Mødeplan 2028 og 2029 - Plan- og Udviklingsudvalget

Sagsfremstilling

Plan- og Udviklingsudvalget besluttede den 8. juni 2026 (bilag 1) at få mødeplan for 2028 og 2029
(bilag 2 og bilag 3) til godkendelse. Udkastene følger nedenstående principper, som også gjaldt for
mødeplan for 2027, som udvalget godkendte den 8. juni.
Økonomi- og Personaleudvalget samt de stående udvalg skal for hvert regnskabsår beslutte, hvornår
og hvor udvalgets møder skal afholdes. Desuden kan udvalgene fastsætte regler om varigheden af
sine møder.
Forvaltningen har udarbejdet et forslag til mødeplan for de politiske udvalg og Byrådet, hvor der bl.a.
er taget hensyn til de stående udvalgs sagers eventuelle videre behandling i Økonomi- og
Personaleudvalget/Byrådet.
Ved udarbejdelse af forslaget til mødeplan er der bl.a. taget hensyn til følgende forudsætninger:

Uge 7, 15 og 42 er mødefri
Juli måned er som udgangspunkt mødefri
Der holdes et udvalgsmøde i hver måned
Møderne planlægges i tidsrummet 12.30-17.00
Mødested er som udgangspunkt mødelokalet Ådalen på Bytoften 2, Varde

FORVALTNINGENS

Vurdering

Forvaltningen har konstateret, at ændringen af udvalgsstrukturen fra 1. januar 2026 har gjort det
vanskeligere at fastlægge mødeplaner for udvalgene.
Det er også konstateret, at KL m.fl. planlægger konferencer og møder op til fire år frem i tiden. Denne
langtidsplanlægning optager plads i nogle politikeres kalendere og vanskeliggør den interne
mødeplanlægning.
Forvaltningen vurderer, at disse forhold gør det nødvendigt at ændre proceduren for fastlæggelse af
de politiske mødeplaner, så der planlægges for mere end et år ad gangen.
Forvaltningen vurderer, at det er hensigtsmæssigt at planlægge og booke møderne i 2028 og 2029
efter samme model, som blev anvendt for 2027.
RETSGRUNDLAG
Styrelsesloven

ANBEFALING
Forvaltningen anbefaler,
at mødeplanen for 2028 og 2029 godkendes for så vidt angår Plan- og Udviklingsudvalget, og
at mødernes varighed fastsættes til 4,5 time i tidsrummet kl. 12.30 til 17.00.

Beslutning

Anbefalingen blev godkendt.
Fraværende

Tidligere beslutninger
Beslutninger udfyldes automatisk af systemet

Bilag

• Mødeplan 2027 - Plan- og Udviklingsudvalget (9401444 - EMN-2025-02845)
• Mødeplan 2028 - Politisk mødekalender - udkast (9415653 - EMN-2025-02716)
• Mødeplan 2029 - Politisk mødekalender - udkast (9415654 - EMN-2025-02716)