed.

Lovgrundlag og juridisk vurdering

Sagen vedrører lov om kommunernes styrelse, navnlig §§ 14 og 15, samt Ringkøbing-Skjern Kommunes styrelsesvedtægt § 2, stk. 2.
Byrådsmedlemmerne har som udgangspunkt mødepligt til møder i byrådet. Selvom der er mødepligt, kan et medlem godt have lovligt forfald begrundet i helbredstilstand, graviditet, barsel, adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende.
Byrådet afgør, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt. Det kræver en konkret vurdering af fraværet. Et afbud er ikke automatisk lovligt forfald, og afgørelsen træffes på retligt grundlag.
Vederlæggelsen følger vederlagsbekendtgørelsens § 6. Der skal skelnes mellem periodevis indtræden med forholdsmæssigt vederlag og deltagelse i enkelte møder med diæter og dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste.
En ændring af styrelsesvedtægten kræver to behandlinger i Byrådet med mindst seks dages mellemrum. Den vedtagne ændring skal meddeles Ankestyrelsen. Indtil ændringen træder i kraft, gælder den nuværende bestemmelse.

Økonomi

Nedenstående er regneeksempler for udgiften til indkaldelse af en stedfortræder, baseret på hhv. diætsatsen for et enkelt møde på under fire timer på 460 kr. og med et forholdsmæssigt vederlag baseret på nuværende vederlag.
Hertil kommer mindre overheadudgifter til kørsel, udstyr, mv.
Der er ikke medregnet udgifter til evt. anmodninger om tabt arbejdsfortjeneste eller børnetillæg, hvis stedfortræderen har hjemmeboende børn under 10 år.
Regneeksemplerne omfatter ikke godtgørelser eller administrationens tidsforbrug. Den samlede økonomiske konsekvens afhænger af antallet af indkaldelser, deres varighed og den konkrete vederlæggelse.
Fastholdelse eller ændring af bestemmelsen
Indkaldelsen af én stedfortræder til ét byrådsmøde vil udløse diæt på 460 kr.
Indkaldelsen af én stedfortræder for en periode på mindre end en måned vil udløse vederlæggelse for ca. 9.300 kr.
Indkaldelsen af én stedfortræder for en periode på syv dage vil udløse vederlæggelse for ca. 2.660 kr.
Ved indtræden i mere end syv dage ophører det fraværende medlems vederlag som udgangspunkt i indtrædelsesperioden. Der gælder undtagelser ved blandt andet sygdom og barsel. Udgiften til stedfortræderen er derfor ikke nødvendigvis en tilsvarende nettomerudgift for kommunen.
Ophævelse af bestemmelsen
Udgifter til indkaldelser, der alene følger af den lokale udvidelse, bortfalder fremadrettet. Der vil fortsat kunne være udgifter til stedfortrædere efter lovens øvrige regler. Ophævelse medfører derfor ikke, at kommunens samlede udgifter til stedfortrædere bliver nul.
Viden & Strategi, Økonomi, har ikke yderligere bemærkninger.

Effektvurdering

Fastholdelse af bestemmelsen giver den bredeste mulighed for at sikre kandidatlisternes repræsentation ved kortvarigt fravær og involvere stedfortræderne i Byrådets arbejde. Løsningen medfører samtidig flere administrative opgaver og kan give stedfortræderne kort tid til forberedelse.
Ophævelse begrænser de administrative opgaver, men reducerer mulighederne for repræsentation ved kortvarigt fravær. En grænse på en uge er en mellemvej, som bevarer den lokale udvidelse ved længere, sammenhængende fravær.
Uanset valget er der behov for en tydelig procedure for afbud og information til Byrådets medlemmer om reglerne og ansvarsfordelingen.

Indstilling

Administrationen indstiller, at Økonomi- og Koordinationsudvalget:

• Drøfter de tre muligheder og tager stilling til, om styrelsesvedtægtens § 2, stk. 2, skal fastholdes, ophæves eller ændres til at gælde ved forventet lovligt forfald på mindst syv dage.

• Ved valg af en ændring foretager indstilling af den valgte løsning til Byrådet med henblik på to behandlinger af styrelsesvedtægtsændringen.

Beslutning

Økonomi- og Koordinationsudvalget anbefaler, at styrelsesvedtægtens paragraf 2, stk. 2 ophæves (mulighed 2).
Fraværende: Kristian Andersen