Forretningsorden for By- og Planudvalget

Behandling i By- og Planudvalget 10. august 2026

Ad 1.
Ændringsforslag 1 – § 6 om meddelelsespunkter.
Gruppe A foreslår, at § 6 ændres, så følgende tilføjes:
Meddelelsespunkter kan alene anvendes til orientering om mindre og ikke-principielle
forhold. Sager af politisk, principiel eller væsentlig betydning skal optages som
selvstændige orienterings- eller beslutningspunkter med sagsfremstilling og relevant
materiale. Et udvalgsmedlem kan kræve, at et meddelelsespunkt optages som
selvstændigt punkt på dagsordenen til et efterfølgende møde.

Ændringsforslag 2 – § 11 om stedfortrædere og ny valgperiode.
Gruppe A foreslår, at § 11, stk. 1, ændres til:
Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde (forfald), er selv ansvarlig for snarest
muligt at indkalde sin stedfortræder, såfremt valggruppen har mulighed for at indkalde en
stedfortræder til udvalget.
Samtidig tilføjes følgende til § 15:
Forretningsordenen gælder alene for den igangværende kommunale valgperiode og skal
behandles på ny af det nyvalgte udvalg i forbindelse med dets konstituering.

Punktet udsættes med henblik på at administrationen kan lave en kommenteret vurdering
af ændringsforslagene fra Gruppe A herunder ressourceforbrug.

Supplerende sagsfremstilling
Dette dagsordenspunkt er udarbejdet af Staben for Politik, Ledelse og Jura.
På baggrund af udvalgenes drøftelser om indførelse af en bestemmelse om
meddelelsespunkter i forretningsordenerne har administrationen udarbejdet et forslag til en
revideret forretningsorden.
Forslaget er vedlagt som bilag: “Forslag til ny forretningsorden for By- og Planudvalget –
gældende pr. 10. august 2026”. Tilføjelser er markeret med rødt (vis ændringer).
Formålet med ændringen er at tydeliggøre rammerne for udvalgets arbejde og sikre en mere
ensartet og smidig praksis for behandling af sager.
Den foreslåede forretningsorden indeholder bl.a. en ny bestemmelse om meddelelsespunkter.
Meddelelsespunkter har til formål at give udvalget relevante orienteringer uden, at der skal
træffes beslutning herom.
Meddelelsespunkter kan have forskellig karakter og omfang. Et meddelelsespunkt kan således
bestå af mere end en kort linje og kan suppleres med enkelte forklarende bemærkninger, men
det forudsættes ikke, at der i alle tilfælde udarbejdes et egentligt notat. I tilfælde, hvor det ikke
er muligt eller hensigtsmæssigt at udarbejde skriftligt materiale forud for mødet, kan relevant
materiale eventuelt vedhæftes punktet efterfølgende, såfremt det giver mening i forhold til

sagens karakter.
Der kan endvidere forekomme mundtlige orienteringer om mindre eller ikke principielle forhold,
som ikke nødvendigvis skriftliggøres, herunder eksempelvis orienteringer om forhold ”siden
sidst” eller konkrete personsager.
Endelig indføres et fast meddelelsespunkt, “nyt fra bestyrelser, råd og nævn”, med henblik på
at sikre en løbende og systematisk orientering af udvalget om forhold fra de bestyrelser, råd,
nævn og lignende fora, hvor udvalgets medlemmer er repræsenteret.
Herudover indeholder forslaget en ny bestemmelse om håndtering af forfald. Bestemmelsen
tydeliggør, at et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, selv er ansvarlig for at
indkalde sin stedfortræder samt orientere sekretariatet herom. Formålet er at understøtte en
smidig mødeafvikling og sikre, at udvalget til enhver tid er beslutningsdygtigt.
Forretningsordenen er et internt styringsredskab for udvalgets arbejde og fastlægger
rammerne for mødernes tilrettelæggelse og gennemførelse. Den foreslåede ændring vurderes
ikke at have økonomiske eller personalemæssige konsekvenser.
Det er på den baggrund administrationens vurdering, at forslaget til ny forretningsorden kan
godkendes.

Beslutningstema
Møderne i Økonomiudvalget og de stående udvalg afvikles efter en forretningsorden, som
udvalgene selv fastsætter.

I Hvidovre Kommune er der dog praksis for enslydende forretningsordener i udvalgene.

Administrationen har gennemgået udvalgenes forretningsordener som følge af den nye
styrelsesvedtægt

Forslaget til ny forretningsorden for By- og Planudvalget indeholder kun mindre redaktionelle
ændringer.

Udvalget skal godkende forslaget, da det er udvalgets kompetence efter styrelsesloven.

Indstilling

Direktøren indstiller til By- og Planudvalget
1. at godkende forslag til ny forretningsorden for udvalget.

Behandling i By- og planudvalget 2026 5. januar 2026

Ad 1. Godkendt med den ændring, at § 4, stk. 1, skal ændres således, at dagsordenen
skal udsendes senest 7 hverdage inden mødets afholdelse.

Sagsfremstilling

Staben for Politik, Ledelse og Jura har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

Udvalgene fastsætter selv deres forretningsordener efter styrelsesloven, og i Hvidovre
Kommune er der praksis for enslydende forretningsordener for Økonomiudvalget og de
stående udvalg, med undtagelse af, at borgmesteren er født formand for Økonomiudvalget.

For denne valgperiode er der vedtaget en ny styrelsesvedtægt, som træder i kraft den 1. januar
2026. Den medfører ændringer i antallet af medlemmer, navngivning af udvalg og
opgavefordeling.

Den nye styrelsesvedtægt indebærer en række ændringer i antallet af medlemmer og
navngivningen af de stående udvalg samt disses indbyrdes opgavefordeling.
Administrationen har derfor udarbejdet en revideret forretningsorden for By- og Planudvalget.

Vedlagt er ”Forslag til revideret forretningsorden – By- og Planudvalget” og ”Nugældende
forretningsorden - By- og Planudvalget”.

Politiske beslutninger og aftaler
By- og Planudvalget godkendte senest forslag til ny forretningsorden på mødet den 10. januar
2022 under punkt 4.

Økonomiske konsekvenser
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Retsgrundlag
Efter kommunestyrelsesloven, § 20, stk. 3 (lovbekendtgørelse nr. 69 af den 23. januar 2024 er
det udvalgene, der selv fastsætter deres forretningsorden.

Udvalgene kan fastsætte regler for mødernes varighed.

Forud for møderne udsendes en dagsorden og det nødvendige materiale til medlemmerne, så
de kan vurdere de sager, der er optaget på dagsordenen.

For hvert udvalg føres en protokol, hvor udvalgets beslutninger indføres. Protokollen
underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget.

Ethvert medlem kan kræve, at en afvigende mening kort tilføres protokollen.

Ved sager, der fremsendes til et andet udvalg, Kommunalbestyrelsen eller en anden
myndighed, kan ethvert medlem kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med
protokollens indhold. Medlemmet kan ved fremsendelsen ledsage sagen med en begrundelse
for sit standpunkt.

Høring
Der er ikke høringspligt i denne sag.

Beslutning

Ad C. Godkendt med ikrafttræden den 7. september 2026
Godkendt idet B, F, I stemmer for punkt C og imod punkt A og punkt B.
Gruppe A stemmer for punkt B og imod punkt A og punkt C med henvisning til eget
forslag.

Supplerende sagsfremstilling pr. oktober 2026
Dette dagsordenspunkt er udarbejdet af Staben for Politik, Ledelse og Jura.
Sagen blev på udvalgets møde den 10. august 2026 udsat med henblik på, at administrationen
udarbejdede en vurdering af de ændringsforslag til forretningsordenen, som Gruppe A har
fremsat.
Administrationen har på den baggrund udarbejdet et notat om konsekvenserne af de fremsatte
ændringsforslag. Dette notat er vedlagt som bilag: “Notat om konsekvenser af forslag til
ændringer af forretningsordenerne”
Af notatet fremgår administrationens nærmere vurdering af de praktiske og administrative
konsekvenser af forslagene.

Administrationen vurderer, at det alene er ændringsforslaget til § 6 om meddelelsespunkter,
der vil få praktiske og administrative konsekvenser. Forslaget indebærer, at
meddelelsespunkter alene kan anvendes til orientering om mindre og ikke-principielle forhold,
mens sager af politisk, principiel eller væsentlig betydning skal optages som selvstændige
orienterings- eller beslutningspunkter.
Administrationen vurderer, at forslaget vil medføre flere selvstændige orienteringspunkter på
dagsordenerne, øget administrativ sagsforberedelse og mindre fleksibilitet i den løbende
orientering af udvalgene.
Administrationen vurderer derimod, at ændringsforslaget til § 11 om stedfortrædere alene har
karakter af en præcisering af ansvaret for indkaldelse af stedfortrædere ved forfald. Forslaget
vurderes ikke at have administrative eller praktiske konsekvenser.
Tilsvarende vurderes den foreslåede bestemmelse i § 15 om, at forretningsordenen alene
gælder for den igangværende valgperiode og skal behandles på ny af det nyvalgte udvalg i
forbindelse med dets konstituering, at være af præciserende karakter uden administrative
konsekvenser.
Administrationen vurderer derfor, at ændringsforslagene til § 11 og § 15 kan indarbejdes i
forretningsordenen. Ændringsforslaget til § 6 indebærer derimod en politisk afvejning mellem
på den ene side et ønske om større formalisering af orienteringssager og på den anden side
hensynet til en fleksibel og administrativt enkel orientering af udvalgene.
Administrationen vurderer på den baggrund, at ændringsforslagene til § 11 og § 15 indarbejdes
i forretningsordenen, mens udvalget i forhold til ændringsforslaget til § 6 tager stilling til, om de
beskrevne administrative konsekvenser ønskes gennemført.
Administrationen har udarbejdet et revideret forslag til ny forretningsorden for udvalget, hvori §
6, § 11 og § 15 er indarbejdet. Både det oprindelige forslag til forretningsorden vedlagt som
bilag ”Forslag til forretningsorden for By- og Planudvalget - gældende fra 10. august 2026” og
det reviderede forslag er vedlagt som bilag. Det reviderede forslag er vedlagt under titlen
"Revideret forslag til forretningsorden for By- og Planudvalget - pr. 5. oktober 2026".

Supplerende beslutningstema
På baggrund af udvalgenes drøftelser om tilføjelse af meddelelsespunkter i
forretningsordenerne for fagudvalgene har administrationen udarbejdet et forslag til ny
forretningsorden.

By- og Planudvalget skal vedtage forslaget til ny forretningsorden, herunder bestemmelser om
meddelelsespunkter.

Supplerende indstilling
Direktøren indstiller til By- og Planudvalget
1. at udvalget vedtager den foreslåede nye forretningsorden med virkning fra den 10.
august 2026.